Si vous cherchez des réponses à la question “Comment rester organisé au travail ?”, cet article est fait pour vous.
C’est l’une des questions d’entretien les plus courantes, et les recruteurs s’enquièrent de vos compétences organisationnelles et de la manière dont vous restez organisé au travail, et ce pour plusieurs raisons.
En tant qu’ancien recruteur, je vais vous en faire part :
- Pourquoi les employeurs demandent-ils “comment restez-vous organisé ?”
- Comment répondre pour les satisfaire
- Exemples de réponses mot à mot que vous pouvez utiliser
- 3 erreurs courantes à éviter lorsque vous décrivez vos compétences organisationnelles
Commençons…
Pourquoi les employeurs demandent-ils “Comment restez-vous organisé ?”
De nos jours, la plupart des emplois impliquent un grand nombre de tâches. Les employeurs veulent donc vérifier votre sens de l’organisation et voir si vous êtes capable d’établir des priorités et de rester au courant de tout.
Si vous n’arrivez pas à rester organisé, ils pourraient se dire que :
- Vous allez stresser et être accablé
- Vous allez prendre du retard dans votre travail et lutter pour rester productif
- Vous allez être en retard dans l’accomplissement d’une tâche urgente
Un recruteur ne se sentira peut-être pas à l’aise de vous proposer le poste s’il n’est pas sûr que vous serez capable d’organiser votre travail et votre temps.
Votre objectif, chaque fois que vous entendez cette question dans votre recherche d’emploi, est donc de démontrer que vous avez fait preuve de solides compétences organisationnelles dans le passé.
Essayez également de donner l’impression que vous avez une attitude positive à l’égard du sujet et que vous n’avez pas de problème d’organisation en général.
Dans la prochaine section, j’en dirai plus sur la façon de rédiger la réponse parfaite…
Étapes pour répondre à la question “Comment restez-vous organisé au travail ?”
Lorsque vous répondez à des questions sur l’organisation, vous devez montrer à votre interlocuteur que vous disposez d’un système défini et éprouvé, puis poursuivre avec des exemples spécifiques, le cas échéant.
Vous devez répondre avec assurance et donner l’impression que la gestion du temps, la gestion des tâches et la capacité à rester organisé sont faciles pour vous.
La confiance en soi est l’un des éléments clés que les employeurs recherchent lors d’un entretien d’embauche.
Lorsque vous décrivez comment vous vous organisez, vous pouvez mentionner des outils et des technologies spécifiques, des stratégies générales, des logiciels de gestion des tâches, le travail d’équipe/la communication, etc.
Si vous avez une expérience professionnelle antérieure, décrivez les tactiques, les outils et les méthodes que vous avez utilisés pour rester cohérent et organisé dans ces emplois antérieurs. Pensez à partager un exemple de la façon dont vous avez utilisé l’une de vos méthodes/tactiques pour rester organisé dans une période difficile ou chaotique.
Si vous êtes un jeune diplômé, vous pouvez parler des stratégies d’organisation et de gestion du temps que vous avez utilisées pendant vos études. Si vous n’avez pas d’expérience professionnelle, votre expérience académique est votre expérience professionnelle. Remontez dans votre éducation pour trouver des exemples d’organisation dans le passé.
Structure de la réponse : Commencez par le “comment”, puis donnez un exemple si possible
Je vous recommande de commencer votre réponse en décrivant le “comment”. Comment avez-vous utilisé vos capacités d’organisation, vos outils et vos habitudes pour rester concentré sur votre tâche ?
Par exemple, vous pouvez répondre en disant ce qui suit :
Dans mes fonctions actuelles, j’utilise le logiciel de gestion de projet interne de notre entreprise pour suivre les priorités et les échéances hebdomadaires. Je crée également une liste de choses à faire chaque matin pour organiser la journée…
Ensuite, envisagez de partager un exemple spécifique si possible. Donner un exemple à la fin de votre réponse est un bon moyen d’impressionner le responsable du recrutement et de vous démarquer.
Par exemple, vous pouvez terminer votre réponse à l’entretien en disant :
…Par exemple, le mois dernier, j’avais trois projets urgents à rendre la même semaine. En divisant la semaine en petits morceaux et en établissant des priorités pour chaque jour, j’ai pu rester organisé et livrer tous les projets à temps.
Dans la prochaine partie, nous examinerons d’autres exemples de réponses mot à mot à la question “Comment restez-vous organisé au travail ?” ou “Comment vous organisez-vous ?”
Comment restez-vous organisé ? Exemples de réponses
Exemple de réponse pour les demandeurs d’emploi avec de l’expérience :
Lorsque j’ai été embauché dans mon dernier poste, j’ai rapidement compris que j’allais devoir gérer un grand nombre de tâches et que je devais utiliser mes ressources de manière efficace si je voulais réussir. J’ai utilisé un calendrier et une liste de tâches en ligne pour suivre mes priorités et planifier ma journée et ma semaine. J’ai divisé chaque grand projet en plusieurs parties, ce qui m’a aidé à gérer mon temps et à décider quelles tâches sont les plus importantes chaque jour.
