Comment organisez-vous votre travail ? - question d'entretien sur les priorités contradictoires

La plupart des emplois vous obligent à gérer plusieurs tâches, et vous serez confronté à des priorités concurrentes. Les employeurs posent donc des questions d’entretien telles que “Comment organisez-vous votre travail ?” ou “Parlez-moi d’une occasion où vous avez eu des priorités conflictuelles au travail.”

Et si vous ne pouvez pas montrer à l’employeur que vous disposez d’un système éprouvé de gestion du temps et des tâches, il va s’inquiéter.

(Ce qui pourrait vous coûter l’offre d’emploi)

Dans cet article, je vous montrerai comment répondre aux questions d’entretien sur les conflits de priorités afin d’impressionner votre interlocuteur et de décrocher le poste.

Que signifie “priorités conflictuelles” ?

Les priorités conflictuelles sont des objectifs qui se disputent votre temps et votre attention et qui ne peuvent pas tous être réalisés en même temps. Face à des priorités conflictuelles, vous êtes obligé de gérer votre temps et de classer ces tâches par ordre d’importance, en traitant certaines avant d’autres.

Les employeurs poseront souvent une question d’entretien sur les priorités concurrentes pour s’assurer que vous serez capable de gérer les tâches les plus importantes qu’ils vous confient et de mener à bien les projets dans les délais impartis. Pour gérer correctement des priorités conflictuelles, vous devrez faire preuve de compétences en matière de gestion du temps, de communication (si vous travaillez en équipe), de capacité à rester calme tout en travaillant sous pression, et de capacité à résoudre les problèmes.

Exemples de conflits de priorités au travail

  • Votre supérieur direct vous a dit que la tâche A devait être accomplie immédiatement, mais un chef de service, qui travaille au-dessus de votre patron, vous a pris à part et vous a demandé si vous pouviez l’aider à accomplir la tâche B.
  • On vous a confié deux projets urgents en vous disant que les deux étaient prioritaires, mais vous n’avez le temps d’en traiter qu’un seul avant la fin de la journée.
  • Un membre de l’équipe a démissionné, on vous a confié sa charge de travail en plus de la vôtre à la dernière minute, et vous ne serez pas en mesure de terminer votre projet le plus critique tout en gérant sa charge de travail.
  • Votre responsable vous a confié une tâche urgente, mais avant que vous n’ayez terminé, il vous a demandé de soutenir un autre projet qui est critique et qui nécessite plus d’attention.

Questions d’entretien courantes concernant l’établissement de priorités

Les questions d’entretien les plus courantes concernant la hiérarchisation de votre travail sont les suivantes :

  1. Comment hiérarchisez-vous votre travail ?
  2. Comment gérez-vous votre temps et priorisez-vous les tâches ?
  3. Comment gérez-vous vos tâches et leurs priorités ?
  4. Racontez-moi une fois où vous avez dû gérer des priorités contradictoires au travail.

Vous pouvez répondre de la même manière aux questions d’entretien 1, 2 et 3, car elles portent sur votre approche générale de la hiérarchisation des tâches au cours de votre journée.

La quatrième question est une question d’entretien comportemental. Pour répondre à cette question, vous devrez décrire un moment précis où vous avez eu des priorités contradictoires. Mais l’idée générale de ce qu’il faut dire à un employeur est la même pour les quatre questions :

La meilleure façon de répondre à toute question sur la façon dont vous gérez des priorités conflictuelles ou de nombreuses tâches/échéances est de montrer que vous restez calme et logique, et surtout – montrez que vous avez un plan. Si vous pouvez montrer aux employeurs que vous avez été confronté à des priorités concurrentes dans le passé et que vous avez une méthode pour les gérer, en donnant un exemple ou en décrivant votre système, vous satisferez votre interlocuteur.

Je vous propose ci-dessous des exemples de réponses à des questions d’entretien sur la hiérarchisation de votre travail.

Comment hiérarchisez-vous votre travail ? Exemples de réponses

Premier exemple :

J’aime hiérarchiser mon travail en conservant une feuille de calcul Excel de mes projets et de leurs échéances afin de pouvoir tout voir d’un seul coup d’œil. Ensuite, je trie et ajuste la feuille de calcul pour classer mon travail par ordre de priorité en fonction de l’importance du projet, du temps qu’il prendra, de son urgence et de la nécessité de faire appel à d’autres membres de l’équipe pour le mener à bien. Je passe en revue cette feuille chaque matin. Dans mon rôle actuel, j’ai généralement six à huit projets en simultané. J’ai découvert qu’en communiquant clairement avec mon équipe et mon responsable à plusieurs reprises au cours de chaque projet, puis en assurant le suivi de tout dans Excel, je suis en mesure de gérer toutes mes tâches et de respecter chaque échéance, même si nous rencontrons des difficultés ou des retards inattendus. J’ai découvert que la communication est essentielle dans tout cela.

