Come rispondere a una richiesta di colloquio (esempi di e-mail)

Non c’è niente di meglio della sensazione di ricevere un invito a un colloquio, ma non avere ancora fretta di rispondere. Devi assicurarti di rispondere correttamente con una chiara disponibilità per assicurarti il colloquio. In questo articolo, quindi, ti spiegherò come rispondere a una richiesta di colloquio da parte di un selezionatore o di un responsabile delle assunzioni con diversi esempi di e-mail che potrai utilizzare subito.

Condividerò anche i principali errori da evitare, quindi assicurati di leggere fino alla fine. 

Come rispondere a un invito a un colloquio con la propria disponibilità

Il modo migliore per rispondere a una richiesta di colloquio è ringraziare il datore di lavoro, confermare il tuo interesse a sostenere un colloquio e poi condividere la tua disponibilità specifica.  Concludi quindi l’e-mail dicendo che non vedi l’ora di parlare. Inoltre, se rispondi a una richiesta di colloquio telefonico, fornisci il numero di telefono migliore per raggiungerti. Se ti hanno invitato a un colloquio tramite videochiamata invece che per telefono, chiedi quale piattaforma video intendano utilizzare (se non l’hanno già specificata). In questo modo, potrai familiarizzare e prepararti. Se si tratta di Skype, potrai fornire un documento d’identità. Se si tratta di un’intervista su Zoom, fisseranno un incontro e ti forniranno un link.

Se stai cercando lavoro mentre sei disoccupato e sei disponibile praticamente a qualsiasi ora, può essere meglio fornire un paio di fasce orarie specifiche.  Ad esempio, se il tuo orario è molto libero, puoi rispondere al datore di lavoro indicando questa disponibilità:

Martedì – mercoledì, dalle 11:00 alle 17:00 ora italiana

Giovedì – venerdì, dalle 8:00 alle 15:00 ora italiana

Non sto suggerendo di rendere eccessivamente complicata la risposta a una richiesta di colloquio. Quando rispondi a una richiesta di colloquio, ti conviene che sia facile per il datore di lavoro fissare una data di incontro. Sto solo suggerendo che potrebbe non essere bello dire: “Sono libero tutta la settimana. Scelga un orario”. Come passo facoltativo, mi piace anche aggiungere una riga con scritto: “Se questi giorni e orari non vanno bene, fatemelo sapere e sposterò i miei impegni per trovare un altro orario”. È così che si accetta un colloquio in modo professionale. Inoltre, assicurati di specificare il fuso orario quando rispondi con la tua disponibilità al colloquio, proprio come negli esempi precedenti. Se non specifichi il fuso orario, la data e l’ora del colloquio possono confondersi, rallentando il processo di colloquio. Anche se stai facendo un colloquio per un lavoro locale, se l’azienda ha uffici all’estero, potresti avere un colloquio telefonico con qualcuno con un fuso orario diverso.

A seguire condividerò degli esempi completi di come scrivere un’email di risposta con la disponibilità al colloquio, quindi non preoccuparti se non sei ancora sicuro di come scrivere un’email di risposta completa all’invito.

Come rispondere a una richiesta di colloquio: esempi di e-mail

Esempio di e-mail n.1: risposta all’accettazione di una richiesta di colloquio telefonico

Se hai fatto domanda per un lavoro e il responsabile delle assunzioni o l’ufficio delle risorse umane ha risposto alla tua candidatura e ti ha invitato per un colloquio telefonico, ecco un modello di esempio che puoi utilizzare per rispondere.

Buongiorno NOME,

grazie per avermi risposto. Mi piacerebbe avere un colloquio telefonico per saperne di più sulla posizione e su ciò che state cercando.

Ecco la mia disponibilità per questa settimana:

Martedì – mercoledì, dalle 11:00 alle 17:00 ora italiana

Giovedì e venerdì, dalle 8:00 alle 15:00 ora italiana

Il numero migliore per raggiungermi è 555-182-5872

Se nessuno di questi orari funziona, me lo faccia sapere e sarò felice di proporre anche altre opzioni. Non vedo l’ora di parlare con lei.