Exemple de réponse n° 2 pour les demandeurs d’emploi expérimentés :
J’utilise un calendrier et une liste de tâches en ligne pour m’organiser. J’aime aussi accomplir ma tâche la plus importante dès le matin. Ainsi, si je dois faire face à des défis imprévus plus tard dans la journée, j’ai quand même accompli ma tâche principale. J’ai également constaté que les compétences en matière de communication vont de pair avec les compétences organisationnelles, du moins dans les dernières fonctions que j’ai occupées. J’ai donc appris à communiquer clairement et rapidement avec mon équipe et mon chef de projet en ce qui concerne les progrès, les échecs, les délais, les tâches imprévues dont je dois m’occuper, etc. En suivant cette approche, j’ai pu rester organisé et gérer une charge de travail importante, y compris des délais serrés.
Exemple de réponse n° 3 pour les demandeurs d’emploi expérimentés :
Dans mes deux dernières fonctions, mes supérieurs avaient tous une approche très passive et je devais développer mes propres compétences et systèmes d’organisation. J’ai apprécié ce défi et j’ai créé des systèmes efficaces pour gagner du temps, hiérarchiser mes tâches les plus importantes et m’assurer que les autres tâches qui ne sont pas prioritaires ne passent pas entre les mailles du filet et ne soient pas oubliées. En termes d’outils spécifiques, j’ai utilisé une combinaison d’e-mails et de Google Calendar, ainsi que des rappels automatisés, des étiquettes et des dossiers d’emails pour organiser tous mes projets. Si vous le souhaitez, je peux vous donner des exemples de ce qui s’est passé dans le cadre de projets spécifiques.
Notez que dans l’exemple de réponse n° 3 ci-dessus, au lieu de terminer par un exemple, vous terminez en demandant à votre interlocuteur s’il souhaite que vous donniez des exemples plus détaillés de la manière dont vous avez utilisé ces compétences organisationnelles et ces capacités de gestion du temps. Mais vous laissez à votre interlocuteur le soin de décider.
C’est une bonne solution si vous avez l’impression que votre réponse est déjà un peu longue et que vous n’avez pas encore donné d’exemples spécifiques.
Prochainement, je vous expliquerai exactement quelle doit être la longueur de votre réponse.
Tout d’abord, examinons un exemple de réponse pour les candidats à un emploi de débutant…
Exemple de réponse pour les candidats débutants :
Au cours de ma dernière année d’études, j’ai dû réaliser plusieurs projets difficiles qui m’ont été confiés à quelques semaines d’intervalle et que je devais rendre la même semaine. J’ai divisé chaque projet en segments hebdomadaires afin d’identifier ce que je devais accomplir chaque semaine pour terminer dans les temps. J’ai également utilisé un calendrier en ligne pour coordonner les tâches avec les membres de l’équipe pour tous mes projets d’équipe. J’ai fini le semestre avec une moyenne de 4 sur 5, et c’est en grande partie grâce à ma gestion du temps et à mon organisation que j’ai obtenu ce résultat. J’aimerais essayer d’utiliser la même approche lorsque je serai embauché pour mon premier poste à temps plein, car cela a bien fonctionné pour moi à l’université. Je suis également ouvert à l’apprentissage de nouvelles méthodes et à l’utilisation d’outils supplémentaires.
Répondez en une minute ou moins
Lorsque vous répondez à des questions d’entretien directes telles que “Comment restez-vous organisé ?”
Je recommande de consacrer environ 30 secondes à la description de votre approche de l’organisation de votre travail, puis 20 à 30 secondes à la présentation d’un bref exemple.
Si vous ne pouvez pas donner d’exemple, passez 30 à 45 secondes à décrire votre approche générale et les outils que vous utilisez pour rester organisé au travail.
Si le recruteur souhaite plus de détails à ce stade, il peut en demander davantage. Mais ne parlez pas pendant deux ou trois minutes en réponse à une question aussi simple que celle-ci. Moins, c’est parfois plus, et vous frustrerez votre interlocuteur si vous donnez de longues réponses à chaque question.
Répondre à la question “Quels outils et techniques utilisez-vous pour rester organisé ?”
Votre interlocuteur peut également vous demander : “Quels sont les outils et les techniques que vous utilisez pour vous organiser ?”
Cette question est similaire à la question “Comment restez-vous organisé ?”, mais votre réponse doit d’abord mentionner un détail spécifique.
Bien que similaire à la question précédente, vous devez vous assurer de citer au moins un outil ou une technologie lorsque vous répondez à cette question, avant toute stratégie générale.
Puisque le recruteur commence sa question par le mot “outils”, il est probable que c’est ce qui l’intéresse le plus.
