Como priorizas o seu trabalho - perguntas de entrevista de prioridades conflituosas

A maioria dos trabalhos exige que se administrem múltiplas tarefas, e vais ter de enfrentar prioridades concorrentes. Assim, os empregadores fazem perguntas de entrevista como “Como é que dás prioridade ao seu trabalho” ou “Fale-me de um momento em que teve prioridades conflituosas no trabalho”.

E se não conseguir mostrar ao empregador que tens um sistema comprovado de gestão do tempo e de gestão de tarefas, eles vão ficar preocupados.

(O que poderá custar-lhe a oferta de emprego).

A seguir, mostrar-lhe-ei como responder a perguntas sobre prioridades conflituosas para que possas impressionar o entrevistador e conseguir o emprego.

O que significa “Prioridades Conflituosas”?

As prioridades conflituosas são objectivos que competem pelo seu tempo e atenção que não podem ser todos feitos de uma só vez. Quando confrontado com prioridades conflituosas, é forçado a gerir o seu tempo e a classificar essas tarefas por ordem de importância, abordando umas antes das outras.

Os empregadores farão frequentemente uma pergunta de entrevista sobre prioridades concorrentes para se certificarem de que serás capaz de lidar com as tarefas mais importantes que lhe atribuem e completar projectos dentro dos seus prazos. Para lidar adequadamente com prioridades conflituosas, necessitará de capacidades de gestão de tempo, capacidades de comunicação (se trabalhar como parte de uma equipa), a capacidade de permanecer calmo enquanto trabalha sob stress, e capacidade de resolução de problemas.

Exemplos de Prioridades Conflituosas no Trabalho

  • O seu director directo disse-lhe que a Tarefa A precisa de ser feita imediatamente, mas um Chefe de Departamento, que trabalha acima do seu chefe, puxou-o para o lado e perguntou-lhe se podia ajudá-los com a Tarefa B.
  • Foram-lhe dados dois projectos urgentes e foi-lhe dito que ambos são uma prioridade máxima, mas só tem tempo para tratar de um antes do fim do dia.
  • Um membro da equipa pediu demissão, foi-lhe dada a carga de trabalho dele para além da sua no último minuto, e não será capaz de terminar o seu projecto mais crítico enquanto gere a carga de trabalho dele.
  • O seu gestor atribuiu-lhe uma tarefa urgente, mas antes de terminar, pediu-lhe que ajudasse um projecto diferente que é crítico e precisa de mais atenção.

Perguntas Comuns de Entrevista Relativas à Definição de Prioridades

As perguntas de entrevista mais comuns relativas à priorização do seu trabalho são:

  1. Como é que dá prioridade ao seu trabalho?
  2. Como gere o seu tempo e estabelece prioridades nas tarefas?
  3. Como é que lida com múltiplas tarefas e prioridades?
  4. Fale-me de um momento em que teve de gerir prioridades conflituosas no trabalho

Com as perguntas de entrevista 1, 2, e 3, podes responder da mesma forma, uma vez que estão centradas na sua abordagem geral de prioritização de tarefas ao longo do seu dia.

A pergunta 4 é uma pergunta de entrevista comportamental. Para responder a esta pergunta, terás de descrever um momento específico em que teve prioridades conflituosas. Mas a ideia geral do que dizer a um empregador é a mesma para todas as quatro perguntas:

A melhor maneira de responder a qualquer pergunta sobre como gerir prioridades conflituosas ou muitas tarefas/prazos é mostrar-lhe calma e lógica, e o mais importante — ter um sistema. Se puder mostrar aos empregadores que enfrentou prioridades concorrentes no passado e teve um método para lidar com elas, dando um exemplo ou descrevendo o seu sistema, irá satisfazer o entrevistador.

Abaixo, vou partilhar exemplos de como responderia a perguntas de entrevista sobre a priorização do seu trabalho.

