Domanda di colloquio “Come stabilisci le priorità sul lavoro?”

By Biron Clark

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Domande e risposte ai colloqui di lavoro

Biron Clark

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Writer & Career Coach

La maggior parte dei lavori richiede la gestione di più mansioni e ci si trova di fronte a priorità contrastanti. Per questo i datori pongono domande al colloquio del tipo: “Come stabilisci le priorità sul lavoro?” o “Parlami di un momento in cui hai avuto priorità contrastanti sul lavoro”.

E se non riesci a dimostrare al datore di lavoro che hai un sistema collaudato per la gestione del tempo e delle mansioni, il datore di lavoro sarà preoccupato.

(Il che potrebbe costarti l’offerta di lavoro.)

Tra poco ti mostrerò come rispondere alle domande di colloquio su priorità contrastanti, in modo da impressionare l’intervistatore e ottenere il lavoro.

Cosa significa “priorità contrastanti”?

Le priorità contrastanti sono obiettivi che si contendono il tuo tempo e la tua attenzione e che non possono essere realizzati tutti insieme. Di fronte a priorità contrastanti, sei costretto a gestire il tuo tempo e a classificare i compiti in ordine di importanza, affrontandone alcuni prima di altri.

I datori di lavoro faranno spesso una domanda al colloquio sulle priorità contrastanti per assicurarsi che tu sia in grado di gestire i compiti più importanti che ti assegnano e di completare i progetti entro le scadenze. Per gestire correttamente le priorità contrastanti, devi avere capacità di gestione del tempo, capacità di comunicazione (se lavori in team), capacità di mantenere la calma quando lavori sotto stress e capacità di risolvere i problemi.

Esempi di priorità contrastanti sul lavoro

  • Il tuo diretto responsabile ti ha detto che il compito A deve essere svolto immediatamente, ma un capo reparto, che lavora al di sopra del tuo capo, ti ha preso da parte e ti ha chiesto se puoi aiutarlo con il compito B.
  • Ti sono stati affidati due progetti urgenti e ti è stato detto che entrambi hanno la massima priorità, ma hai tempo di gestirne solo uno prima della fine della giornata.
  • Un membro del team si è licenziato, ti è stato affidato il suo carico di lavoro in aggiunta al tuo all’ultimo minuto e non sarai in grado di portare a termine il tuo progetto più critico gestendo il suo carico di lavoro.
  • Il tuo manager ti ha assegnato un compito urgente, ma prima che tu lo abbia finito ti ha chiesto di supportare un altro progetto che è critico e richiede maggiore attenzione.

Domande comuni ai colloqui di lavoro sulla definizione delle priorità

Le domande di colloquio più comuni che riguardano la definizione delle priorità del lavoro sono:

  1. Come stabilisci le priorità sul lavoro?
  2. Come gestisci il tuo tempo e dai priorità ai compiti?
  3. Come gestisci più compiti e priorità?
  4. Parlami di una volta in cui hai dovuto gestire priorità contrastanti sul lavoro

Alle domande 1, 2 e 3 puoi rispondere allo stesso modo, perché sono incentrate sul tuo approccio generale alla definizione delle priorità nell’arco della giornata.

La domanda 4 è una domanda di colloquio comportamentale. Per rispondere a questa domanda, dovrai descrivere un momento specifico in cui hai avuto priorità contrastanti. Ma l’idea generale di cosa dire a un datore di lavoro è la stessa per tutte e quattro le domande:

Il modo migliore per rispondere a qualsiasi domanda su come gestisci le priorità contrastanti o molti compiti/scadenze è dimostrare che sei calmo e logico e, soprattutto, che hai un tuo sistema. Se riesci a dimostrare ai datori di lavoro di aver affrontato priorità contrastanti in passato e di avere un metodo per gestirle, fornendo un esempio o descrivendo il tuo sistema, soddisferai l’intervistatore.

Di seguito ti propongo alcuni esempi di come rispondere alle domande di un colloquio su come dare le priorità sul lavoro.

