Wie setzen Sie Prioritäten im Job? (Vorstellungsgesprächsfrage)

By Biron Clark

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Writer & Career Coach

Wie setzen Sie Ihre Prioritäten bei der Arbeit - widersprüchliche Prioritäten Vorstellungsgesprächsfrage

In den meisten Jobs müssen Sie mehrere Aufgaben bewältigen, und Sie werden mit widersprüchlichen Prioritäten konfrontiert. Daher stellen Arbeitgeber in Vorstellungsgesprächen Fragen wie “Wie setzen Sie Ihre Prioritäten bei der Arbeit?” oder “Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie bei der Arbeit in Konflikt mit anderen Prioritäten standen.”

Und wenn Sie dem Arbeitgeber nicht zeigen können, dass Sie über ein bewährtes System für das Zeit- und Aufgabenmanagement verfügen, wird er sich Sorgen machen.

(Das könnte Sie Ihr Jobangebot kosten.)

Demnächst zeige ich Ihnen, wie Sie im Vorstellungsgespräch Fragen zu widersprüchlichen Prioritäten beantworten können, um Ihren Gesprächspartner zu beeindrucken und die Stelle zu bekommen.

Was bedeutet “widersprüchliche Prioritäten”?

Bei widersprüchlichen Prioritäten handelt es sich um Ziele, die um Ihre Zeit und Aufmerksamkeit konkurrieren und nicht alle auf einmal erledigt werden können. Wenn Sie mit widersprüchlichen Prioritäten konfrontiert werden, sind Sie gezwungen, Ihre Zeit einzuteilen und die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen, wobei Sie einige vor anderen erledigen müssen.

Arbeitgeber stellen im Vorstellungsgespräch häufig eine Frage zu widersprüchlichen Prioritäten, um sicherzustellen, dass Sie in der Lage sind, die wichtigsten Aufgaben, die sie Ihnen zuweisen, zu erledigen und Projekte innerhalb der vorgegebenen Fristen abzuschließen. Um mit widersprüchlichen Prioritäten umgehen zu können, brauchen Sie Zeitmanagement, Kommunikationsfähigkeit (wenn Sie im Team arbeiten), die Fähigkeit, auch unter Stress ruhig zu bleiben, und die Fähigkeit, Probleme zu lösen.

Beispiele für widersprüchliche Prioritäten am Arbeitsplatz

  • Ihr direkter Vorgesetzter hat Ihnen gesagt, dass Aufgabe A sofort erledigt werden muss, aber ein Abteilungsleiter, der höher als Ihr Chef rangiert, hat Sie zur Seite genommen und gefragt, ob Sie ihm bei Aufgabe B helfen könnten.
  • Ihnen wurden zwei dringende Projekte übertragen, die beide oberste Priorität haben, aber Sie haben nur Zeit, eines davon bis zum Ende des Tages zu erledigen.
  • Ein Teammitglied hat gekündigt, und Sie haben in letzter Minute zusätzlich zu Ihrer Arbeit auch noch deren Arbeitsbelastung erhalten, so dass Sie nicht in der Lage sind, Ihr wichtigstes Projekt zu Ende zu bringen, während Sie gleichzeitig die Arbeitsbelastung dieses Mitglieds bewältigen.
  • Ihr Vorgesetzter hat Sie mit einer dringenden Aufgabe betraut, aber bevor Sie damit fertig sind, bittet er Sie, ein anderes Projekt zu unterstützen, das wichtiger ist und mehr Aufmerksamkeit erfordert.

Häufige Vorstellungsgesprächsfragen zur Prioritätensetzung

Die häufigsten Fragen in einem Vorstellungsgespräch zur Prioritätensetzung bei der Arbeit lauten:

  1. Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit?
  2. Wie managen Sie Ihre Zeit und setzen Sie Prioritäten?
  3. Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben und Prioritäten um?
  4. Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie bei der Arbeit mit widersprüchlichen Prioritäten umgehen mussten

Die Fragen 1, 2 und 3 können Sie auf die gleiche Weise beantworten, da sie sich auf Ihre allgemeine Vorgehensweise bei der Priorisierung von Aufgaben während des Tages beziehen.

