Demande formelle de travailler à distance : Exemples de lettres

Si vous cherchez à rédiger une demande de travail à distance, cet article est pour vous. Nous allons voir comment rédiger toutes les parties d’une demande de travail à distance, y compris des exemples et des modèles pour demander à votre responsable de travailler à domicile, l’objet des emails, etc

N’envoyez pas votre lettre de demande de travail à distance avant d’avoir lu ces conseils…

Puis-je demander à mon employeur de travailler à distance ?

Tout travailleur peut demander à son employeur de travailler à distance. Toutefois, vous devez d’abord déterminer si vos tâches professionnelles peuvent être effectuées à distance à temps plein sans nuire à votre rendement. Certains emplois, comme ceux d’infirmière ou d’agent de sécurité, exigent votre présence physique et ne peuvent tout simplement pas être exercés à domicile. La première étape pour travailler à domicile est donc de trouver un poste qui le permette. Demandez-vous également si votre entreprise permet déjà à d’autres employés de travailler à domicile à temps plein ou de manière assez régulière. Si c’est le cas, l’employeur est plus susceptible de prendre votre demande en considération.

Il est toujours utile d’envoyer une demande de travail à distance, même si les autres employés ne sont pas autorisés à le faire. Vous pourriez être le pionnier de votre entreprise ou organisation à cet égard. Mais c’est un meilleur signe si d’autres personnes de votre entreprise travaillent déjà à domicile.

Ensuite, voyons quelques étapes et exemples pour rédiger votre lettre de demande de travail à distance.

Comment rédiger une demande de travail à distance ?

Pour rédiger votre demande de travail à distance, tenez compte du point de vue de votre responsable et rédigez une lettre convaincante qui montre comment vous continuerez à être productif (ou même deviendrez plus productif) en travaillant à domicile.

Assurez-vous d’employer “vous” dans la lettre, et pas seulement “je”.

Par exemple :

“Je suis convaincu qu’en travaillant à domicile, j’accomplirai plus de tâches pour vous, et un travail de meilleure qualité, parce que <raisons>.”

Gardez votre lettre relativement courte. Écrire davantage de contenu n’augmentera pas nécessairement vos chances d’obtenir un “oui” de votre patron lorsque vous demanderez à travailler à distance. En outre, envisagez d’utiliser votre lettre/email pour entamer la conversation, puis de la poursuivre par une rencontre en personne. Vous réussirez peut-être mieux à finaliser votre demande de travail à domicile si vous parlez à votre patron en personne.

Dans les prochains jours, nous examinerons plusieurs exemples de demande temporaire de travail à domicile et de demande permanente de travail à domicile. Vous avez également plus de chances d’obtenir un “oui” à votre demande de travail à distance si vous demandez d’abord une période d’essai pendant laquelle vous ne travaillerez à domicile qu’un ou deux jours par semaine.  Ensuite, vous pourrez passer au travail à domicile régulier les cinq jours par semaine. Je partagerai également des modèles d’email pour cela.

Exemples de lettres et modèles d’email pour demander à travailler à distance

Exemple d’email n°1 demandant à travailler régulièrement à domicile :

Bonjour <Nom du manager>,

Je vous écris pour vous demander s’il est possible de travailler à domicile dans le cadre de mon poste actuel.

Je suis enthousiaste quant à l’évolution du rôle et j’aime mon travail.

Pourtant, je crois que je serais plus productif pour vous sans mon long trajet <ou insérez une autre raison pour laquelle vous seriez plus productif à la maison>.

J’ai déjà aménagé un espace de bureau à domicile calme et organisé.

Je pourrais également venir au bureau en fonction des besoins, pour des réunions, des projets, etc.

Seriez-vous prêt à en discuter davantage ?

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Exemple d’email n° 2 demandant à travailler régulièrement à domicile :

Bonjour <Nom du manager>,

J’espérais pouvoir discuter de la possibilité de travailler à distance dans le cadre de mon poste actuel.

Je suis enthousiasmé par le travail que je fais, par le déroulement de mon rôle et par ce que j’apprends.

Pourtant, je pense que je serais encore plus productif et concentré à la maison, et que je pourrais passer plus de temps à produire du travail pour vous si je ne faisais pas la navette chaque matin et chaque soir.

Le travail à distance est-il un sujet dont vous seriez prêt à discuter plus avant ?

Merci,
<Votre nom>

Envisagez de demander à travailler à distance en envoyant un premier email plus court.

En général, les managers n’aiment pas les surprises. Qu’il s’agisse d’une démission, d’une demande de changement d’équipe ou, dans le cas présent, d’une demande de travail à domicile régulier, il est préférable de les familiariser avec l’idée. Ainsi, bien que j’aie fourni ci-dessus des exemples complets d’emails d’employés travaillant à distance, je souhaite également vous montrer une autre approche.

