Rien ne vaut le sentiment de recevoir une invitation à un entretien, mais ne vous précipitez pas pour y répondre. Vous devez vous assurer que vous répondez correctement avec une bonne disponibilité pour obtenir l’entretien. Dans cet article, je vais donc vous expliquer comment répondre à une demande d’entretien émanant d’un recruteur ou d’un employeur, avec plusieurs exemples d’e-mails que vous pouvez utiliser immédiatement.
Je partagerai également les principales erreurs que vous devez éviter, alors assurez-vous de lire jusqu’à la fin.
Comment Répondre à une Invitation d’Entretien et indiquer sa Disponibilité
La meilleure façon de répondre à une demande d’entretien est de remercier l’employeur, de confirmer votre intérêt pour un entretien, puis de faire part de votre disponibilité. Puis, terminez le courriel en leur disant que vous êtes impatient de leur parler. De même, si vous répondez à une demande d’entretien téléphonique, indiquez le meilleur numéro de téléphone pour qu’ils puissent vous joindre. Lorsqu’ils vous invitent à un entretien vidéo plutôt qu’à un entretien téléphonique, demandez-leur la plateforme vidéo qu’ils prévoient d’utiliser (s’ils ne l’ont pas déjà précisé). Ainsi, vous pourrez vous-y familiariser et vous préparer. Si c’est Skype, vous pouvez fournir votre ID. Dans le cas d’un entretien Zoom, ils organisent une réunion et fournissent un lien.
Notez que si vous recherchez un emploi alors que vous êtes au chômage et que vous êtes disponible pratiquement à tout moment, il peut être préférable de fournir quelques créneaux horaires spécifiques. Par exemple, si votre emploi du temps est largement ouvert, vous pouvez répondre à l’employeur en indiquant cette disponibilité :
Mardi – mercredi, 11h00 – 17h00, heure de l’Est
Jeudi et vendredi, de 8 h à 15 h heure de l’Est
Je ne vous suggère pas de rendre les choses trop compliquées lorsque vous répondez à une demande d’entretien. Lorsque vous répondez à une demande d’entretien, vous devez faire en sorte qu’il soit facile pour l’employeur de programmer votre entretien. Je suggère simplement que ce n’est peut-être pas très élégant de dire : “Je suis libre toute la semaine. Choisissez simplement une date.” À titre facultatif, j’aime aussi ajouter une ligne qui dit : “Si ces jours et ces heures ne conviennent pas, faites-le moi savoir et je modifierai mon emploi du temps pour trouver un autre moment.” Voilà comment vous acceptez un entretien de manière professionnelle. Veillez également à préciser le fuseau horaire lorsque vous répondez en indiquant votre disponibilité pour un entretien, comme dans les exemples ci-dessus. Si vous ne précisez pas le fuseau horaire, la date et l’heure de l’entretien peuvent être confondues, ce qui pourrait ralentir le processus d’entretien. Même si vous passez un entretien pour un emploi local, si l’entreprise a des bureaux ailleurs, il se peut que vous ayez un entretien téléphonique avec une personne située dans un autre fuseau horaire.
Je vous présenterai ensuite des exemples concrets de comment rédiger un e-mail de réponse à une demande d’entretien, alors ne vous inquiétez pas si vous ne savez toujours pas comment rédiger un e-mail complet de réponse à une demande d’entretien.
Comment répondre à une demande d’entretien : Exemples d’e-mails
Exemple d’e-mail 1 : Réponse pour Accepter une Demande d’Entretien Téléphonique
Si vous avez postulé à un emploi et que le responsable du recrutement ou le service des ressources humaines a répondu à votre candidature et vous a invité à un entretien téléphonique, voici un modèle de réponse que vous pouvez utiliser.
Bonjour NOM,
Merci de m’avoir répondu. J’aimerais avoir un entretien téléphonique et en savoir plus sur le poste et le profil que vous recherchez.
Voici mes disponibilités cette semaine :
Mardi – mercredi, 11h00 – 17h00, heure de l’Est
Jeudi et vendredi, de 8 h à 15 h (heure de l’Est)
Le meilleur numéro pour me joindre : 555-182-5872
Si aucun de ces horaires ne convient, faites-le moi savoir et je serai heureux de proposer d’autres options. J’ai hâte de vous parler.
De plus, si vous pouvez me dire qui appellera, ce serait d’une grande aide. J’aime toujours faire des recherches et me préparer à l’avance !
Meilleures salutations,
Votre nom
Il s’agit d’une excellente façon de répondre à une demande d’entretien, car vous évitez les échanges de courriels pour l’établissement du calendrier, et vous découvrez également la personne à qui vous allez parler, ce qui vous permet de vous préparer à l’avance !
Exemple d’e-mail 2 : Réponse pour Accepter une Demande d’Entretien Vidéo
Bonjour NOM,
Merci beaucoup de m’avoir recontacté. J’aimerais avoir un entretien vidéo et en savoir plus sur le poste et ce que vous recherchez.
Pourriez-vous me dire quelle plateforme vidéo nous utiliserons, pour que je puisse me préparer ?
