Risposte a “Come ti organizzi?” (4 esempi)

By Biron Clark

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Domande e risposte ai colloqui di lavoro

Biron Clark

Biron Clark

Writer & Career Coach

Se stai cercando le risposte alla domanda di colloquio “Come ti organizzi sul lavoro?”, questo articolo fa per te.

Questa è una delle domande più comuni nei colloqui e i responsabili delle assunzioni chiedono informazioni sulle tue capacità organizzative e su come ti organizzi sul lavoro per diversi motivi.

In qualità di ex reclutatore, condividerò con te questa esperienza:

  • Perché i datori di lavoro chiedono “come ti organizzi?”
  • Come rispondere per soddisfarli
  • Esempi di risposta da utilizzare parola per parola
  • 3 errori comuni da evitare quando si descrivono le proprie capacità organizzative

Cominciamo…

Perché i datori di lavoro chiedono “Come fai a rimanere organizzato?”

Oggigiorno la maggior parte dei lavori comporta un gran numero di compiti, quindi i datori di lavoro vogliono verificare le tue capacità organizzative e vedere se sarai in grado di stabilire le priorità e di tenere tutto sotto controllo.

Se non riesci a organizzarti, si preoccuperanno che tu:

  • Ti stressi / ti sovraccarichi
  • Rimanga indietro con il lavoro e fatichi a mantenerti produttivo
  • Ritardi il completamento di un compito urgente

Un responsabile delle assunzioni potrebbe non sentirsi a proprio agio nell’offrirti il ruolo se non è sicuro che sarai in grado di organizzare il tuo lavoro e il tuo tempo.

Quindi, ogni volta che senti questa domanda nella tua ricerca di impiego, il tuo obiettivo è far capire di aver dimostrato in passato una forte capacità organizzativa.

Inoltre, cerca di dare l’impressione di avere un atteggiamento positivo nei confronti dell’argomento e di non avere problemi di organizzazione in generale.

Nella prossima sezione ti spiegherò come creare la risposta perfetta…

Passaggi per rispondere alla domanda “Come ti organizzi sul lavoro?”

Quando rispondi a domande sull’organizzazione, devi mostrare all’intervistatore che hai un sistema definito e collaudato, e poi seguirlo con esempi specifici, se opportuno.

Devi rispondere con sicurezza e far sembrare che la gestione del tempo, la gestione dei compiti e la capacità di organizzarsi siano facili per te.

La fiducia in se stessi è una delle aree chiave che i datori cercano in un colloquio di lavoro.

Quando descrivi come ti organizzi, puoi citare strumenti e tecnologie specifiche, strategie generali, software di gestione delle attività, lavoro di squadra/comunicazione e altro ancora.

Se hai esperienze lavorative precedenti, descrivi le tattiche, gli strumenti e i metodi che hai usato per rimanere coerente e organizzato in quei lavori precedenti. Considera di condividere un esempio passato di come hai usato uno dei tuoi metodi/tattiche per rimanere organizzato con successo in un momento difficile o caotico.

Se sei un neolaureato, puoi parlare delle strategie di organizzazione e di gestione del tempo utilizzate durante la tua formazione. Se non hai esperienza lavorativa, la tua esperienza accademica è la tua esperienza lavorativa. Quindi guarda indietro alla tua formazione per trovare esempi passati di organizzazione.

Struttura della risposta: inizia con il “come” e poi condividi un esempio, se possibile

Ti consiglio di iniziare la risposta descrivendo il “come”. Come hai utilizzato le tue capacità organizzative, i tuoi strumenti e le abitudini per mantenere il tuo impegno?

Ad esempio, puoi rispondere dicendo:

Nel mio ruolo attuale, utilizzo il software interno di gestione dei progetti della nostra azienda per tenere traccia delle priorità e delle scadenze settimanali. Ogni mattina creo anche una lista di cose da fare per organizzare la giornata…

Poi, se possibile, prendi in considerazione la possibilità di condividere un esempio specifico. Condividere un esempio alla fine della risposta è un buon modo per impressionare il responsabile delle assunzioni e distinguersi.

Ad esempio, potresti concludere la risposta al colloquio dicendo:

… Per esempio, il mese scorso avevo tre progetti urgenti da consegnare nella stessa settimana. Suddividendo la settimana in parti più piccole e pensando alle priorità di ogni giorno, sono riuscito a rimanere organizzato e a consegnare tutti i progetti in tempo.

A seguire, vedremo altri esempi di risposta parola per parola alla domanda “come ti organizzi sul lavoro?” o “come ti mantieni organizzato?”.

