Antworten auf “Wie bleiben Sie organisiert?” (4 Beispiele)

By Biron Clark

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Fragen und Antworten zum Interview

Biron Clark

Biron Clark

Writer & Career Coach

Wenn Sie nach Antworten auf die Frage “Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?” suchen, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Dies ist eine der häufigsten Fragen in Vorstellungsgesprächen. Personalchefs fragen aus verschiedenen Gründen nach Ihren organisatorischen Fähigkeiten und danach, wie Sie im Job organisiert bleiben.

Als ehemaliger Personalvermittler werde folgendes mit Ihnen teilen:

  • Warum Arbeitgeber fragen: “Wie bleiben Sie organisiert?”
  • Wie man zufriedenstellend antwortet
  • Wort-für-Wort-Beispielantworten, die Sie verwenden können
  • 3 häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ihr Organisationstalent beschreiben

Legen wir los …

Warum Arbeitgeber fragen: “Wie bleiben Sie organisiert?”

In den meisten Berufen fallen heutzutage zahlreiche Aufgaben an, sodass Arbeitgeber Ihr Organisationstalent prüfen wollen, um zu sehen, ob Sie in der Lage sind, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten.

Wenn Sie nicht organisiert arbeiten, werden sie Bedenken haben, dass:

  • Sie gestresst/überfordert sein werden
  • Sie mit Ihrer Arbeit in Rückstand geraten und Mühe haben werden, produktiv zu bleiben
  • Sie eine dringende Aufgabe zu spät erledigen

Ein Personalverantwortlicher fühlt sich vielleicht nicht wohl dabei, Ihnen die Stelle anzubieten, wenn er sich nicht sicher ist, dass Sie Ihre Arbeit und Ihre Zeit gut organisieren können.

Wenn Sie diese Frage bei Ihrer Stellensuche hören, sollten Sie also nachweisen können, dass Sie in der Vergangenheit gute organisatorische Fähigkeiten bewiesen haben.

Versuchen Sie auch, so zu klingen, als ob Sie dem Thema gegenüber positiv eingestellt sind und keine Probleme mit der Organisation im Allgemeinen haben.

Im nächsten Abschnitt verrate ich mehr darüber, wie man die perfekte Antwort formuliert…

Schritte zur Beantwortung der Frage “Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?”

Bei der Beantwortung von Fragen zur Organisation sollten Sie dem Gesprächspartner zeigen, dass Sie über ein definiertes, bewährtes System verfügen, und dann gegebenenfalls mit konkreten Beispielen folgen.

Sie sollten selbstbewusst antworten und den Eindruck erwecken, dass Ihnen Zeitmanagement, Aufgabenmanagement und die Fähigkeit, sich zu organisieren, leicht fallen.

Selbstvertrauen ist einer der wichtigsten Punkte, auf die Arbeitgeber bei einem Vorstellungsgespräch achten.

Wenn Sie beschreiben, wie Sie sich selbst organisieren, können Sie spezielle Tools und Technologien, allgemeine Strategien, Softwares für die Aufgabenverwaltung, Teamarbeit/Kommunikation und mehr erwähnen.

Wenn Sie über frühere Berufserfahrung verfügen, beschreiben Sie die Taktiken, Instrumente und Methoden, die Sie bei Ihren früheren Tätigkeiten eingesetzt haben, um konsistent und organisiert zu bleiben. Geben Sie ein Beispiel aus der Vergangenheit, wie Sie eine Ihrer Methoden/Taktiken eingesetzt haben, um in einer schwierigen oder chaotischen Zeit erfolgreich organisiert zu bleiben.

Wenn Sie erst kürzlich Ihren Abschluss gemacht haben, können Sie über Strategien zur Organisation und zum Zeitmanagement sprechen, die Sie während Ihrem akademischen Werdegang angewendet haben. Wenn Sie keine Berufserfahrung haben, ist Ihre akademische Erfahrung Ihre Berufserfahrung. Blicken Sie also auf Ihren Werdegang zurück, um Beispiele aus der Vergangenheit zu nennen, die zeigen, wie Sie sich organisiert haben.

Strukturieren der Antwort: Beginnen Sie mit dem “Wie” und geben Sie dann, wenn möglich, ein Beispiel

Ich empfehle Ihnen, Ihre Antwort mit einer Beschreibung des “Wie” zu beginnen. Wie haben Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Hilfsmittel und Gewohnheiten genutzt, um Ihre Aufgaben zu bewältigen?