Deuxième exemple :

Dans le secteur du service client du commerce de détail, il n’est pas toujours possible de traiter toutes les urgences en même temps, il est donc important de savoir quelle est la plus grande priorité. Par exemple, si un client fait tomber et casse un bocal en verre dans une allée, il est urgent de le nettoyer car il s’agit d’un danger pour les clients. J’ai pris sur moi d’étudier et d’apprendre ce qui est le plus urgent dans mon travail et si je ne suis pas sûr, j’utilise mon instinct et je demande ensuite à mon responsable après coup si j’ai agi correctement. Grâce à cela, j’apprends et je m’améliore constamment, ce qui m’aide à connaître la bonne priorité à suivre la prochaine fois que je serai confronté à une situation similaire.

Troisième exemple :

Chaque semaine, j’examine ma charge de travail et mes projets et j’établis un programme quotidien pour m’aider à établir des priorités. En général, j’estime le temps que prendra un projet et je le classe en fonction de son degré d’urgence. Avoir une priorité claire chaque jour me permet de mieux gérer ma charge de travail et de jongler avec de multiples tâches sans manquer les échéances. Si nécessaire, je peux établir des priorités au cours d’une journée, afin de m’assurer que je m’attaque aux tâches les plus importantes dès le matin.

Quatrième exemple :

J’ai dû jongler avec de multiples échéances et projets dans mes deux derniers emplois, et j’ai donc mis au point un système qui me convient parfaitement. J’utilise un calendrier et un système d’alerte pour suivre ma liste de priorités afin de savoir ce qui est le plus urgent parmi mes tâches. Je divise également chaque projet en plusieurs étapes afin de déterminer quelles parties du travail sont les plus urgentes ou nécessitent le plus de temps. Ainsi, je peux fixer chaque jour une priorité pour les tâches ou les projets les plus importants, ce qui me permet de respecter les délais, même pour les tâches longues et complexes. Certains des projets que j’ai gérés dans le cadre de mes fonctions actuelles ont duré plusieurs mois et impliqué 10 à 20 membres de l’équipe, par exemple.

Racontez-moi un moment où vous avez dû gérer des priorités conflictuelles : exemples

Premier exemple :

Au cours de ma dernière année d’université, trois de mes professeurs m’ont confié de grands projets sur plusieurs semaines qui étaient tous à rendre la même semaine. Je savais que cette charge de travail serait écrasante si je la gardais pour la dernière minute ou si je n’établissais pas de priorités et ne planifiais pas à l’avance. Je me suis donc assis, j’ai décomposé chaque projet en petites tâches et j’ai estimé le temps que prendrait chaque petite tâche. Cela m’a permis de savoir à quelles tâches je devais m’attaquer le plus tôt, et j’ai pu utiliser ce système pour tout rendre dans les temps. Ça a marché, et j’ai terminé ma dernière année avec 18 de moyenne.

Deuxième exemple :

En tant que développeur, je travaille généralement sur deux ou trois projets à la fois, dont l’importance et l’urgence varient. Chacun d’entre eux a également un chef de projet différent, de sorte que je me vois souvent confier des tâches conflictuelles, mais importantes et urgentes. Par exemple, mon responsable m’a récemment demandé d’arrêter ce que je faisais et d’aider à une tâche urgente pendant le reste de ma journée de travail. Il ne savait pas que j’avais déjà été contacté pour travailler sur un autre projet urgent, par un chef de projet d’un autre groupe. J’ai donc simplement dit : “Je serai heureux de le faire, mais saviez-vous que j’ai été appelé à travailler sur le projet < nom du projet> par < nom du chef de projet> ?” Il s’est avéré que mon patron ne s’en était pas rendu compte. Il s’agit donc d’un exemple où une communication claire et ma capacité à rester calme sous pression m’ont permis de déterminer la bonne priorité et de réaliser les tâches les plus urgentes en premier.