Come fai a rimanere organizzato? Esempi di risposte ai colloqui

Esempio di risposta per chi cerca lavoro con esperienza:

Quando sono stato assunto nel mio ultimo ruolo, ho capito subito che avrei dovuto gestire un numero elevato di compiti e che avrei dovuto usare le mie risorse in modo efficiente se volevo avere successo. Ho usato un calendario online e una lista di cose da fare per tenere traccia delle priorità e pianificare la giornata e la settimana. Ho suddiviso ogni progetto principale in parti più piccole, il che mi è stato utile per la gestione del tempo e per decidere quali compiti sono più importanti ogni giorno.

Esempio di risposta n.2 per chi cerca lavoro con esperienza:

Uso un calendario online e una lista di cose da fare per tenermi organizzato. Mi piace anche portare a termine subito il mio compito più critico ogni mattina. In questo modo, se nel corso della giornata dovessi affrontare sfide impreviste, avrei comunque portato a termine il mio compito principale. Ho anche scoperto che le capacità comunicative vanno di pari passo con le capacità organizzative, almeno negli ultimi ruoli che ho ricoperto. Ho imparato a comunicare chiaramente e tempestivamente con il mio team e con il responsabile di progetto in merito ai progressi, alle battute d’arresto, alle scadenze, a qualsiasi compito imprevisto che devo affrontare e altro ancora. Seguendo questo approccio sono riuscito a rimanere organizzato e a gestire un carico di lavoro pesante, con scadenze molto strette.

Esempio di risposta n.3 per chi cerca lavoro con esperienza:

I miei manager nei due ruoli precedenti avevano entrambi un approccio molto distaccato e sono stato lasciato libero di sviluppare le mie capacità organizzative e i miei sistemi. Mi è piaciuta la sfida e ho creato alcuni ottimi sistemi per risparmiare tempo, dare priorità alle attività più importanti e assicurarmi che le altre attività non prioritarie non cadessero nel dimenticatoio. In termini di strumenti specifici, ho utilizzato una combinazione di e-mail e Google Calendar, oltre a promemoria automatici, tag e-mail e cartelle e-mail per organizzare tutti i miei progetti. Se lo desiderate, posso condividere con voi alcuni esempi passati di come ho fatto tutto questo per progetti specifici.

Nota che nell’esempio di risposta n.3 qui sopra, invece di concludere con un esempio, chiedi all’intervistatore se vuole che tu condivida esempi più dettagliati di come hai usato queste capacità organizzative e di gestione del tempo. Ma lascia che sia l’intervistatore a decidere.

Questa è una buona strada da percorrere se ritieni che la tua risposta sia già un po’ lunga e non hai ancora condiviso esempi specifici.

A breve ti darò dei consigli sulla lunghezza esatta della tua risposta.

Per prima cosa, analizziamo un esempio di risposta per i candidati al lavoro entry-level…

Esempio di risposta per candidati entry-level:

Durante l’ultimo anno di università, ho avuto una serie di progetti difficili, tutti assegnati a poche settimane di distanza l’uno dall’altro e tutti da consegnare nella stessa settimana. Ho suddiviso ogni progetto in segmenti settimanali per identificare ciò che avrei dovuto realizzare ogni settimana per finire in tempo. Ho anche utilizzato un calendario online per coordinare le attività con i membri del team per tutti i miei progetti di gruppo. Alla fine ho concluso il semestre con un GPA di 4.0 e la gestione del tempo e l’organizzazione sono state le ragioni principali. Vorrei provare a usare lo stesso approccio quando sarò assunto per il mio primo ruolo a tempo pieno, visto che ha funzionato bene per me all’università. Sono aperto all’apprendimento di nuovi metodi e all’utilizzo di altri strumenti.

Rispondi in un minuto o meno

Quando rispondi a domande dirette, come “Come ti organizzi?”, evita di essere troppo prolisso nelle risposte.

Consiglio di dedicare circa 30 secondi a descrivere il tuo approccio all’organizzazione del lavoro e poi altri 20-30 secondi a fornire un breve esempio.

Se non condividi un esempio, dedica 30-45 secondi a descrivere il tuo approccio generale e gli strumenti che utilizzi per mantenerti organizzato sul lavoro.

Se a quel punto l’intervistatore o il responsabile delle assunzioni desidera maggiori dettagli, può chiedere di più. Ma non parlare per due o tre minuti in risposta a una semplice domanda come questa. A volte meno è meglio, e se ti dilunghi a ogni domanda, infastidirai l’intervistatore.

Rispondere a “Quali strumenti e tecniche utilizzi per rimanere organizzato?”

L’intervistatore potrebbe anche chiedere: “Quali strumenti e tecniche utilizzi per mantenerti organizzato?”.

Questa domanda è simile a “Come ti organizzi?”, ma la risposta deve menzionare prima un dettaglio specifico.

Sebbene sia simile alla domanda precedente, nel rispondere a questa domanda dovresti assicurarti di nominare almeno uno strumento o una tecnologia, prima di qualsiasi strategia generale.