Sie könnten zum Beispiel antworten, indem Sie sagen:

In meiner jetzigen Funktion verwende ich die interne Projektmanagement-Software unseres Unternehmens, um wöchentliche Prioritäten und Fristen zu verfolgen. Außerdem erstelle ich jeden Morgen eine To-Do-Liste, um den Tag zu organisieren…

Wenn möglich, sollten Sie dann ein konkretes Beispiel nennen. Die Nennung eines Beispiels am Ende Ihrer Antwort ist eine gute Möglichkeit, den Personalverantwortlichen zu beeindrucken und sich von der Masse abzuheben.

Sie könnten zum Beispiel Ihre Interview-Antwort mit folgenden Worten beenden:

…Letzten Monat hatte ich zum Beispiel drei dringende Projekte, die in derselben Woche fällig waren. Durch die Aufteilung der Woche in kleinere Abschnitte und die Festlegung von Prioritäten für jeden Tag war ich in der Lage, organisiert zu bleiben und alle Projekte pünktlich abzuschließen.

Als Nächstes werden wir uns weitere Beispielantworten auf die Frage “Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert?” oder “Wie halten Sie sich selbst organisiert?” ansehen.

Wie bleiben Sie organisiert? Musterantworten für Vorstellungsgespräche

Beispielantwort für erfahrene Arbeitssuchende:

Als ich in meiner letzten Position eingestellt wurde, erkannte ich schnell, dass ich eine große Anzahl von Aufgaben zu bewältigen hatte und dass ich meine Ressourcen effizient einsetzen musste, um erfolgreich zu sein. Ich habe einen Online-Kalender und eine Aufgabenliste verwendet, um Prioritäten zu setzen und meinen Tag und meine Woche zu planen. Ich habe jedes größere Projekt in kleinere Teile unterteilt, was mir bei der Zeiteinteilung und der Entscheidung, welche Aufgaben täglich am wichtigsten sind, geholfen hat.

Beispielantwort Nr. 2 für erfahrene Arbeitssuchende:

Ich verwende einen Online-Kalender und eine Aufgabenliste, um mich zu organisieren. Außerdem erledige ich meine wichtigste Aufgabe am liebsten jeden Morgen sofort. Auf diese Weise kann ich, falls ich später am Tag vor unvorhergesehenen Herausforderungen stehe, meine Hauptaufgabe trotzdem bewältigen. Ich habe auch festgestellt, dass Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent Hand in Hand gehen, zumindest in meinen letzten Positionen. So habe ich gelernt, mit meinem Team und dem Projektleiter klar und deutlich über Fortschritte, Rückschläge, Fristen, unvorhergesehene Aufgaben, die ich erledigen muss, und vieles mehr zu kommunizieren. Mit diesem Ansatz konnte ich mich gut organisieren und ein hohes Arbeitspensum bewältigen, einschließlich einiger knapper Fristen.

Beispielantwort Nr. 3 für erfahrene Arbeitssuchende:

Meine Vorgesetzten in meinen beiden früheren Positionen hatten beide einen sehr zurückhaltenden Ansatz, und ich musste meine eigenen organisatorischen Fähigkeiten und Systeme entwickeln. Ich habe die Herausforderung genossen und einige großartige Systeme entwickelt, um Zeit zu sparen, meine wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass die anderen Aufgaben, die nicht oberste Priorität haben, nicht durch die Maschen fallen und vergessen werden. Was die spezifischen Tools angeht, so habe ich eine Kombination aus E-Mail und Google Kalender sowie automatische Erinnerungen, E-Mail-Tags und E-Mail-Ordner verwendet, um alle meine Projekte zu organisieren. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen einige Beispiele aus der Vergangenheit nennen, wie dies bei bestimmten Projekten aussah.

Beachten Sie, dass Sie in der Beispielantwort Nr. 3 oben nicht mit einem Beispiel enden, sondern den Gesprächspartner fragen, ob er von Ihnen genauere Beispiele davon hören möchte, wie Sie diese organisatorischen Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten eingesetzt haben. Aber Sie überlassen es dem Gesprächspartner, das zu entscheiden.

Das ist ein guter Weg, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Antwort schon ein wenig lang wird und Sie noch keine konkreten Beispiele genannt haben.

Im Folgenden werde ich mit Ihnen teilen, wie lang Ihre Antwort sein sollte.

