¿Cómo priorizas tu trabajo? - Preguntas de la entrevista sobre prioridades contradictorias

En la mayoría de los trabajos hay que gestionar múltiples tareas, y las prioridades compiten entre sí. Por eso los empleadores hacen preguntas como “¿Cómo priorizas tu trabajo?” o “Cuéntame alguna ocasión en la que hayas tenido conflictos de prioridades en el trabajo”.

Y si no puedes demostrarle al empresa que tienes un sistema probado de gestión del tiempo y de las tareas, se preocuparán.

(Lo que podría costarte la oferta de trabajo).

A continuación, te mostraré cómo responder a las preguntas de la entrevista sobre el conflicto de prioridades para que impresiones al entrevistador y consigas el puesto.

¿Qué Significa “Conflicto de Prioridades”?

Las prioridades conflictivas son objetivos que compiten por tu tiempo y atención y que no pueden hacerse todos a la vez. Cuando te enfrentas a prioridades contradictorias, te ves obligado a gestionar tu tiempo y clasificar esas tareas por orden de importancia, abordando unas antes que otras.

Los empleadores suelen plantear esta pregunta en la entrevista sobre prioridades contrapuestas para asegurarse de que serás capaz de gestionar las tareas más importantes que te asignen y completar los proyectos dentro de sus plazos. Para gestionar adecuadamente los conflictos de prioridades, necesitarás capacidad de gestión del tiempo, dotes de comunicación (si trabajas en equipo), capacidad para mantener la calma mientras trabajas bajo tensión y capacidad para resolver problemas.

Ejemplos de Conflicto de Prioridades en el Trabajo

  • Tu jefe directo te ha dicho que la Tarea A tiene que hacerse inmediatamente, pero un Jefe de Departamento, que trabaja por encima de tu jefe, te ha llamado aparte y te ha preguntado si podrías ayudarles con la Tarea B.
  • Te han encargado dos proyectos urgentes y te han dicho que ambos son de máxima prioridad, pero sólo tienes tiempo para ocuparte de uno antes de que acabe el día.
  • Un miembro del equipo ha dimitido, te han dado su carga de trabajo además de la tuya en el último minuto, y no podrás terminar tu proyecto más crítico mientras gestionas su carga de trabajo.
  • Tu jefe te ha asignado una tarea urgente, pero antes de que la termines te ha pedido que apoyes otro proyecto que es crítico y necesita más atención.

Preguntas Habituales en las Entrevistas sobre el Establecimiento de Prioridades

Las preguntas más habituales en las entrevistas sobre cómo priorizar el trabajo son:

  1. ¿Cómo priorizas tu trabajo?
  2. ¿Cómo gestionas tu tiempo y priorizas las tareas?
  3. ¿Cómo gestionas las múltiples tareas y prioridades?
  4. Cuéntame de alguna ocasión en la que hayas tenido que gestionar prioridades contrapuestas en el trabajo

A las preguntas 1, 2 y 3 de la entrevista puedes responder de la misma manera, ya que se centran en tu enfoque general a la hora de priorizar tareas a lo largo del día.

La pregunta 4 es una pregunta de entrevista conductual. Para responder a esta pregunta, tendrás que describir un momento concreto en el que hayas tenido prioridades contrapuestas. Pero la idea general de lo que hay que decir a una empresa es la misma para las cuatro preguntas:

La mejor manera de responder a cualquier pregunta sobre cómo gestionas los conflictos de prioridades o las numerosas tareas y plazos es demostrar que mantienes la calma y la lógica, y lo que es más importante – tener un sistema. Si puedes demostrarle a la empresa que te has enfrentado a prioridades contrapuestas en el pasado y que tienes un método para gestionarlas, poniendo un ejemplo o describiendo su sistema, eso satisfará al entrevistador.

A continuación, comparto ejemplos de cómo responder a las preguntas de la entrevista sobre cómo priorizar tu trabajo.