Avec cette approche progressive, vous écrivez une demande par email pour entamer un dialogue, puis vous poursuivez la conversation en personne ou par téléphone. Vous voudrez varier légèrement votre demande selon que les autres membres de l’équipe sont déjà à distance ou non. Consultez les exemples d’emails ci-dessous pour savoir comment rédiger votre demande.

Exemple d’email si les collègues travaillent déjà à distance :

Bonjour <Nom du manager>,

J’ai remarqué que certains membres de l’équipe de ce département travaillent à distance. Je voulais donc savoir s’il existait un processus pour y parvenir ou pour le demander.

Je pense que le fait de travailler à distance me permettrait d’être plus productif et plus concentré pour vous, et je pourrais également travailler plus d’heures puisque je ne ferais pas la navette chaque jour.

Pouvons-nous en discuter davantage, peut-être par téléphone ou en personne au bureau ?

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Exemple d’email si personne dans l’entreprise ne travaille encore à distance :

Bonjour <Nom du manager>,

Existe-t-il un processus par lequel un employé peut demander à travailler à distance pour <Nom de la société>?

C’est une idée qui m’intéresse depuis un certain temps, et je pense que travailler à distance me permettrait d’être plus productif et concentré.

Je serais ravi d’en discuter plus avant avec vous, peut-être lors d’un appel ou en face à face au bureau.

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Conseil : Demandez d’abord un accord de télétravail partiel

Un conseil pour convaincre une entreprise de vous laisser travailler à distance est de demander à ne travailler que quelques jours par semaine depuis chez vous pour commencer, puis de passer progressivement à un travail à distance à plein temps. Au lieu d’envoyer une lettre de demande pour travailler à distance 100% du temps, vous pourriez commencer par suggérer de travailler à domicile de temps en temps.

Par exemple, les mardis et les jeudis (ou deux autres jours par semaine).

Je préfère le mardi et le jeudi pour que votre patron et vos collègues ne pensent pas que vous essayez d’obtenir un week-end prolongé en travaillant à domicile. Lorsque vous commencez à travailler à distance, assurez-vous que votre productivité est SUPÉRIEURE à la normale. Montrez-leur sans aucun doute que vous pouvez travailler efficacement même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Participez aux chaînes d’emails et aux programmes de chat de l’entreprise pour montrer que vous êtes devant l’ordinateur et que vous ne profitez pas du fait que vous êtes à la maison, etc. Éliminez toutes les distractions et les bruits de fond pour les appels vidéo et les appels téléphoniques.

Faites en sorte qu’il soit indéniable que vous êtes productif à la maison. Ensuite, après quelques mois, vous pouvez envoyer une lettre de suivi demandant à travailler régulièrement à domicile (en utilisant les lettres types ci-dessus). Bien que cette méthode en deux étapes soit plus longue, elle augmentera vos chances d’obtenir un contrat de travail à distance à temps plein que vous pourrez conserver en permanence.

Exemple de lettre/modèle pour demander à travailler à domicile de façon partielle :

Bonjour <Nom du manager>,

J’espérais pouvoir discuter de la possibilité de travailler à distance dans le cadre de mon poste actuel.

Je suis enthousiasmé par le travail que je fais, par le déroulement de mon rôle et par ce que j’apprends.

Pourtant, je crois que je serais plus productif pour vous et plus concentré à la maison sans mon long trajet <ou insérez une autre raison pour laquelle vous seriez plus productif à la maison>.

J’ai déjà aménagé un espace de bureau à domicile calme et organisé.

Le travail à distance est-il un sujet dont vous seriez prêt à discuter plus avant ?

Je pourrais peut-être commencer par deux jours par semaine seulement pour déterminer si mes niveaux de productivité sont effectivement plus élevés.

Si c’est le cas, nous pourrions discuter de la manière dont je peux continuer à travailler à distance.

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Joignez une proposition de travail à distance à votre lettre de demande.

Afin de recueillir plus de conseils pour cet article, j’ai parlé à un coach de travail à distance. Jordan Carroll. Il recommande d’aller au-delà d’un email ou d’une lettre et de fournir à votre employeur une proposition de travail à distance. L’objectif de la proposition de travail à distance est de développer et d’élaborer votre projet de travail à domicile. Vous voulez que votre responsable ait moins de questions à poser, qu’il aborde les obstacles/préoccupations potentiels, etc.