Inoltre, se è in grado di dirmi chi chiamerà, sarebbe di grande aiuto. Mi piace sempre documentarmi e prepararmi in anticipo!

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Questo è un ottimo modo per rispondere a una richiesta di colloquio, perché si evitano le e-mail di risposta per la pianificazione dell’incontro e si scopre anche la persona con cui si parlerà, in modo da potersi preparare in anticipo!

Esempio di e-mail n.2: risposta all’accettazione di una richiesta di colloquio tramite videochiamata

Buongiorno NOME,

grazie mille per avermi risposto. Mi piacerebbe avere un colloquio tramite videochiamata per saperne di più sulla posizione e su ciò che state cercando.

Le dispiace dirmi quale piattaforma video utilizzeremo, in modo che possa prepararmi?

Ecco la mia disponibilità per un colloquio tramite videochiamata per questa settimana:

Martedì – mercoledì, dalle 11:00 alle 17:00 ora italiana

Giovedì – venerdì dalle 8:00 alle 15:00 ora italiana

Se nessuno di questi orari funziona, me lo faccia sapere e sarò felice di proporre anche altre opzioni. Non vedo l’ora di parlare con lei.

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Esempio di e-mail n.3: accettare l’invito a parlare di un reclutatore

Se vieni contattato da un selezionatore con cui non hai mai parlato, puoi usare l’esempio di email per rispondere ed esprimere il tuo interesse. Rispondi allo stesso indirizzo e-mail con cui ti hanno contattato.

Buongiorno NOME,

grazie per avermi contattato per questo ruolo. Sembra interessante. Mi piacerebbe sapere di più sulla posizione.

Ecco la mia disponibilità a parlare al telefono per questa settimana:

Dal lunedì al giovedì, dalle 7:00 alle 14:00 ora italiana.

Il numero migliore per raggiungermi è 555-281-6872

La ringrazio e non vedo l’ora di parlare con lei.

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Come già detto, includi più giorni/orari in termini di disponibilità. E se non hanno già i tuoi dati di contatto, includi anche quelli. Inoltre, assicurati di avere una registrazione della segreteria telefonica dal suono professionale! Non ti conviene che i datori di lavoro e i reclutatori ti chiamino e sentano un messaggio vocale poco professionale che hai registrato quando eri al liceo e che hai dimenticato!

Esempio di e-mail n.4: risposta e accettazione di una richiesta di colloquio faccia a faccia

Ora, se sei stato invitato a incontrarti di persona, puoi usare questo modello per fissare un giorno e finalizzare tutto!

Buongiorno NOME,

grazie per avermi risposto. Mi piacerebbe venire a fare un colloquio. Si tratta di un colloquio di un’intera giornata? O quante ore devo mettere da parte?

Sono disponibile dal lunedì al giovedì, dalle 7:00 alle 14:00 ora italiana.

La ringrazio e attendo un suo gentile riscontro.

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Questa è la struttura di base per rispondere all’azienda, ma è possibile aggiungere altri dettagli o domande secondo le tue necessità. Ad esempio, si tratta di una buona idea se vuoi chiedere i nomi delle persone o il numero di persone che incontrerai. Se hai bisogno di aiuto per trovare la sede dell’azienda per un colloquio faccia a faccia, puoi chiedere se hanno istruzioni anche per arrivare. Tuttavia, mi piace prima risolvere il problema della pianificazione dell’incontro e poi fare altre domande. Ecco perché ho mantenuto il modello di e-mail qui sopra molto semplice. Fai un passo alla volta ed eviterai confusione e messaggi di posta elettronica complicati. Ti consiglio quindi di utilizzare l’e-mail di esempio qui sopra e di fare altre domande una volta stabilito il giorno e l’ora!