Come stabilisci le priorità sul lavoro? Esempi di risposte ai colloqui

Esempio di risposta n.1:

Mi piace dare priorità al mio lavoro tenendo un foglio Excel con i miei progetti e le loro scadenze, in modo da poter vedere tutto a colpo d’occhio. Poi ordino e regolo il foglio di calcolo per dare priorità al mio lavoro in base all’importanza di un progetto, alla durata, all’urgenza e alla necessità di ricevere il contributo di altri membri del team per completare il lavoro. Rivedo questo foglio ogni mattina. Nel mio ruolo attuale, di solito ho da sei a otto progetti. Ho scoperto che comunicando chiaramente con il mio team e il mio manager in più momenti di ogni progetto e tenendo traccia di tutto in Excel, sono in grado di gestire tutti i miei compiti e di rispettare le scadenze, anche se ci sono sfide o ritardi inaspettati. Ho scoperto anche che la comunicazione è fondamentale in tutto questo.

Esempio di risposta n.2:

Lavorando nel settore del servizio clienti al dettaglio, non è sempre possibile gestire tutte le urgenze contemporaneamente, quindi è importante sapere qual è la priorità maggiore. Per esempio, se un cliente fa cadere e rompe un barattolo di vetro nel corridoio, è urgente pulirlo perché è un pericolo per la sicurezza. Mi sono preso la responsabilità di studiare e imparare ciò che è più urgente sul lavoro e, se non sono sicuro, uso il mio miglior giudizio e poi chiedo al mio responsabile a posteriori se ho agito correttamente. In questo modo imparo e miglioro sempre, e questo mi aiuta a conoscere la giusta priorità da seguire la prossima volta che mi troverò di fronte a una situazione simile.

Esempio di risposta n.3:

Ogni settimana esamino il mio carico di lavoro e i miei progetti e stabilisco un programma giornaliero che mi aiuti a stabilire le priorità. Di solito stimo la durata di un progetto e su questa base gli attribuisco una classifica in termini di urgenza. Avere delle priorità chiare ogni giorno mi permette di gestire meglio il carico di lavoro e di destreggiarmi tra più attività senza perdere le scadenze. Se necessario, posso stabilire le priorità nell’arco della giornata, per assicurarmi di affrontare i lavori più importanti come prima cosa al mattino.

Esempio di risposta n.4:

Nei miei due ultimi lavori ho dovuto destreggiarmi tra più scadenze e progetti, quindi ho sviluppato un sistema che funziona bene per me. Uso un calendario e un sistema di avvisi per tenere traccia del mio elenco di priorità, in modo da poter vedere quali sono i compiti più urgenti e sensibili. Inoltre, suddivido ogni progetto in fasi per vedere quali sono le parti del lavoro più urgenti o che richiedono più tempo. In questo modo, posso stabilire ogni giorno una priorità per i lavori o i progetti più importanti, il che mi permette di rispettare le scadenze anche per le attività lunghe e complesse. Alcuni dei progetti che ho gestito nel mio ruolo attuale sono durati diversi mesi e hanno coinvolto 10-20 membri del team, ad esempio.

Raccontami di un momento in cui hai dovuto gestire priorità contrastanti: esempi

Esempio di risposta n.1:

Durante l’ultimo anno di università, tre professori mi hanno assegnato grandi progetti di più settimane che dovevano essere consegnati tutti la stessa settimana. Sapevo che questo sarebbe stato un carico di lavoro pesante se lo avessi tenuto per l’ultimo minuto o se non avessi stabilito le priorità e pianificato in anticipo, così mi sono seduto, ho suddiviso ogni progetto in compiti più piccoli e ho stimato il tempo che ogni compito più piccolo avrebbe richiesto. In questo modo ho capito quali compiti affrontare al più presto e ho potuto usare questo sistema per consegnare tutto in tempo. Ha funzionato e ho terminato l’ultimo anno con un GPA di 3,8.

Esempio di risposta n.2:

Come sviluppatore di software, in genere lavoro su due o tre progetti alla volta, con importanza e urgenza variabili. Ognuno di essi ha un project manager diverso, quindi spesso mi vengono affidati compiti contrastanti, ma importanti e urgenti. Per esempio, di recente il mio manager mi ha detto di interrompere quello che stavo facendo e di dare una mano per un compito urgente per il resto della giornata lavorativa. Non sapeva però che ero già stato messo da parte per lavorare a un altro progetto urgente, da un project manager di un altro gruppo. Così ho semplicemente detto: “Sono felice di farlo, ma è consapevole che mi è stato chiesto di lavorare su <nome del progetto> da parte di <nome del project manager>?”. È emerso che il mio capo non se ne era accorto, quindi questo è un esempio di come una comunicazione chiara e la mia capacità di mantenere la calma sotto pressione mi abbiano permesso di determinare la giusta priorità e di portare a termine per primi i compiti più urgenti.