Como é que você dá prioridade ao seu trabalho? Exemplos de Respostas de Entrevistas

Exemplo de resposta 1:

Gosto de dar prioridade ao meu trabalho, mantendo uma planilha no Excel dos meus projectos e respectivos prazos, para que possa ver tudo num lugar só. Depois, ordeno e ajusto a planilha para dar prioridade ao meu trabalho com base na importância de um projecto, quanto tempo vai demorar, quão urgente é, e se vou precisar da contribuição de outros membros da equipa para completar o trabalho. Revisto esta planilha todas as manhãs. No meu emprego actual, tenho normalmente seis a oito projectos. Descobri que ao comunicar claramente com a minha equipa e gestor em vários pontos ao longo de cada projecto e depois acompanhar tudo no Excel, sou capaz de gerir todas as minhas tarefas e cumprir cada prazo, mesmo que atinjamos alguns desafios inesperados ou atrasos. Descobri que a comunicação também é fundamental em tudo isto.

Exemplo de resposta 2:

Trabalhando no serviço ao cliente a retalho, nem sempre é possível tratar de tudo de uma só vez, por isso é importante saber qual é a maior prioridade. Por exemplo, se um cliente deixa cair e quebra um frasco de vidro no corredor, a limpeza é urgente porque é um risco para a segurança. Tomei a iniciativa de estudar e aprender o que é mais urgente no trabalho e, se não tenho a certeza, uso o meu melhor juízo e depois pergunto ao meu gerente depois do facto se agi correctamente. Através disto, estou sempre a aprender e a melhorar, e isto ajuda-me a saber a prioridade certa a seguir da próxima vez que me deparar com uma situação semelhante.

Exemplo de resposta 3:

Todas as semanas, olho para a minha carga de trabalho e projectos e estabeleço uma agenda diária para me ajudar a definir prioridades. Normalmente, vou estimar a duração de um projecto e dar-lhe uma classificação em termos de urgência com base nisso. Ter uma prioridade clara a cada dia permite-me gerir melhor a minha carga de trabalho e fazer malabarismos com múltiplas tarefas sem perder prazos. Quando necessário, posso dar prioridade dentro de um dia, para garantir que estou a tratar dos trabalhos mais importantes logo pela manhã.

Exemplo de resposta 4:

Tive de fazer malabarismos com vários prazos e projectos nos meus dois empregos mais recentes, por isso desenvolvi um sistema que funciona bem para mim. Utilizo um calendário e um sistema de alerta para acompanhar a minha lista de prioridades, para poder ver o que é urgente entre as minhas tarefas. Também divido cada projecto em etapas para ver quais as partes do trabalho que são mais urgentes ou que requerem mais tempo. Desta forma, posso estabelecer diariamente uma prioridade para trabalhos ou projectos maiores, o que me permite atingir prazos mesmo em tarefas longas e complexas. Alguns dos projectos que geri no meu emprego actual duraram vários meses e envolveram 10-20 membros da equipa, por exemplo.

Diga-me Um Momento em Que Teve de Gerir Prioridades Conflituosas: Exemplos

Exemplo de resposta 1:

No meu último ano de faculdade, tive três professores a designar grandes projectos de várias semanas, todos com a data de entrega para a mesma semana. Eu sabia que isto seria uma sobrecarga de trabalho se a deixasse para o último minuto ou se não definisse prioridades e planeasse com antecedência, por isso sentei-me, dividi cada projecto em tarefas menores e fiz uma estimativa do tempo que cada tarefa menor levaria. Isto mostrou-me quais as tarefas a enfrentar mais cedo, e eu consegui utilizar este sistema para conseguir que tudo fosse entregue a tempo. Funcionou, e eu terminei o meu último ano com um GPA de 3,8.

Exemplo de resposta 2:

Como programador de software, trabalho normalmente em dois a três projectos de cada vez, com importância e urgência variáveis. Cada um tem também um gestor de projecto diferente, portanto me são muitas vezes atribuídas tarefas conflituosas que são sensíveis ao tempo e importantes. Por exemplo, o meu gerente disse-me recentemente para parar o que estava a fazer e ajudar numa tarefa urgente durante o resto do meu dia de trabalho. Ele não sabia que eu já tinha sido afastado para trabalhar noutro projecto urgente, no entanto, por um gestor de projecto de outro grupo. Então eu simplesmente disse: “Posso por fazer isso, mas estás ciente de que fui puxado para trabalhar em <nome do projecto> por <nome do gestor do projecto>? Acontece que o meu chefe não se apercebeu disto, portanto este é um exemplo de como uma comunicação clara e a minha capacidade de me manter calmo sob pressão me permitiram determinar a prioridade certa e completar primeiro as tarefas mais urgentes.