Come confermare un colloquio via e-mail dopo che è stato programmato

Infine, se hai un colloquio in programma e vuoi solo confermare l’orario o assicurarti che sia ancora in corso, potrai utilizzare il seguente modello (invialo allo stesso indirizzo e-mail con cui hai comunicato in precedenza per definire l’incontro):

Buongiorno NOME,

volevo solo confermare che il colloquio si terrà ancora il ___ (giorno) alle ___ (ora).

Grazie e non vedo l’ora di parlare con lei!

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Come rifiutare un invito a un colloquio

Se non sei interessato a sostenere un colloquio, puoi semplicemente inviare una breve e-mail in cui dichiari di non essere più disponibile o di non essere interessato a questa particolare opportunità.

Esempio di e-mail per rifiutare una richiesta o un invito di colloquio:

Buongiorno NOME,

grazie per avermi risposto. Apprezzo l’invito al colloquio. Purtroppo non sono più disponibile e devo rifiutare. Le auguro buona fortuna nella ricerca del candidato per il ruolo. Se mi dovesse venire in mente qualcuno che potrebbe essere adatto, glielo farò sapere.

Cordiali saluti,
Il tuo nome

Se lo desideri, puoi anche offrirti di rimanere in contatto in futuro (se si tratta di un reclutatore o di un responsabile delle assunzioni con cui pensi di voler parlare in futuro). E se vuoi offrire un motivo per rifiutare, va bene. Ma non sei obbligato. Se ti senti di dire che è perché hai accettato un’altra posizione, o che il lavoro non è più quello che stai cercando ecc., scrivilo pure.  Come si vede nel modello di e-mail qui sopra, puoi anche offrirti di segnalare un amico o un collega per l’opportunità, se conosci qualcuno che è qualificato. 

Come modificare l’ora programmata del colloquio

Se hai già accettato un invito a un colloquio ma poi scopri un conflitto di orari e devi chiedere un cambiamento, non farti prendere dal panico. Ecco cosa fare: trova l’ultima e-mail di conferma del colloquio e rispondi prontamente e scusandoti, spiegando la situazione e chiedendo gentilmente se è possibile riprogrammare il colloquio. Fornisci anche nuovi orari/date della tua disponibilità a sostenere il colloquio. I responsabili delle assunzioni capiscono che hai altri obblighi oltre alla ricerca del lavoro e al processo di assunzione e, a patto che tu sia gentile e ti scusi, dovrebbero essere in grado di riprogrammare il tuo colloquio. È improbabile che tu perda l’opportunità di un incontro se sei gentile e proponi alcune opzioni su quando potrai fare il prossimo colloquio. Tieni presente che se il tuo messaggio arriva all’ultima ora potrebbe essere malvisto da un potenziale datore di lavoro. Ad esempio, non è consigliabile mandare un’e-mail all’azienda alle 23 della sera prima se il tuo colloquio è previsto per l’indomani mattina. Le emergenze possono comunque capitare e la tua migliore possibilità di fare una buona impressione se devi rimandare un invito a un colloquio è quella di seguire i consigli di cui sopra.

Oggetto dell’e-mail quando si risponde a un invito a un colloquio di lavoro

Ogni volta che ricevi una richiesta o un invito di colloquio, conserva l’oggetto che ha usato il datore di lavoro e premi “rispondi” per rispondere. La riga del datore di lavoro spesso include dettagli importanti come il lavoro ed eventualmente il nome dell’azienda, e non ti conviene eliminare queste informazioni. In questo modo i datori di lavoro potranno identificare rapidamente la tua risposta e vedere subito la tua disponibilità.

Domande da porre quando si risponde alle richieste di colloquio

A seguire, ecco un paio di domande da porre nelle tue e-mail o nei tuoi messaggi quando utilizzi i modelli sopra riportati. Inserisci le tue domande alla fine, se non sei sicuro di uno di questi argomenti: se non sei sicuro del formato del colloquio di lavoro (telefonico, videochiamata,di persona, ecc.), chiedilo quando rispondi. Se non sai con chi dovrai parlare o incontrare, controlla anche questo aspetto. Non preoccuparti: i modelli che condividerò nella prossima sezione ti aiuteranno in questo processo. E se non sei sicuro dell’opportunità esatta per cui sei stato preso in considerazione, chiedi anche questo. Il modo più semplice per farlo è chiedere una copia della descrizione del lavoro. Includi questa riga nella tua risposta: “Potreste inviarmi una copia della descrizione del lavoro in anticipo? Mi piace sempre fare ricerche e prepararmi”.

