Respostas à pergunta “Como você se mantém organizado? (4 exemplos)

By Biron Clark

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Perguntas e Respostas de Entrevista

Biron Clark

Biron Clark

Writer & Career Coach

Se você procura respostas para a pergunta “Como é que você se mantém organizado no trabalho?”, então este artigo é para si.

Esta é uma das perguntas mais comuns nas entrevistas, e os gestores de contratação perguntam sobre as suas capacidades organizacionais e como você se mantém organizado no trabalho por algumas razões.

Como antigo recrutador, vou partilhar convosco:

  • Por que é que os empregadores perguntam “como é que você se mantém organizado?”
  • Como responder para os satisfazer
  • Exemplos de respostas, palavra por palavra, que podes utilizar
  • 3 erros comuns a evitar quando descreve as suas competências organizacionais

Vamos começar…

Por que é que os empregadores perguntam “Como é que você se mantém organizado?”

Actualmente, a maioria dos empregos envolve um grande número de tarefas, pelo que os empregadores querem verificar as suas capacidades de organização e ver se és capaz de estabelecer prioridades e manter-se a par de tudo.

Se você não consegue manter-se organizado, eles preocupar-se-ão consigo:

  • Ficar stressado/sobrecarregado
  • Estar atrasado no trabalho e ter dificuldade em manter-se produtivo
  • Atrasar-se na conclusão de uma tarefa urgente

Um gestor de contratação pode não se sentir à vontade para lhe oferecer a função se não tiver a certeza de que és capaz de organizar o seu trabalho e o seu tempo.

Por isso, sempre que você ouvir esta pergunta na sua procura de emprego, o seu objectivo é demonstrar um historial de fortes competências organizacionais.

Além disso, tente parecer que você tem uma atitude positiva em relação ao tema e que não tem dificuldades com a organização em geral.

Na próxima secção, partilharei mais informações sobre como elaborar a resposta perfeita…

Passos para responder a “Como é que você se mantém organizado no trabalho?”

Quando responder a perguntas sobre organização, deve mostrar ao entrevistador que você tem um sistema definido e comprovado e, em seguida, apresentar exemplos específicos, se for caso disso.

Deve responder com confiança e dar a entender que a gestão do tempo, a gestão de tarefas e a capacidade de se manter organizado são fáceis para si.

A confiança é uma das áreas-chave que os empregadores procuram numa entrevista de emprego.

Ao descrever a forma como se mantém organizado, pode mencionar ferramentas e tecnologias específicas, estratégias gerais, software de gestão de tarefas, trabalho em equipa/comunicação, etc.

Se tiver experiência de trabalho anterior, descreva as tácticas, ferramentas e métodos que utilizou para se manter consistente e organizado nesses empregos anteriores. Pense em partilhar um exemplo passado de como utilizou um dos seus métodos/tácticas para se manter organizado numa altura difícil ou caótica.

Se és um recém-licenciado, pode falar sobre estratégias de organização e gestão do tempo utilizadas durante a sua formação. Quando não se tem experiência profissional, a experiência académica é a experiência profissional. Por isso, recorra à sua educação para encontrar exemplos passados de organização.

Estrutura da resposta: Começar com o “como” e depois partilhar um exemplo, se possível

Recomendo que comeces a tua resposta descrevendo o “como”. Como é que você utilizou as suas capacidades, ferramentas e hábitos de organização para se manter concentrado nas suas tarefas?

Por exemplo, você pode responder dizendo:

Na minha função atual, utilizo o software de gestão de projectos interno da nossa empresa para controlar as prioridades e os prazos semanais. Também crio uma lista de tarefas todas as manhãs para organizar o dia individual…

Em seguida, considere a possibilidade de partilhar um exemplo específico, se possível. Partilhar um exemplo no final da sua resposta é uma boa forma de impressionar o gestor de recrutamento e de se destacar.

Por exemplo, você pode terminar a sua resposta à entrevista dizendo:

… Por exemplo, no mês passado, eu tinha três projectos urgentes para entregar na mesma semana. Ao dividir a semana em partes mais pequenas e ao definir as prioridades de cada dia, consegui manter-me organizado e entregar todos os projectos a tempo.

A seguir, veremos mais exemplos de respostas palavra por palavra a “como você se mantém organizado no trabalho?” ou “como você se mantém organizado?”.

Como é que você se mantém organizado? Exemplos de Respostas de Entrevista

Exemplo de resposta para candidatos a emprego com experiência:

Quando fui contratado para a minha última função, rapidamente percebi que iria lidar com um elevado número de tarefas e que teria de utilizar os meus recursos de forma eficiente se quisesse ser bem sucedido. Utilizei um calendário e uma lista de tarefas online para controlar as prioridades e planear o meu dia e a minha semana. Dividi cada grande projecto em partes mais pequenas, o que me foi útil para gerir o tempo e decidir quais as tarefas mais importantes de cada dia.