Schauen wir uns zunächst eine Beispielantwort für Berufseinsteiger an…

Beispielantwort für Berufsanfänger:

In meinem letzten Studienjahr hatte ich eine Reihe schwieriger Projekte, die alle innerhalb weniger Wochen vergeben wurden und alle in derselben Woche fällig waren. Ich habe jedes Projekt in wöchentliche Abschnitte unterteilt, um festzustellen, was ich jede Woche erledigen muss, um rechtzeitig fertig zu werden. Ich habe auch einen Online-Kalender verwendet, um die Aufgaben mit den Teammitgliedern für alle meine Teamprojekte zu koordinieren. Ich habe das Semester mit einem Notendurchschnitt von 1,0 abgeschlossen, und mein Zeitmanagement und meine Organisation waren ein wichtiger Grund dafür. Ich möchte versuchen, diesen Ansatz auch bei meiner ersten Vollzeitstelle anzuwenden, da er bei mir im Studium gut funktioniert hat. Ich bin offen dafür, neue Methoden zu erlernen und zusätzliche Werkzeuge zu verwenden.

Ihre Antwort sollte nicht länger als eine Minute sein

Bei der Beantwortung einfacher Fragen wie “Wie bleiben Sie organisiert?” sollten Sie es vermeiden, zu langatmig zu antworten.

Ich empfehle, sich etwa 30 Sekunden Zeit zu nehmen, um Ihren Ansatz für die Organisation Ihrer Arbeit zu beschreiben, und dann etwa 20-30 weitere Sekunden, um ein kurzes Beispiel zu geben.

Wenn Sie kein Beispiel nennen können, dann beschreiben Sie einfach 30-45 Sekunden lang Ihre allgemeine Vorgehensweise und die Hilfsmittel, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit einsetzen.

Wenn der Interviewer oder der Personalverantwortliche zu diesem Zeitpunkt mehr Details wünscht, kann er nachfragen. Aber antworten Sie nicht zwei bis drei Minuten lang auf eine einfache Frage wie diese. Weniger ist manchmal mehr, und Sie werden Ihren Gesprächspartner frustrieren, wenn Sie lange Antworten auf jede Frage geben.

Antworten auf die Frage “Welche Werkzeuge und Techniken verwenden Sie, um organisiert zu bleiben?”

Ihr Gesprächspartner könnte auch fragen: “Welche Hilfsmittel und Techniken verwenden Sie, um sich zu organisieren?”

Diese Frage ähnelt der Frage “Wie bleiben Sie organisiert?”, aber Ihre Antwort muss zuerst ein bestimmtes Detail erwähnen.

Ähnlich wie bei der obigen Frage sollten Sie darauf achten, dass Sie bei der Beantwortung dieser Frage mindestens ein Werkzeug oder eine Technologie nennen, bevor Sie allgemeine Strategien angeben.

Da der Interviewer seine Frage mit dem Wort “Werkzeuge” einleitet, ist das wahrscheinlich das, was ihn am meisten interessiert.

Der Gesprächspartner wird es trotzdem zu schätzen wissen, wenn Sie im Anschluss daran einige allgemeine organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagementstrategien usw. erläutern, aber beginnen Sie mit den von Ihnen verwendeten Tools und Technologien.

Sie könnten zum Beispiel sagen:

Ich verwende den Google-Kalender und Asana, um Projekte mit meinem Team zu koordinieren und zu verfolgen. Das sind die Tools, die wir in der gesamten Abteilung verwenden. Außerdem verwende ich Asana, um meine individuellen Aufgaben und To-Do-Listen zu organisieren. Was die allgemeinen Techniken angeht, die ich anwende, um organisiert zu bleiben, so lege ich großen Wert auf Kommunikation, um sicherzustellen, dass meine Teammitgliedern und ich am gleichen Strang ziehen. Ich plane auch gerne weit im Voraus und unterteile große Projekte in kleinere Abschnitte, damit ich jede Woche Prioritäten setzen kann.

Sie müssen nicht eine Million winziger Details über die Tools berichten (es sei denn, der Personalverantwortliche stellt weitere Fragen), sondern zeigen, dass Sie einige Tools beherrschen, die Sie für bestimmte Zwecke einsetzen.

Zu vermeidende Fehler beim Antworten

Wenn Sie die Tipps und Beispielantworten oben gelesen haben, wissen Sie, wie Sie Ihr Organisationssystem beschreiben und diese Frage im Vorstellungsgespräch meistern können.

Im Folgenden zeige ich Ihnen einige Fehler, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten.