Quando possibile, adatta la tua risposta all’azienda

I datori di lavoro fanno domande sulla definizione delle priorità perché vogliono capire se saresti in grado di farlo in modo efficace nella loro posizione. Nella maggior parte dei casi, avrai una serie di esempi da condividere per le volte in cui hai dovuto gestire priorità contrastanti. Ma impressionerai maggiormente l’intervistatore se riuscirai a concentrarti su esempi e risposte che sono simili al lavoro che svolgeresti nella posizione che stai discutendo.

Ad esempio, immagina che il tuo ultimo lavoro sia un misto di competenze analitiche e fogli di calcolo, ma anche di interazione interpersonale e lavoro di squadra. Se il prossimo lavoro a cui ti sei candidato è quasi interamente orientato al lavoro di squadra e ti farà interagire con i clienti, allora dovrai condividere esempi di come hai gestito priorità contrastanti quando lavoravi con i clienti. Dimostrare che sei stato in grado di dare priorità ai compiti in situazioni simili a quella del lavoro che stai discutendo dimostrerà all’intervistatore che sei adatto alla sua azienda. Tuttavia, se ora ti stai candidando per posizioni che prevedono un lavoro più analitico e un lavoro in solitaria su fogli di calcolo e altri strumenti, dovrai invece parlare di come gestisci efficacemente il lavoro individuale.

Quindi dai un’occhiata alle descrizioni delle posizioni a cui ti stai rivolgendo e nota quali sono i compiti importanti che menzionano. Poi ripensa al tuo lavoro passato e crea alcuni esempi che riguardano compiti e sfide simili in cui hai usato l’organizzazione e la gestione del tempo per stare al passo e stabilire le priorità. In questo modo otterrai risultati migliori nella tua ricerca di lavoro.

Se sei in grado di parlare di una volta in cui sei andato al di là di ciò che ci si aspettava da te, anche questa è un’ottima cosa, perché si tratta di una soft skill che si trasferisce in qualsiasi nuovo lavoro. 

Errori da evitare

Ci sono un paio di errori che dovresti evitare quando dici all’intervistatore come dai priorità al lavoro. Per prima cosa, ti consiglio di evitare di dire qualcosa che faccia sembrare che tu abbia difficoltà a gestire il tempo o i compiti. Quindi la tua risposta deve evidenziare le situazioni in cui chiunque sarebbe sopraffatto o dovrebbe destreggiarsi tra più compiti. Ma se sembri una persona che rimane sempre indietro o che si sente sopraffatta sul lavoro, allora questo potrebbe costarti delle offerte di impiego.

Un altro errore: ti consiglio di lasciare le storie personali fuori dalle tue risposte . È forte la tentazione di parlare dell’equilibrio tra lavoro e vita privata e di come dai la priorità al tuo lavoro quando sei impegnato a crescere i tuoi figli o ad altri obblighi personali e familiari. Tuttavia, la tua risposta sarà molto più semplice e meno preoccupante per un potenziale datore se ti concentri sul modo in cui affronti ogni compito al lavoro. Parla di come dai priorità sul lavoro rispetto agli altri compiti che ti sono stati assegnati in modo da rispettare le scadenze. Sebbene questo metodo di risposta sia un po’ secco e noioso, eviterà di dire qualcosa che potrebbe essere un potenziale segnale negativo per un datore di lavoro, ed è quello che devi fare quando ti viene posta questa domanda.

Non è una domanda in cui devi stupire l’intervistatore. Cerca invece di rassicurarlo sul fatto che hai un metodo per stabilire le priorità e che sei in grado di gestire tutti i compiti che ti vengono assegnati.

Per concludere

Per qualsiasi tipo di lavoro, i datori vogliono sapere che sei in grado di dare priorità al lavoro in base a ciò che è urgente e di creare un flusso di lavoro per rimanere concentrato su ciò che è necessario. A loro piace anche sapere che comunichi con il tuo team e con la dirigenza per stabilire le priorità quando è necessario. Se al colloquio di lavoro darai una risposta che assomiglia alle risposte di esempio qui sopra, dimostrerai ai datori che sei in grado di essere produttivo nel loro ambiente e di riconoscere ciò che è urgente e importante.

Per concludere, crea alcune risposte basate sulle tue esperienze di carriera, soprattutto quelle che si adattano al lavoro per cui stai facendo il colloquio. Facendo pratica in anticipo, ti sentirai più sicuro di te stesso e sarai pronto a rispondere alle domande di colloquio su come stabilisci le priorità sul lavoro.

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