Votre proposition de travail à distance doit inclure (sans s’y limiter) les points suivants :

1. Critères de réussite: indiquez clairement ce qui définit le succès, comment il est mesuré et quand vous réviserez vos chiffres et vos réalisations. Réfléchissez aux mesures d’évaluation que vous utilisez actuellement dans votre travail quotidien et faites des estimations raisonnables sur le moment et les tâches que vous pourrez accomplir depuis votre domicile.
2. Plans de secours: soyez proactif en proposant un plan de secours pour tout obstacle qui pourrait survenir. Si (Situation A) se produit, alors nous allons (Solution A). Donnez des exemples pour autant de situations que vous pouvez imaginer, dans la limite du raisonnable. Réfléchissez à votre rôle et à ce qui se présente dans votre charge de travail quotidienne qui nécessiterait des imprévus, et abordez ces scénarios dans votre proposition.
3. Les avantages du travail à distance: Quels sont les facteurs déterminants et les avantages que vous souhaitez tirer de cette expérience ? Comment votre travail s’améliorerait-il ? L’énumération des circonstances spécifiques qui motivent votre demande aidera votre direction à faire preuve d’empathie.
4. Cadence de communication: si votre manager actuel est habitué à vous voir au bureau tous les jours, le fait de ne pas vous avoir physiquement sur place sera un ajustement de sa part. Proposez une cadence pour les moments où vous communiquerez et la manière dont vous le ferez (téléphone, Zoom, chat en ligne, etc.). En fournissant à votre entreprise un calendrier que vous comptez respecter, vous aidez également votre responsable à comprendre comment vous comptez structurer votre nouvelle liberté tout en maintenant votre productivité.

Demander à travailler à domicile lorsque votre travail se déroule déjà bien

Si vous demandez un travail permanent à distance, n’oubliez pas que vous augmenterez vos chances si vous attendez d’être performant dans le poste. Attendez également d’avoir occupé le poste pendant au moins quelques mois avant de soumettre votre lettre de demande de travail à distance. Si vous regardez les deux premiers modèles d’email ci-dessus pour soumettre une demande de travail à domicile régulier, vous verrez une mention de la manière dont vous pensez que le rôle se déroule bien. C’est à dessein. Si vous voulez décrocher un emploi permanent à distance dès le début d’un poste, vous devriez idéalement poser des questions à ce sujet lors de l’entretien d’embauche. En posant la question lors de l’entretien, vous pouvez identifier les préoccupations de l’employeur potentiel, y répondre et évaluer si cette entreprise vous autorisera un jour à travailler à distance. Certains employeurs ne sont tout simplement pas ouverts au travail à distance. De nombreuses entreprises se rallient à l’idée, et le sujet n’est plus aussi délicat ces derniers temps, mais certains employeurs ont encore des craintes ou des politiques contre le travail à distance.

Email, lettre ou conversation : La meilleure façon de demander à travailler à distance

Jouez sur vos points forts lorsque vous demandez à travailler à distance. Plus haut, j’ai mentionné certains avantages à demander en personne plutôt que par email. Toutefois, si vous êtes plus à l’aise avec les emails, c’est également un bon choix. Vous pensez peut-être que vous serez plus efficace et mieux organisé en présentant vos arguments par écrit. Dans ce cas, il est judicieux de rédiger un email exposant toutes les raisons pour lesquelles vous aimeriez travailler à domicile. De plus, avec l’email, vous pouvez attendre un jour, revenir en arrière et le relire, et demander l’avis d’un membre de votre famille, avant d’appuyer sur “envoyer”. Si vous dites quelque chose dans une conversation en direct, vous ne pouvez pas le retirer. Néanmoins, un responsable appréciera que vous soyez franc et que vous en discutiez en personne avec lui, alors pesez le pour et le contre de chaque option lorsque vous décidez comment soumettre votre demande.

Lignes d’objet des emails pour demander à travailler à domicile

Si vous décidez d’envoyer votre demande de travail à domicile par email, choisissez un objet simple comme celui-ci :

• Question sur le régime de travail
• Question de travail
• Question pour vous
• Question

Chaque entreprise a des procédures et des attentes différentes en matière de communication par email et d’objet des messages. En cas de doute, suivez les directives internes de votre entreprise. Si vous n’êtes pas sûr de la ligne d’objet à utiliser et que votre entreprise ne spécifie pas dans sa documentation/lignes directrices officielles la manière exacte dont vous devez rédiger vos emails, vous pouvez utiliser les lignes d’objet ci-dessus.

Notez que vous pouvez également utiliser l’une des lignes d’objet ci-dessus si vous envoyez un email à votre service des ressources humaines pour demander à travailler à domicile. Toutefois, je recommande de demander d’abord à votre supérieur direct l’autorisation de travailler à distance. Le fait de travailler à distance aura un impact plus direct sur votre responsable et votre équipe. Il s’agit donc d’une demande que vous devez adresser directement à votre responsable, si possible.