¿Cómo Priorizas Tu Trabajo? Ejemplos de Respuestas a Entrevistas

Ejemplo de Respuesta 1:

Me gusta priorizar mi trabajo llevando una hoja de cálculo Excel con mis proyectos y sus plazos para poder verlo todo de un vistazo. A continuación, ordeno y ajusto la hoja de cálculo para priorizar mi trabajo en función de la importancia de un proyecto, el tiempo que me llevará, su urgencia, y si necesitaré la colaboración de otros miembros del equipo para completarlo. Repaso esta hoja cada mañana. En mi puesto actual, suelo tener entre seis y ocho proyectos. Me he dado cuenta de que si me comunico claramente con mi equipo y mi jefe en varios momentos de cada proyecto y luego hago un seguimiento de todo en Excel, puedo gestionar todas mis tareas y cumplir los plazos, aunque nos encontremos con problemas o retrasos inesperados. También he descubierto que la comunicación es clave en todo esto.

Ejemplo de Respuesta 2:

Al trabajar en el servicio de atención al cliente en el sector minorista, no siempre es posible ocuparse de todo lo urgente a la vez, por eso es importante saber cuál es la mayor prioridad. Por ejemplo, si a un cliente se le cae y rompe un tarro de cristal en el pasillo, es urgente limpiarlo porque supone un riesgo para la seguridad. Me he encargado de estudiar y aprender lo que es más urgente en el trabajo y, si no estoy seguro, uso mi mejor criterio y luego le pregunto a mi jefe a posteriori si actué correctamente. Gracias a ello, siempre estoy aprendiendo y mejorando, y esto me ayuda a saber cuál es la prioridad correcta que debo seguir la próxima vez que me enfrente a una situación similar.

Ejemplo de Respuesta 3:

Cada semana, examino mi carga de trabajo y mis proyectos y establezco un programa diario que me ayude a priorizar. Por lo general, calculo el tiempo que llevará un proyecto y, en función de eso, lo clasifico según su urgencia. Tener una prioridad clara cada día me permite gestionar mejor mi carga de trabajo y hacer malabarismos con múltiples tareas, sin incumplir los plazos. Cuando es necesario, puedo priorizar dentro de un mismo día, para asegurarme de que estoy abordando las tareas más importantes a primera hora de la mañana.

Ejemplo de Respuesta 4:

En mis dos últimos trabajos he tenido que hacer malabarismos con múltiples plazos y proyectos, así que he desarrollado un sistema que me funciona bien. Utilizo un calendario y un sistema de alertas para controlar mi lista de prioridades y saber qué tareas son más urgentes. También divido cada proyecto en etapas para ver qué partes del trabajo son más urgentes o requieren más tiempo. De este modo, puedo establecer una prioridad diaria para los trabajos o proyectos de mayor envergadura, lo que me permite cumplir los plazos, incluso en tareas largas y complejas. Algunos de los proyectos que he gestionado en mi puesto actual han durado varios meses y en ellos han participado entre 10 y 20 miembros del equipo, por ejemplo.

Cuéntame un Momento en el que Hayas Tenido que Gestionar Prioridades Contradictorias: Ejemplos

Ejemplo de Respuesta 1:

En mi último año de universidad, tres profesores me asignaron grandes proyectos de varias semanas de duración que debían entregarse la misma semana. Yo sabía que esto supondría una carga de trabajo abrumadora, si lo dejaba para el último momento o no priorizaba y planificaba con antelación, así que me senté, dividí cada proyecto en tareas más pequeñas y calculé cuánto tiempo me llevaría cada una de ellas. Esto me mostró qué tareas debía abordar más pronto, y pude utilizar este sistema para entregar todo a tiempo. Eso funcionó, y terminé mi último año con una nota media de 3.8.

Ejemplo de Respuesta 2:

Como desarrollador de software, suelo trabajar en dos o tres proyectos a la vez, de importancia y urgencia variables. Además, cada uno de ellos tiene un jefe de proyecto diferente, por eso a menudo se me asignan tareas conflictivas, importantes y urgentes. Por ejemplo, hace poco mi jefe me dijo que dejara lo que estaba haciendo y ayudara en una tarea urgente durante el resto de mi jornada laboral. No sabía que un jefe de proyecto de otro grupo ya me había apartado para trabajar en otro proyecto urgente. Así que me limité a decir: “Estoy encantado de hacerlo, pero ¿eres consciente de que me han llamado para trabajar en <nombre del proyecto> por <nombre del jefe de proyecto>?”. Resulta que mi jefe no se había dado cuenta, así que este es un ejemplo en el que una comunicación clara y mi capacidad para mantener la calma bajo presión me permitieron determinar la prioridad correcta, y así completar primero las tareas más urgentes.