Le recruteur appréciera toujours que vous poursuiviez en faisant part de vos compétences organisationnelles générales, de vos stratégies de gestion du temps, etc.
Par exemple, vous pourriez dire :
J’utilise Google Calendar et Asana pour coordonner et suivre les projets avec mon équipe. C’est ce que nous utilisons dans tout mon département. J’utilise également Asana pour suivre mes tâches individuelles et mes listes de choses à faire. En ce qui concerne les techniques générales que j’utilise pour rester organisé, je mise beaucoup sur la communication pour m’assurer que je suis sur la même longueur d’onde que les autres membres de l’équipe. J’aime aussi planifier longtemps à l’avance et diviser les grands projets en petits morceaux, pour m’aider à hiérarchiser les tâches chaque semaine.
Vous n’avez pas besoin de donner un million de détails sur vos outils (à moins que le responsable du recrutement ne pose des questions supplémentaires), mais montrez que vous maîtrisez certains outils que vous utilisez à des fins spécifiques.
Erreurs à éviter lorsque vous répondez
Si vous avez lu les conseils et les exemples de réponses ci-dessus, vous avez une bonne idée de la manière de décrire votre système d’organisation et de répondre à cette question d’entretien.
Voici maintenant quelques erreurs à éviter à tout prix.
Tout d’abord, ne donnez jamais l’impression que vous hésitez à aborder le sujet ou que vous avez du mal à rester organisé.
Si un recruteur vous pose des questions sur vos capacités d’organisation, il est probable qu’il s’en préoccupe beaucoup et/ou qu’il pense que c’est essentiel pour le poste.
Ils veulent donc voir de l’enthousiasme pour le sujet, et non de l’hésitation ou de la peur.
Deuxièmement, ne vous rendez pas à l’entretien sans avoir répété votre réponse et vous être rafraîchi la mémoire sur vos processus, les outils et les logiciels que vous avez utilisés récemment et votre approche générale de l’organisation.
Parfois, vous suivez une routine quotidienne au travail et vous la faites bien, mais vous ne l’avez pas décrite depuis longtemps et vous avez du mal à trouver les mots justes.
Si vous ne vous êtes pas entraîné, vous risquez de donner l’impression de ne pas être sûr de vous lors de l’entretien.
Heureusement, vous pouvez résoudre ce problème en vous entraînant simplement à répondre et en vous assurant que vous avez une idée générale de ce qu’il faut dire.
Les demandeurs d’emploi qui ont l’air confiants et sûrs de leur réponse auront plus de chances d’impressionner le recruteur, alors entraînez-vous à répondre à des questions de ce type avant votre entretien.
Troisièmement, ne donnez pas de réponse qui ne soit pas en rapport avec le poste pour lequel vous passez l’entretien.
Les employeurs pensent aux tâches spécifiques de leur poste lorsqu’ils vous posent des questions lors de l’entretien. Lorsque l’employeur vous pose des questions sur votre travail passé, essayez d’adapter votre réponse aux besoins de l’employeur.
Voici quelques exemples d’adaptation de votre réponse :
Si un emploi vous amène à réfléchir de manière autonome et à effectuer des tâches imprévues, vous devez faire preuve de flexibilité et d’une capacité à rester calme et organisé sous pression.
Si vous vous attendez à travailler dans un ou deux délais serrés, expliquez comment vous avez respecté les délais par le passé. Décrivez un système rapide, des habitudes ou, bien sûr, des outils et des technologies.
Si vous êtes appelé à occuper un poste où vous devez garder la tête baissée et effectuer souvent une seule tâche pendant des heures, montrez comment vous utilisez vos méthodes d’organisation pour avoir moins de distractions et rester concentré pendant de plus longues périodes.
Conclusion
Les responsables du recrutement et les recruteurs demandent souvent “Comment restez-vous organisé ?” pour s’assurer que vous n’aurez pas de difficultés dans votre travail, que vous ne manquerez pas de délais ou que vous n’aurez pas besoin d’un “coup de main” important pour chaque projet.
Votre objectif est de donner l’impression d’être sûr de vous et d’avoir “fait ses preuves” lorsque vous décrivez vos compétences organisationnelles.
Soyez prêt à parler des outils et des systèmes que vous utilisez.
Si possible, donnez des exemples de la manière dont vous avez su rester organisé lors de défis et de missions antérieurs.
Il n’y a pas de problème si vous n’utilisez pas de ressources de haute technologie dans votre processus d’organisation. L’agenda Google et les notes manuscrites conviennent à certains emplois.
Décrivez simplement les compétences et les méthodes que vous avez utilisées.
Montrez que vous êtes à l’aise et confiant dans vos compétences organisationnelles en général, et vous répondrez bien à cette question d’entretien.
En vous préparant à parler avec assurance et clarté de votre expérience en matière d’organisation du travail et de gestion des tâches, vous montrerez au responsable du recrutement que vous réussirez également dans son entreprise.