Exemples de lettres de demande de travail à domicile temporaire

Il se peut que vous souhaitiez envoyer une demande de travail à domicile temporaire, pour des raisons personnelles, de santé, familiales, etc. Vous pouvez utiliser les deux modèles ci-dessous pour vous aider à rédiger votre courriel ou votre lettre de demande de travail temporaire à distance.

Exemple de demande de travail à domicile temporaire (problèmes de santé personnels) :

Bonjour <Nom du manager>,

Je voulais savoir s’il me serait possible de travailler temporairement à domicile pour des raisons de santé, pendant environ <nombre de jours/semaines/mois>.

Je travaille à la résolution d’un problème de santé personnel et cela m’aiderait beaucoup si je pouvais travailler à distance pendant cette période.

Je conserverais les mêmes heures de travail et la même qualité de travail, et je serais disponible en ligne pour les appels de contrôle, les réunions et toutes les autres conversations qui ont lieu tout au long de ma journée de travail au bureau.

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Exemple de demande de travail à domicile temporaire (problèmes familiaux) :

Bonjour <Nom du manager>,

Serait-il possible de travailler à distance sur une base temporaire, pour <nombre de jours/semaines/mois> ?

Je suis au milieu d’une urgence familiale, et bien que je maintiendrais les mêmes heures de travail et la même qualité de travail, cela m’aiderait beaucoup de pouvoir le faire de chez moi pendant cette période.

Je suis heureux de discuter davantage ou de clarifier tout ce qui est nécessaire.

Meilleures salutations,
<Votre nom>

Que faire si votre demande de télétravail est refusée ?

Même si vous avez fait un travail remarquable au cours de l’année écoulée ou plus, que vous avez rédigé l’email et l’objet parfaits pour demander à travailler à domicile, et que vous avez mis en avant de nombreux points forts et arguments, rien ne garantit que vous obtiendrez un “oui”.

Quelle que soit la réaction de votre supérieur à votre demande de travail à domicile, essayez de ne pas montrer votre déception lors de la réunion, et ne montrez surtout pas votre colère. Si l’absence d’options de travail à distance est un obstacle pour vous, vous pouvez tranquillement mener une recherche d’emploi et envisager de passer à autre chose lorsque vous serez prêt. Parfois, il est plus facile de trouver un emploi entièrement à distance que d’essayer de convertir votre poste actuel au bureau en un poste à distance. Cela est particulièrement vrai si aucun de vos collègues n’est actuellement en mesure de travailler à domicile.

Cependant, entamer une recherche d’emploi est une option radicale. Dans un premier temps, vous pourriez également poser quelques questions ouvertes à votre responsable, telles que :

• “Quelle est votre principale préoccupation en ce qui concerne le fait que je travaille à distance ?”
• “Je vois. Pourquoi ça ?”

Vous ne pouvez pas répondre et poursuivre votre argumentation si vous ne comprenez pas d’abord leur objection. Poser des questions ouvertes et non menaçantes peut être un moyen fantastique de négocier et de faire avancer la conversation. Si personne dans votre entreprise n’a jamais travaillé à distance, votre responsable peut être pris au dépourvu par l’idée et avoir besoin de temps et de discussions pour commencer à en voir les avantages. Si votre patron n’est pas disposé à vous laisser partir à distance, mais que vous savez que d’autres départements ou équipes de l’entreprise sont partiellement ou entièrement à distance, vous pouvez demander un transfert.

Conclusion

Si vous suivez les conseils ci-dessus, vous aurez une demande de travail à domicile professionnelle et formelle, que vous souhaitiez travailler à distance régulièrement ou temporairement. Bien que certaines entreprises n’offrent pas de travail à distance permanent, de plus en plus d’employeurs sont ouverts à l’idée et il ne faut donc pas hésiter à demander ! N’oubliez pas d’expliquer pourquoi une formule de travail à distance serait bénéfique pour l’employeur et envisagez de commencer par envoyer une demande d’essai dans laquelle vous demandez à travailler à domicile deux jours par semaine.

Cette stratégie vous donnera les meilleures chances de réaliser votre rêve de travailler à domicile et de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Et si vous entendez “non”, ne vous découragez pas. Il se peut que vous vous heurtiez simplement à la culture d’une entreprise et à un état d’esprit vieux jeu. Ou un responsable particulier qui ne croit pas à la possibilité de travailler à distance. Parfois, vous devrez changer d’emploi pour trouver la formule de travail à distance que vous recherchez. Au moins, vous vous êtes renseigné avant de faire un grand changement !

Pour en savoir plus : Les emplois à distance les mieux rémunérés.