Frage 4 ist eine verhaltensorientierte Vorstellungsgesprächsfrage. Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie eine bestimmte Zeit beschreiben, in der Sie in Konflikt mit Ihren Prioritäten standen. Aber der Grundgedanke, was man einem Arbeitgeber sagen sollte, ist bei allen vier Fragen derselbe:

Die beste Antwort auf die Frage, wie Sie mit widersprüchlichen Prioritäten oder vielen Aufgaben/Terminen umgehen, ist, dass Sie ruhig und logisch bleiben, und vor allem ein System haben. Wenn Sie dem Arbeitgeber zeigen können, dass Sie in der Vergangenheit mit widersprüchlichen Prioritäten konfrontiert waren und eine Methode haben, damit umzugehen, indem Sie ein Beispiel nennen oder Ihr System beschreiben, werden Sie den Gesprächspartner zufriedenstellen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie Sie in einem Vorstellungsgespräch Fragen zur Priorisierung Ihrer Arbeit beantworten können.

Wie setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit? Beispiele für Vorstellungsgesprächsantworten

Beispielantwort 1:

Ich setze gerne Prioritäten bei meiner Arbeit, indem ich eine Excel-Tabelle mit meinen Projekten und deren Fristen führe, damit ich alles auf einen Blick sehen kann. Dann sortiere ich die Tabelle und passe sie an, um meine Arbeit nach Wichtigkeit, Dauer und Dringlichkeit zu ordnen und festzustellen, ob ich die Hilfe anderer Teammitglieder benötige, um die Arbeit abzuschließen. Ich prüfe dieses Blatt jeden Morgen. In meiner derzeitigen Funktion habe ich normalerweise sechs bis acht Projekte. Ich habe festgestellt, dass ich durch eine klare Kommunikation mit meinem Team und meinem Vorgesetzten zu verschiedenen Zeitpunkten während eines Projekts und durch die Verfolgung aller Daten in Excel in der Lage bin, alle meine Aufgaben zu bewältigen und jeden Termin einzuhalten, selbst wenn wir auf unerwartete Herausforderungen oder Verzögerungen stoßen. Ich habe festgestellt, dass Kommunikation bei all dem der Schlüssel ist.

Beispielantwort 2:

Bei der Arbeit im Kundendienst des Einzelhandels ist es nicht immer möglich, alle dringenden Angelegenheiten gleichzeitig zu erledigen, daher ist es wichtig zu wissen, was die höchste Priorität hat. Wenn zum Beispiel ein Kunde ein Glas im Gang fallen lässt und es zerbricht, muss es dringend aufgeräumt werden, weil es ein Sicherheitsrisiko darstellt. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, zu studieren und zu lernen, was bei der Arbeit am dringendsten ist, und wenn ich mir nicht sicher bin, gehe ich nach bestem Wissen und Gewissen vor und frage meinen Vorgesetzten im Nachhinein, ob ich richtig gehandelt habe. Dadurch lerne ich ständig dazu und verbessere mich, und das hilft mir, die richtigen Prioritäten zu setzen, wenn ich das nächste Mal mit einer ähnlichen Situation konfrontiert werde.

Beispielantwort 3:

Jede Woche schaue ich mir mein Arbeitspensum und meine Projekte an und stelle einen Tagesplan auf, der mir hilft, Prioritäten zu setzen. Normalerweise schätze ich ab, wie lange ein Projekt dauern wird, und stufe es danach ein, wie dringend es ist. Wenn ich jeden Tag eine klare Priorität habe, kann ich mein Arbeitspensum besser bewältigen und mehrere Aufgaben jonglieren, ohne Termine zu verpassen. Wenn nötig, kann ich innerhalb eines Tages Prioritäten setzen, um sicherzustellen, dass ich die wichtigsten Aufgaben gleich am Morgen angehe.