Adapta tu respuesta a la empresa, siempre que sea posible

Los empleadores hacen preguntas sobre priorización porque quieren saber si serías capaz de priorizar eficazmente en su puesto. En la mayoría de los casos, tendrás una serie de ejemplos que podrás compartir sobre momentos en los que tuviste que gestionar prioridades contrapuestas. Pero impresionarás más al entrevistador si puedes centrarte en ejemplos y respuestas que se parezcan al trabajo que desempeñarías en el puesto del que estás hablando.

Por ejemplo, imagina que tu último trabajo era una mezcla de capacidad analítica y trabajo con hojas de cálculo, pero también de interacción interpersonal y trabajo en equipo. Si el próximo trabajo al que optas está orientado casi exclusivamente al trabajo en equipo y te obliga a interactuar con clientes, tendrás que dar ejemplos de cómo has gestionado los conflictos de prioridades al trabajar con clientes. Demostrar que has sido capaz de priorizar tareas en situaciones similares a la del puesto que estás tratando, le demostrará al entrevistador que encajas bien en su empresa. Sin embargo, si ahora optas a puestos que implican más trabajo analítico y trabajo en solitario en hojas de cálculo y otras herramientas, te convendrá hablar de cómo gestionas eficazmente el trabajo individual.

Así que échale un vistazo a las descripciones de los puestos que te interesan y fíjate qué tareas importantes mencionan. A continuación, piensa en tu trabajo anterior y crea algunos ejemplos que impliquen tareas y retos similares en los que hayas utilizado la organización y la gestión del tiempo para adelantarte y establecer prioridades. Así obtendrás mejores resultados en tu búsqueda de empleo.

Si eres capaz de contar alguna ocasión en la que hayas ido más allá de lo que se esperaba de ti, también es estupendo, porque se trata de una habilidad que se transfiere a cualquier nuevo trabajo. 

Errores a Evitar

Hay un par de errores que debes evitar al decirle al entrevistador cómo priorizas el trabajo. En primer lugar, te recomiendo que evites decir cualquier cosa que haga parecer que te cuesta gestionar el tiempo o las tareas. Por lo tanto, tu respuesta debe destacar las situaciones en las que cualquiera se habría sentido abrumado, o habría tenido que hacer malabarismos con múltiples tareas. Pero si pareces alguien que siempre se retrasa o se siente abrumado en el trabajo, eso podría costarte ofertas de empleo.

Un error más: te recomiendo que dejes las historias personales fuera de tu respuesta. Es tentador hablar del equilibrio entre la vida laboral y personal, y de cómo priorizas tu trabajo cuando también tienes que hacer malabarismos para criar a los hijos o cualquier otra obligación personal y familiar. Sin embargo, tu respuesta será mucho más sencilla y menos preocupante para una posible empresa, si te centras en hablar de cómo aborda cada tarea en el trabajo. Habla de cómo priorizas tu trabajo frente a las demás tareas que te han asignado para poder cumplir los plazos. Aunque este método de respuesta es un poco árido y aburrido, evitarás decir cualquier cosa que pueda suponer una señal de alarma para el empresa, y eso es lo que tienes que hacer cuando te hagan esta pregunta.

No es una pregunta en la que tengas que asombrar al entrevistador. En lugar de eso, lo que buscas es asegurarles que tienes un método para establecer prioridades y que puedes hacer frente a todas las tareas que te encomienden.

Conclusión

Para cualquier tipo de trabajo, los empleadores quieren saber que puedes priorizar el trabajo en función de lo que es urgente y crear un flujo de trabajo para mantenerte centrado en lo que se necesita. También les gusta saber que te comunicas con tu equipo y con la dirección para establecer prioridades, cuando sea necesario. Si das en la entrevista una respuesta parecida a los ejemplos anteriores, le demostrarás al empleador que eres capaz de ser productivo en tu entorno y de reconocer lo que es urgente e importante.

Para terminar, ve creando algunas respuestas basadas en tus propias experiencias profesionales, especialmente aquellas que encajen con los puestos de trabajo para los que te estás entrevistando. Si practicas con antelación, te sentirás más seguro y estarás preparado para responder a las preguntas de la entrevista sobre cómo priorizas el trabajo.

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