Exemplo de resposta #2 para candidatos a emprego com experiência:

Utilizo um calendário e uma lista de tarefas online para me manter organizado. Também gosto de concluir a minha tarefa mais importante logo de manhã. Desta forma, se me deparar com desafios imprevistos no final do dia, ainda assim cumpri a minha tarefa principal. Também descobri que as competências de comunicação andam de mãos dadas com as competências de organização, pelo menos nas minhas últimas funções. Por isso, aprendi a comunicar clara e prontamente com a minha equipa e com o gestor do projecto sobre os progressos, os contratempos, os prazos, as tarefas imprevistas que tenho de resolver e muito mais. Consegui manter-me organizado e lidar com uma carga de trabalho pesada, incluindo alguns prazos apertados, seguindo esta abordagem.

Exemplo de resposta #3 para candidatos a emprego com experiência:

Nos meus dois cargos anteriores, os meus gestores tinham uma abordagem muito prática e eu tinha de desenvolver as minhas próprias competências e sistemas organizacionais. Gostei do desafio e criei alguns sistemas fantásticos para poupar tempo, dar prioridade às minhas tarefas mais importantes e garantir que as outras tarefas que não são prioritárias não ficam esquecidas. Em termos de ferramentas específicas, utilizei uma combinação de e-mail e Google Calendar, além de lembretes automáticos, etiquetas de e-mail e pastas de e-mail para organizar todos os meus projectos. Se desejar, posso partilhar alguns exemplos anteriores de como isto funcionou em projectos específicos.

Repare que no exemplo de resposta #3 acima, em vez de terminar com um exemplo, termina perguntando ao entrevistador se gostaria que desse exemplos mais detalhados de como utilizou estas competências organizacionais e de gestão do tempo. Mas estás a deixar que seja o entrevistador a decidir.

Este é um bom caminho a seguir se sentir que a sua resposta já está a ficar um pouco longa e ainda não partilhou exemplos específicos.

Em breve, partilharei exatamente o tamanho que sua resposta deve ter..

Em primeiro lugar, vejamos um exemplo de resposta para candidatos a um emprego de nível inicial…

Exemplo de resposta para candidatos a nível inicial:

No meu último ano de faculdade, tive uma série de projectos difíceis, todos atribuídos com poucas semanas de diferença, e todos a serem entregues na mesma semana. Dividi cada projecto em segmentos semanais para identificar o que teria de fazer em cada semana para terminar a tempo. Também utilizei um calendário em linha para coordenar as tarefas com os membros da equipa para todos os projectos da minha equipa. Acabei por terminar o semestre com um GPA de 4,0, e a minha gestão do tempo e organização foram as principais razões para isso. Gostaria de tentar usar essa mesma abordagem quando for contratado para o meu primeiro emprego a tempo inteiro, uma vez que funcionou bem para mim na faculdade. Estou aberto a aprender novos métodos e a utilizar ferramentas adicionais.

A resposta deve ser dada em um minuto ou menos

Ao responder a perguntas directas da entrevista, como “Como se mantém organizado?”, deve evitar ser demasiado prolixo na sua resposta.

Recomendo que gaste cerca de 30 segundos a descrever a sua abordagem à organização do seu trabalho e, depois, mais 20-30 segundos a dar um breve exemplo.

Se você não partilhar um exemplo, dedique 30 a 45 segundos a descrever a sua abordagem geral e as ferramentas que utiliza para se manter organizado no trabalho.

Se o entrevistador ou o gestor de contratação quiser mais pormenores nessa altura, pode pedir mais. Mas não fale durante dois ou três minutos em resposta a uma pergunta simples como esta. Por vezes, menos é mais, e o entrevistador ficará frustrado se der respostas longas a cada pergunta.

Respondendo a “Que ferramentas e técnicas você utiliza para se manter organizado?”

O entrevistador pode também perguntar: “Que ferramentas e técnicas você utiliza para se manter organizado?”

Esta pergunta é semelhante à pergunta “Como é que você se mantém organizado?”, mas a sua resposta tem de mencionar primeiro um pormenor específico.

Embora semelhante à pergunta anterior, você deve certificar-se de que nomeia pelo menos uma ferramenta ou tecnologia ao responder a esta pergunta, antes de quaisquer estratégias gerais.

Uma vez que o entrevistador está a começar a sua pergunta com a palavra “ferramentas”, é provável que seja isso que mais lhe interessa.