Erstens sollten Sie nie den Eindruck erwecken, dass Sie zögern, das Thema anzusprechen, oder dass es Ihnen schwer fällt, organisiert zu bleiben.

Wenn ein Personalverantwortlicher nach Ihren organisatorischen Fähigkeiten fragt, ist es wahrscheinlich, dass es ihnen sehr wichtig ist und/oder sie glauben, dass dies für die Stelle entscheidend ist.

Sie wollen also Begeisterung für das Thema sehen, kein Zögern und keine Angst.

Zweitens: Gehen Sie nicht in das Vorstellungsgespräch, ohne Ihre Antwort zu üben und Ihr Gedächtnis über Ihre Prozesse, die in letzter Zeit verwendeten Tools und Softwares sowie Ihren allgemeinen Ansatz für Ihre Organisation aufzufrischen.

Manchmal folgt man bei der Arbeit jeden Tag einer Routine, die man gut beherrscht, die man aber schon lange nicht mehr beschrieben hat, sodass man Schwierigkeiten hat, die richtigen Worte zu finden.

Das kann dazu führen, dass Sie im Vorstellungsgespräch unsicher klingen, wenn Sie nicht geübt haben.

Zum Glück können Sie dieses Problem lösen, indem Sie Ihre Antwort einfach üben und sicherstellen, dass Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, was Sie sagen wollen.

Arbeitssuchende, die selbstbewusst und sicher in ihrer Antwort klingen, werden den Personalchef eher beeindrucken, also üben Sie die Beantwortung solcher Fragen vor dem Gespräch.

Drittens: Geben Sie keine Antwort, die sich nicht auf die Stelle bezieht, auf die Sie sich gerade bewerben.

Die Arbeitgeber denken an Ihre spezifischen Aufgaben, wenn sie Ihnen Fragen zum Vorstellungsgespräch stellen. Wenn der Arbeitgeber Fragen zu Ihrer bisherigen Arbeit stellt, versuchen Sie, Ihre Antwort auf die Bedürfnisse des Arbeitgebers zuzuschneiden.

Hier sind einige Beispiele für die Anpassung Ihrer Antwort:

Wenn Sie bei einer Stelle spontan denken und gelegentlich unvorhergesehene Aufgaben bewältigen müssen, sollten Sie Flexibilität und die Fähigkeit zeigen, unter Druck ruhig und organisiert zu bleiben.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie unter Zeitdruck arbeiten müssen, erzählen Sie, wie Sie in der Vergangenheit mit Fristen umgegangen sind. Beschreiben Sie ein schnelles System, Gewohnheiten oder natürlich Werkzeuge und Technologien.

Wenn Sie eine Tätigkeit ausüben, bei der Sie den Kopf einziehen und oft stundenlang an einer Aufgabe arbeiten, zeigen Sie, wie Sie Ihre Organisationsmethoden einsetzen, um weniger Ablenkungen zu haben und sich länger konzentrieren zu können.

Fazit

Personalchefs und Interviewer fragen oft: “Wie organisieren Sie sich?”, um sicherzugehen, dass Sie sich in ihrem Job nicht schwer tun, Fristen versäumen oder bei jedem Projekt viel Unterstützung benötigen.

Ihr Ziel ist es, selbstbewusst und “kampferprobt” zu klingen, wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten beschreiben.

Seien Sie vorbereitet, über die von Ihnen verwendeten Tools und Systeme zu sprechen.

Und geben Sie, wenn möglich, Beispiele dafür, wie Sie bei vergangenen Herausforderungen und Aufträgen organisiert geblieben sind.

Es ist in Ordnung, wenn Sie in Ihrem Organisationsprozess keine High-Tech-Ressourcen einsetzen. Der Google-Kalender und handschriftliche Notizen sind für manche Aufgaben gut geeignet.

Beschreiben Sie einfach die Fähigkeiten und Methoden, die Sie verwendet haben.

Zeigen Sie ein gewisses Maß an Sicherheit und Vertrauen in Ihre organisatorischen Fähigkeiten, dann werden Sie bei dieser Frage im Vorstellungsgespräch gut abschneiden.

Wenn Sie sich darauf vorbereiten, selbstbewusst und klar über Ihre Erfahrungen bei der Organisation Ihrer Arbeit und der erfolgreichen Bewältigung von Aufgaben zu sprechen, zeigen Sie dem Personalverantwortlichen, dass Sie auch in seinem Unternehmen erfolgreich sein werden.

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