Personalize a sua resposta à empresa quando possível

Os empregadores fazem perguntas sobre a definição de prioridades porque querem ver se seria possível definir prioridades de forma eficaz no emprego deles. Na maioria dos casos, terás uma variedade de exemplos que poderás partilhar durante as vezes em que teve de gerir prioridades concorrentes. Mas impressionarás mais o entrevistador se conseguires concentrar-se em exemplos e respostas semelhantes ao trabalho que estaria a fazer no trabalho que está a discutir.

Por exemplo, imagine que o seu último trabalho foi uma mistura de competências analíticas e trabalho de planilha, mas também interacção interpessoal e trabalho de equipa. Se este próximo trabalho a que se candidatou for quase inteiramente orientado para o trabalho em equipa e o tiver a interagir com clientes, então, vais querer partilhar exemplos de como geriu prioridades conflituosas ao trabalhar com clientes. Mostrar que foi capaz de dar prioridade a tarefas em situações semelhantes ao trabalho que está a discutir mostrará ao entrevistador que é um bom candidato para a sua empresa. No entanto, se agora estás a candidatar-se para empregos que envolvem mais trabalho analítico e trabalho individual em planilhas e outras ferramentas, em vez disso, vais querer discutir como gerir o trabalho individual de forma eficaz.

Por isso, veja as descrições de funções para os cargos que estás a visar e repare nas tarefas importantes que eles mencionam. Depois pense no seu trabalho passado e crie alguns exemplos que envolvem tarefas e desafios semelhantes, em que utilizou a organização e a gestão do tempo para se manter à frente e estabelecer prioridades. Isso dar-lhe-á melhores resultados na sua procura de emprego.

Se for capaz de falar sobre uma vez que fez além do que se espera de si, isso também é óptimo porque é uma habilidade pessoal que se transfere para qualquer novo emprego. 

Erros a Evitar

Há alguns erros que deves evitar ao dizer ao entrevistador como dar prioridade ao trabalho. Em primeiro lugar, recomendo que evites dizer qualquer coisa que faça parecer que tenhas dificuldade em gerir o tempo ou as tarefas. Assim, a sua resposta deve realçar situações em que qualquer pessoa teria sido sobrecarregada ou teria de fazer malabarismos com múltiplas tarefas. Mas se soar como alguém que está sempre a ficar para trás ou a sentir-se sobrecarregado no trabalho, então isso poderá custar-lhe ofertas de emprego.

Mais um erro: recomendo que deixe as histórias pessoais fora da sua resposta .É tentador falar sobre o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, e como dar prioridade ao seu trabalho quando também faz malabarismos com crianças ou qualquer outro número de outras obrigações pessoais e familiares. Contudo, a sua resposta será muito mais simples e menos preocupante para um potencial empregador se você se concentrar em falar sobre a forma como aborda cada tarefa no trabalho. Fale sobre como prioriza o seu trabalho em relação às outras tarefas que lhe foram atribuídas para que possa cumprir os prazos. Embora esse método de resposta seja um pouco seca/chata, evitará dizer qualquer coisa que seja uma potencial bandeira vermelha a um empregador, e é isso que precisa de fazer quando lhe é feita esta pergunta.

Não é uma pergunta em que se precise de impressionar o entrevistador. Em vez disso, procure assegurar-lhes que tem um método de prioritização e que pode lidar com todas as tarefas que lhe dão.

Conclusão

Para qualquer tipo de trabalho, os empregadores querem saber que podes dar prioridade ao trabalho com base no que é urgente e criar um fluxo de trabalho para se concentrar no que é necessário. Eles também gostam de ouvir que você se comunica com a sua equipa e gestão como parte da priorização quando necessário. Se você der uma resposta de entrevista que soe como os exemplos de respostas acima, mostrará aos empregadores que és capaz de ser produtivo no seu ambiente e de reconhecer o que é urgente e importante.

Para terminar, elabore algumas respostas baseadas nas suas próprias experiências de carreira, especialmente aquelas que se adequam aos empregos para os quais está a entrevistar. Ao praticar com antecedência, sentir-se-á mais confiante e estarás pronto para responder a perguntas de entrevista sobre a forma como dá prioridade ao trabalho.

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