Adaptez votre réponse à l’entreprise lorsque c’est possible

Les employeurs posent des questions sur l’établissement de priorités parce qu’ils veulent savoir si vous serez capable d’établir efficacement des priorités dans leur poste. Dans la plupart des cas, vous aurez une variété d’exemples que vous pourrez partager sur les moments où vous avez dû gérer des priorités concurrentes. Mais vous impressionnerez davantage votre interlocuteur si vous vous concentrez sur des exemples et des réponses qui sont similaires au travail que vous ferez dans le cadre de l’emploi dont vous discutez.

Par exemple, imaginez que votre dernier emploi comportait un mélange de compétences analytiques et de travail sur tableur, mais aussi d’interactions interpersonnelles et de travail en équipe. Si le prochain emploi auquel vous avez postulé est presque entièrement axé sur le travail d’équipe et que vous serez amené à interagir avec des clients, vous devrez donner des exemples de la manière dont vous avez géré des priorités conflictuelles lorsque vous travailliez avec des clients. Montrer que vous avez été capable de hiérarchiser des tâches dans des situations similaires à celles du poste à pourvoir montrera à votre interlocuteur que vous êtes un bon candidat pour son entreprise. Toutefois, si vous postulez maintenant à des postes impliquant un travail plus analytique et un travail en solo dans des feuilles de calcul et autres outils, vous voudrez plutôt parler de la manière dont vous gérez efficacement le travail individuel.

Examinez donc les descriptions des postes que vous visez et notez les tâches importantes qu’elles mentionnent. Repensez ensuite à votre travail passé et créez quelques exemples de tâches et de défis similaires pour lesquels vous avez utilisé l’organisation et la gestion du temps pour rester en tête et établir des priorités. Vous obtiendrez ainsi de meilleurs résultats dans votre recherche d’emploi.

Si vous êtes capable de parler d’une occasion où vous êtes allé au-delà de ce qu’on attendait de vous, c’est également une excellente chose, car il s’agit d’une compétence non technique qui s’applique à tout emploi. 

Les erreurs à éviter

Il y a quelques erreurs à éviter lorsque vous dites à votre interlocuteur comment vous hiérarchisez votre travail. Tout d’abord, je vous recommande d’éviter de dire quoi que ce soit qui puisse donner l’impression que vous avez du mal à gérer votre temps ou vos tâches. Votre réponse doit donc mettre en évidence les situations dans lesquelles quelqu’un aurait été débordé ou aurait dû jongler avec plusieurs tâches. Mais si vous avez l’air de quelqu’un qui est toujours à la traîne ou qui se sent dépassé au travail, cela pourrait vous coûter des offres d’emploi.

Encore une erreur : je vous recommande de ne pas parler d’histoires personnelles dans votre réponse.   Il est tentant de parler de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de la façon dont vous donnez la priorité à votre travail tout en jonglant avec l’éducation de vos enfants ou d’autres obligations personnelles et familiales. Cependant, votre réponse sera beaucoup plus simple et moins inquiétante pour un employeur potentiel si vous vous concentrez sur la façon dont vous abordez chaque tâche au travail. Expliquez comment vous hiérarchisez votre travail par rapport aux autres tâches qui vous ont été confiées afin de respecter vos délais. Bien que cette méthode de réponse soit un peu sèche et ennuyeuse, elle permet d’éviter de dire quoi que ce soit qui puisse être un soucis pour un employeur, et c’est ce que vous devez faire lorsqu’on vous pose cette question.

Il ne s’agit pas d’une question où vous devez épater votre interlocuteur. Au contraire, cherchez à les rassurer en leur montrant que vous avez une méthode de hiérarchisation des priorités et que vous pouvez vous acquitter de toutes les tâches qu’ils vous confient.

Conclusion

Pour tout type d’emploi, les employeurs veulent savoir que vous êtes capable de hiérarchiser votre travail en fonction de ce qui est urgent et de créer un flux de travail pour rester concentré sur ce qui est nécessaire. Ils aiment également entendre que vous communiquez avec votre équipe et vos responsables dans le cadre de la définition des priorités lorsque cela est nécessaire. Si vous donnez une réponse à l’entretien qui ressemble aux exemples de réponses ci-dessus, vous montrerez aux employeurs que vous êtes capable d’être productif dans leur environnement et de reconnaître ce qui est urgent et important.

Pour conclure, allez créer quelques réponses basées sur vos propres expériences professionnelles, en particulier celles qui correspondent aux emplois pour lesquels vous passez un entretien. En vous exerçant à l’avance, vous vous sentirez plus sûr de vous et serez prêt à répondre aux questions de l’entretien sur la façon dont vous hiérarchisez le travail.

Questions d’entretien connexes :