Beispielantwort 4:

In meinen beiden letzten Jobs musste ich mit mehreren Terminen und Projekten jonglieren, daher habe ich ein System entwickelt, das für mich gut funktioniert. Ich verwende einen Kalender und ein Benachrichtigungssystem, um meine Prioritätenliste zu verfolgen, damit ich sehen kann, welche meiner Aufgaben am zeitkritischsten und dringendsten sind. Außerdem unterteile ich jedes Projekt in einzelne Schritte, um zu sehen, welche Teile der Arbeit am dringendsten sind oder die meiste Zeit benötigen. Auf diese Weise kann ich jeden Tag eine Priorität für größere Aufgaben oder Projekte festlegen, so dass ich selbst bei langen, komplexen Aufgaben die Fristen einhalten kann. Einige der Projekte, die ich in meiner jetzigen Funktion geleitet habe, dauerten mehrere Monate und umfassten beispielsweise 10-20 Teammitglieder.

Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie mit widersprüchlichen Prioritäten zurechtkommen mussten: Beispiele

Beispielantwort 1:

In meinem letzten Uni-Jahr wurden mir von drei Professoren große, mehrwöchige Projekte zugeteilt, die alle in derselben Woche fällig waren. Mir war klar, dass dies eine lähmende Arbeitsbelastung sein würde, wenn ich es bis zur letzten Minute aufschiebe oder keine Prioritäten setzen und vorausplanen würde, also setzte ich mich hin, unterteilte jedes Projekt in kleinere Aufgaben und schätzte ab, wie lange jede kleinere Aufgabe dauern würde. So konnte ich sehen, welche Aufgaben ich am schnellsten erledigen musste, und ich konnte dieses System nutzen, um alles rechtzeitig einzureichen. Es hat funktioniert, und ich habe mein letztes Schuljahr mit einem Notendurchschnitt von 3,8 abgeschlossen.

Beispielantwort 2:

Als Softwareentwickler arbeite ich in der Regel an zwei bis drei Projekten gleichzeitig, mit unterschiedlicher Wichtigkeit und Dringlichkeit. Außerdem hat jedes Projekt einen anderen Projektleiter, so dass ich oft mit widersprüchlichen Aufgaben betraut werde, die zeitkritisch und wichtig sind. So wurde ich zum Beispiel kürzlich von meinem Vorgesetzten aufgefordert, meine Arbeit zu unterbrechen und für den Rest meines Arbeitstages bei einer dringenden Aufgabe auszuhelfen. Er wusste jedoch nicht, dass ich bereits von einem Projektleiter einer anderen Gruppe zur Seite gezogen worden war, um an einem anderen dringenden Projekt zu arbeiten. Also sagte ich einfach: “Das mache ich gerne, aber ist Ihnen bewusst, dass ich von <(Name des Projektleiters>) zur Arbeit an <(Name des Projekts> ) herangezogen wurde?” Wie sich herausstellte, war sich mein Chef dessen nicht bewusst. Dies ist also ein Beispiel dafür, dass ich dank klarer Kommunikation und meiner Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben, die richtigen Prioritäten setzen und die dringendsten Aufgaben zuerst erledigen konnte.

Passen Sie Ihre Antwort wenn möglich an das Unternehmen an

Arbeitgeber stellen Fragen zur Prioritätensetzung, weil sie wissen wollen, ob Sie in der Lage wären, in ihrer Position effektiv Prioritäten zu setzen. In den meisten Fällen haben Sie eine Reihe von Beispielen für Situationen, in denen Sie mit konkurrierenden Prioritäten zurechtkommen mussten. Am meisten beeindrucken Sie Ihren Gesprächspartner jedoch, wenn Sie sich auf Beispiele und Antworten konzentrieren können, die der Arbeit ähneln, die Sie in der Stelle, über die Sie sprechen, verrichten würden.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr letzter Job war eine Mischung aus analytischen Fähigkeiten und Tabellenkalkulation, aber auch zwischenmenschlicher Interaktion und Teamarbeit. Wenn die nächste Stelle, auf die Sie sich beworben haben, fast ausschließlich auf Teamarbeit ausgerichtet ist und Sie mit Kunden zu tun haben werden, sollten Sie Beispiele dafür nennen, wie Sie bei der Arbeit mit Kunden mit widersprüchlichen Prioritäten umgegangen sind. Wenn Sie zeigen, dass Sie in der Lage waren, in ähnlichen Situationen wie bei der Stelle, über die Sie sprechen, Prioritäten zu setzen, zeigt das dem Gesprächspartner, dass Sie gut in sein Unternehmen passen. Wenn Sie sich jedoch auf Stellen bewerben, die mehr analytische Arbeit und Einzelarbeit in Tabellenkalkulationen und anderen Tools beinhalten, sollten Sie stattdessen darlegen, wie Sie individuelle Arbeit effektiv bewältigen.