Errori da evitare quando si risponde ad un colloquio di lavoro

Se hai letto i consigli qui sopra, dovresti sapere come rispondere a una richiesta di colloquio per ottenere rapidamente un colloquio e fare allo stesso tempo un’ottima impressione. Ci sono però alcuni errori gravi che devi evitare di commettere, quindi voglio assicurarmi che anche tu li conosca… Innanzitutto, non lasciare che il tuo invito al colloquio rimanga in sospeso per troppo tempo. Se possibile, cerca di rispondere entro 24-48 ore. Non è necessario che tu controlli costantemente le e-mail, ma non lasciare l’azienda in attesa per una settimana. Inoltre, non rispondere senza esserti preso il tempo di indicare almeno un giorno o un orario che possa andare bene per un colloquio. Si tratta di un’ottima opportunità per dimostrare che hai spirito di iniziativa e sei un ottimo comunicatore. Ti consiglio quindi di fornire più giorni/orari per aiutarli a programmare il colloquio.

A seguire, correggi sempre le tue e-mail! Un refuso o un errore nella tua e-mail probabilmente non ti costerà il colloquio (a meno che non si tratti di un errore davvero grave), ma farà una cattiva impressione. Quindi controlla sempre che la tua email non contenga errori prima di inviarla! Correggi dall’alto verso il basso e dal basso verso l’alto. Questo è un buon trucco che ti aiuterà a cogliere più errori!

E infine, l’errore più grande di tutti: andare al colloquio senza prepararsi! Ci vuole molto impegno per trovare una buona posizione a cui candidarsi, inviare il curriculum e i documenti, fissare un colloquio e così via. Giusto? Quindi non buttare via il tuo duro lavoro e non sprecare l’opportunità lasciando che gli altri cercatori di lavoro ti superino in preparazione! Nella prossima sezione, condividerò i miei migliori consigli e le mie risorse per permetterti di battere la concorrenza!

Può capitare che l’orario di un colloquio debba essere spostato… Niente panico

Non è necessariamente un brutto segno se l’azienda cambia l’orario dell’invito al colloquio. I responsabili delle assunzioni e i reclutatori hanno un’agenda fitta di impegni e possono capitare degli eventi imprevisti e urgenti. Se ti chiedono di variare l’orario, fai del tuo meglio per trovare un nuovo orario che vada bene. Tuttavia, non aver paura di dire cosa funziona anche per TE. Va benissimo dire: “Grazie per avermi informato del conflitto di orari di oggi. Non è un problema. Purtroppo il nuovo orario che ha proposto per lunedì non è molto adatto. Potremmo fare qualcosa dalle 15.00 alle 17.00 di lunedì o dalle 12.00 alle 17.00 di martedì?” Se un determinato giorno o orario non va bene per te, non avere paura di dirlo.

Dopo aver fissato il colloquio: preparati a stupire

Dopo aver fissato un appuntamento per il colloquio, ecco i passaggi da seguire per prepararsi: innanzitutto, fai una ricerca sull’azienda. Esercitati anche sulle domande più comuni che i datori di lavoro fanno. Inoltre, lavora sul tuo linguaggio del corpo. Non si tratta solo di quello che dici durante il colloquio, ma anche di come appari e suoni mentre lo dici. Questo può distinguerti dalle altre persone in cerca di lavoro! Puoi anche approfittare del tempo prima del colloquio per fare altre domande, ad esempio per trovare l’ufficio dell’azienda e per sapere con chi dovrai parlare (selezionatore, responsabile delle assunzioni, ecc.)

E infine… controlla il tuo indirizzo e-mail nei giorni e nelle ore precedenti il colloquio, nel caso in cui ti contattino per eventuali modifiche.