Dal momento che l’intervistatore inizia la domanda con la parola “strumenti”, è probabile che sia questo l’aspetto a cui è più interessato.

L’intervistatore apprezzerà comunque il fatto che condividi alcune capacità organizzative generali, strategie di gestione del tempo e così via, ma inizia con gli strumenti e le tecnologie che utilizzi.

Ad esempio, puoi dire:

Uso Google Calendar e Asana per coordinare e seguire i progetti con il mio team. È quello che usiamo in tutto il dipartimento. Uso Asana anche per tenere traccia dei miei compiti individuali e degli elenchi di cose da fare. Per quanto riguarda le tecniche generali che uso per rimanere organizzato, sono molto attento alla comunicazione per assicurarmi di essere sulla stessa lunghezza d’onda degli altri membri del team. Mi piace anche pianificare con largo anticipo e suddividere i grandi progetti in parti più piccole, per aiutarmi a stabilire le priorità ogni settimana.

Non è necessario condividere un milione di piccoli dettagli sugli strumenti (a meno che il responsabile delle assunzioni non faccia ulteriori domande), ma dimostra di essere abile con alcuni strumenti che utilizzi per scopi specifici.

Errori da evitare quando si risponde

Se hai letto i suggerimenti e gli esempi di risposta di cui sopra, hai una buona idea di come descrivere il tuo sistema organizzativo e vincere questa domanda di colloquio.

Adesso vediamo alcuni errori che dovresti sempre evitare.

In primo luogo, non dare mai l’impressione di esitare a parlare dell’argomento o di avere difficoltà a organizzarti.

Se un responsabile delle assunzioni chiede informazioni sulle tue capacità organizzative, è probabile che ci tenga molto e/o che le ritenga fondamentali per il lavoro.

Vuole quindi vedere entusiasmo per l’argomento, non esitazione o paura.

In secondo luogo, non andare al colloquio senza aver fatto pratica con le risposte e aver rinfrescato la memoria sui tuoi processi, sugli strumenti e sui software che hai usato di recente e sul tuo approccio generale all’organizzazione.

A volte si segue una routine al lavoro ogni giorno e la si fa bene, ma non la si descrive da molto tempo e si fatica a trovare le parole giuste.

Questo, se non ti sei esercitato, può farti sembrare insicuro durante il colloquio.

Fortunatamente, puoi risolvere questo problema semplicemente esercitandoti a rispondere e assicurandoti di avere un’idea generale di cosa dire.

Le persone in cerca di lavoro che riescono a sembrare sicure di sé e della propria risposta avranno maggiori probabilità di impressionare il responsabile delle assunzioni, quindi esercitati a rispondere a domande come questa prima del colloquio.

Infine, non dare una risposta che non si riferisca al lavoro per il quale stai facendo il colloquio.

I datori di lavoro pensano alle loro specifiche mansioni quando ti fanno domande di colloquio. Quando il datore di lavoro ti fa domande relative al tuo lavoro passato, cerca di “adattare” la tua risposta alle esigenze del datore.

Ecco alcuni esempi di risposta personalizzata:

Se un lavoro richiede di pensare in fretta e di occuparsi di compiti occasionali e imprevisti, dimostra flessibilità e capacità di mantenere la calma e l’organizzazione sotto pressione.

Se prevedi di lavorare con una o due scadenze ravvicinate, parla di come hai gestito le scadenze in passato. Descrivi un sistema rapido, eventuali abitudini o, naturalmente, strumenti e tecnologie.

Se hai un ruolo in cui rimani a testa bassa e spesso svolgi un compito per ore e ore, mostra come utilizzi i tuoi metodi di organizzazione per avere meno distrazioni e rimanere concentrato più a lungo.

Per concludere

I responsabili delle assunzioni e gli intervistatori chiedono spesso “Come ti organizzi?” per assicurarsi che non farai fatica nel lavoro, non mancherai le scadenze o avrai bisogno di una grande quantità di “mani” per ogni progetto.

Il tuo obiettivo è quello di sembrare sicuro e “collaudato” quando descrivi le tue capacità organizzative.

Sii pronto a parlare degli strumenti e dei sistemi che utilizzi.

E, se possibile, condividi esempi che illustrino come tu sia rimasto organizzato nelle sfide e negli incarichi passati.

Non c’è problema se non utilizzi risorse high-tech nel tuo processo organizzativo. Google Calendar e le note scritte a mano vanno bene per alcuni lavori.

Descrivi semplicemente le competenze e i metodi che hai utilizzato.

Mostrando un livello di comfort e fiducia nelle tue capacità organizzative in generale, otterrai buoni risultati con questa domanda di colloquio.

Preparandoti a parlare con sicurezza e chiarezza della tua esperienza nell’organizzazione del lavoro e nella gestione dei compiti, dimostrerai al responsabile delle assunzioni che avrai successo anche nella sua azienda.

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