Schauen Sie sich also die Stellenbeschreibungen der von Ihnen angestrebten Positionen an und achten Sie darauf, welche wichtigen Aufgaben dort erwähnt werden. Denken Sie dann an Ihre frühere Arbeit zurück und nennen Sie einige Beispiele für ähnliche Aufgaben und Herausforderungen, bei denen Sie Organisation und Zeitmanagement eingesetzt haben, um voranzukommen und Prioritäten zu setzen. So erzielen Sie bessere Ergebnisse bei Ihrer Stellensuche.

Wenn Sie in der Lage sind, über ein Ereignis zu berichten, bei dem Sie mehr getan haben, als man von Ihnen erwartet hat, ist das ebenfalls großartig, denn es handelt sich dabei um eine Soft Skill, die sich auf jede neue Stelle übertragen lässt. 

Zu vermeidende Fehler

Es gibt eine Reihe von Fehlern, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie dem Gesprächspartner sagen, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren. Zunächst empfehle ich Ihnen, alles zu vermeiden, was den Anschein erweckt, dass Sie Schwierigkeiten haben, Zeit oder Aufgaben zu bewältigen. Ihre Antwort sollte also Situationen aufzeigen, in denen jemand überfordert gewesen wäre oder mit mehreren Aufgaben jonglieren musste. Wenn Sie sich aber wie jemand anhören, der immer hinterherhinkt oder sich bei der Arbeit überfordert fühlt, dann könnte Sie das um ein Jobangebot bringen.

Ein weiterer Fehler: Ich empfehle, persönliche Geschichten aus Ihrer Antwort herauszuhalten.   Es ist verlockend, über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu sprechen und darüber, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren, wenn Sie gleichzeitig Kinder erziehen oder andere persönliche und familiäre Verpflichtungen haben. Ihre Antwort wird jedoch viel einfacher sein und einem potenziellen Arbeitgeber weniger Kopfzerbrechen bereiten, wenn Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie die einzelnen Aufgaben bei der Arbeit angehen. Sprechen Sie darüber, wie Sie Ihre Arbeit gegenüber den anderen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, priorisieren, damit Sie die Fristen einhalten können. Diese Antwortmethode ist zwar etwas trocken und langweilig, aber sie vermeidet alles, was für einen Arbeitgeber ein Problem darstellen könnte, und genau das ist es, was Sie tun müssen, wenn Ihnen diese Frage gestellt wird.

Es ist keine Frage, bei der Sie den Gesprächspartner beeindrucken müssen. Stattdessen wollen Sie ihnen versichern, dass Sie eine Methode zur Prioritätensetzung haben und jede Aufgabe, die sie Ihnen übertragen, bewältigen können.

Fazit

Bei jeder Art von Arbeit möchten Arbeitgeber wissen, dass Sie die Arbeit nach Dringlichkeit priorisieren und einen Arbeitsablauf erstellen können, um sich auf das Notwendige zu konzentrieren. Sie hören auch gerne, dass Sie mit Ihrem Team und dem Management kommunizieren, um bei Bedarf Prioritäten zu setzen. Wenn Sie im Vorstellungsgespräch eine Antwort geben, die sich wie die obigen Musterantworten anhört, zeigen Sie dem Arbeitgeber, dass Sie in der Lage sind, in seinem Umfeld produktiv zu sein und zu erkennen, was dringend und wichtig ist.

Abschließend sollten Sie einige Antworten formulieren, die auf Ihren eigenen Berufserfahrungen beruhen, insbesondere solche, die zu den Stellen passen, für die Sie sich bewerben. Wenn Sie im Vorfeld üben, fühlen Sie sich sicherer und sind bereit, Fragen zur Prioritätensetzung im Vorstellungsgespräch zu beantworten.

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