O entrevistador continuará a gostar que você partilhe algumas competências organizacionais gerais, estratégias de gestão do tempo, etc., mas comece com as ferramentas e a tecnologia que você utiliza.

Por exemplo, poderás dizer:

Utilizo o Google Calendar e a Asana para coordenar e acompanhar os projectos com a minha equipa. É o que utilizamos em todo o departamento. Também utilizo a Asana para monitorizar as minhas tarefas individuais e listas de afazeres. No que diz respeito às técnicas gerais que utilizo para me manter organizado, sou muito comunicativo para me certificar de que estou na mesma página que os outros membros da equipa. Também gosto de planear com muita antecedência e dividir os grandes projectos em partes mais pequenas, para me ajudar a definir as prioridades das tarefas de cada semana.

Não precisa de partilhar um milhão de pequenos detalhes sobre as ferramentas (a menos que o gestor de recrutamento faça mais perguntas), mas mostre que domina algumas ferramentas que utiliza para fins específicos.

Erros a evitar ao responder

Se você leu as dicas e exemplos de respostas acima, tens uma boa ideia de como descrever o seu sistema organizacional e responder a esta pergunta da entrevista.

De seguida, apresentamos alguns erros que devem ser sempre evitados.

Em primeiro lugar, nunca pareça que está hesitante em discutir o assunto ou que tem dificuldades em manter-se organizado.

Se um gestor de recrutamento perguntar sobre as suas capacidades organizacionais, é provável que se preocupe muito com elas e/ou que as considere essenciais para o cargo.

Por isso, querem ver entusiasmo pelo tema, não hesitação ou medo.

Em segundo lugar, não vá para a entrevista sem praticar a sua resposta e refrescar a memória sobre os seus processos, ferramentas e software que utilizou recentemente e a sua abordagem geral à organização.

Por vezes, seguimos uma rotina no trabalho todos os dias e fazemo-lo bem, mas não a descrevemos há muito tempo, pelo que temos dificuldade em encontrar as palavras certas.

Isto pode fazer com que pareça inseguro na entrevista se não tiver praticado.

Felizmente, você pode resolver este problema praticando simplesmente a sua resposta e assegurando-se de que tem uma ideia geral do que deve dizer.

Os candidatos a emprego que conseguirem parecer confiantes e seguros da sua resposta terão mais probabilidades de impressionar o gestor de contratação, por isso pratique responder a perguntas como esta antes da entrevista.

Em terceiro lugar, não dê uma resposta que não esteja relacionada com o emprego para o qual está a ser entrevistado.

Os empregadores estão a pensar nos seus deveres profissionais específicos quando fazem as perguntas da entrevista. Quando o empregador fizer perguntas relacionadas com o seu trabalho anterior, tente “adaptar” a sua resposta às necessidades do empregador.

Eis alguns exemplos de como adaptar a sua resposta:

Se um emprego o vai obrigar a pensar com os pés bem assentes na terra e a realizar tarefas inesperadas, demonstre flexibilidade e capacidade para se manter calmo e organizado sob pressão.

Se esperas trabalhar com um ou dois prazos apertados, fale sobre como controlou os prazos no passado. Descreva um sistema rápido, quaisquer hábitos ou, claro, ferramentas e tecnologia.

Se vai desempenhar uma função em que você tem de manter a cabeça baixa e realizar frequentemente uma tarefa durante horas a fio, mostre como utiliza os seus métodos de organização para ter menos distracções e manter-se concentrado durante mais tempo.

Conclusão

Os gestores de contratação e os entrevistadores perguntam frequentemente “Como é que você se mantém organizado?” para se certificarem de que não terá dificuldades no seu trabalho, que não cumprirá os prazos ou que não precisará de muita “ajuda” em todos os projectos.

O seu objectivo é parecer confiante e “testado em combate” ao descrever as suas competências organizacionais.

Esteja preparado para falar sobre as ferramentas e os sistemas que utiliza.

Se possível, partilhe exemplos que mostrem como se manteve organizado em desafios e tarefas anteriores.

Não faz mal se não utilizar quaisquer recursos de alta tecnologia no seu processo de organização. O Google Calendar e as notas escritas à mão são bons em alguns trabalhos.

Descreva simplesmente as competências e os métodos que utilizou.

Mostre um nível de conforto e confiança nas suas capacidades de organização em geral e terás um bom desempenho com esta pergunta da entrevista.

Ao preparar-se para falar com confiança e clareza sobre a sua experiência na organização do trabalho e na gestão de tarefas com sucesso, mostrarás ao gestor de recrutamento que também será bem sucedido na empresa dele.

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