Voici ma disponibilité pour un entretien vidéo cette semaine :
Mardi – mercredi, 11h00 – 17h00, heure de l’Est
Jeudi – vendredi 8h00 – 15h00, heure de l’Est
Si aucun de ces horaires ne convient, faites-le moi savoir et je serai heureux de proposer d’autres options. J’ai hâte de vous parler.
Meilleures salutations,
Votre nom
Exemple d’e-mail 3 : Accepter l’Invitation d’un Recruteur à une Conversation
Si vous êtes contacté par un recruteur avec lequel vous n’avez jamais parlé, vous pouvez utiliser l’exemple d’e-mail pour répondre et exprimer votre intérêt. Répondez simplement à la même adresse électronique que celle utilisée pour vous contacter.
Bonjour NOM,
Merci de m’avoir contacté au sujet de ce poste. Cela semble intéressant. J’aimerais en savoir plus sur ce poste.
Voici mes disponibilités pour parler au téléphone cette semaine :
Du lundi au jeudi, de 7 h à 14 h (CT)
Le meilleur numéro pour me joindre : 555-281-6872
Merci, et j’ai hâte d’échanger avec vous.
Meilleures salutations,
Votre nom
Comme mentionné précédemment, indiquez plusieurs jours/heures en termes de disponibilité. Et s’ils n’ont pas déjà vos coordonnées, indiquez-les également. Assurez-vous également d’avoir un enregistrement de messagerie vocale de qualité professionnelle ! Il serait désagréable qu’un employeur ou un recruteur vous appelle et entende un message vocal non professionnel que vous avez enregistré lorsque vous étiez au lycée et que vous avez oublié !
Exemple d’e-mail 4 : Réponse et Acceptation d’une Demande d’Entretien en Face à Face
Ensuite, si vous avez été invité à vous rencontrer en personne, vous pouvez utiliser ce modèle pour fixer un jour et tout conclure !
Bonjour NOM,
Merci de m’avoir rappelé. J’adorerais venir et avoir l’interview. S’agit-il d’un entretien d’une journée entière ? Ou combien d’heures dois-je mettre de côté ?
Je suis disponible du lundi au jeudi, de 7 h à 14 h, heure centrale.
Merci et au plaisir de vous lire.
Meilleures salutations,
Votre nom
Il s’agit d’une structure de base pour répondre à l’entreprise, mais vous pouvez également ajouter d’autres détails/questions si nécessaire. Par exemple, si vous voulez demander le nom des personnes que vous allez rencontrer, ou le nombre de personnes que vous allez rencontrer, c’est une bonne idée. Si vous avez besoin d’aide pour trouver les locaux de l’entreprise pour un entretien en face à face, vous pouvez demander s’ils ont des instructions pour y accéder. Cependant, je préfère d’abord régler la question du calendrier, avant de poser d’autres questions. C’est pourquoi j’ai gardé le modèle d’e-mail ci-dessus très simple. Allez-y étape par étape, et vous éviterez la confusion et les e-mails compliqués. Je vous recommande donc d’utiliser l’exemple d’e-mail ci-dessus, puis de poser d’autres questions une fois le jour et l’heure fixés !
Comment Confirmer un Entretien par E-mail Après qu’il ait été Programmé
Enfin, si vous avez un entretien programmé et que vous souhaitez simplement confirmer l’heure ou vous assurer qu’il a toujours lieu, vous pouvez utiliser le modèle suivant (envoyez-le à la même adresse électronique que celle avec laquelle vous avez communiqué pour la programmation préalable) :
Bonjour NOM,
Je tenais juste à confirmer que l’interview aura toujours lieu le ___ (jour) à ___ (heure).
Merci, et j’ai hâte d’échanger avec vous !
Meilleures salutations,
Votre nom
Comment Décliner une Invitation à un Entretien
Si vous n’êtes pas intéressé par un entretien, vous pouvez simplement envoyer un bref courriel indiquant que vous n’êtes plus disponible ou que vous n’êtes pas intéressé par cette opportunité particulière.
Modèle d’e-mail pour refuser une demande d’entretien/invitation :
Salut NOM,
Merci de m’avoir contacter. J’apprécie l’invitation à l’interview. Malheureusement, je ne suis plus disponible et je me vois dans l’obligation de désister. Je vous souhaite bonne chance dans l’attribution du poste, et si je pense à quelqu’un qui pourrait convenir, je lui en ferai part.
Meilleures salutations,
Votre nom
Vous pouvez également proposer de rester en contact à l’avenir si vous le souhaitez (s’il s’agit d’un recruteur ou d’un employeur avec lequel vous pensez vouloir faire affaire par la suite). Et si vous voulez donner une raison de refus, c’est très bien. Mais vous n’êtes pas obligée. Si vous le souhaitez, vous pouvez leur dire que c’est parce que vous avez accepté un autre poste, ou que le poste ne correspond plus tout à fait à ce que vous recherchez, etc. Comme le montre le modèle d’e-mail ci-dessus, vous pouvez également proposer de recommander un ami ou un collègue pour l’opportunité si vous connaissez quelqu’un qui est qualifié.
Comment Modifier l’Heure Programmer pour votre Entretien
Si vous avez déjà accepté une invitation à un entretien mais que vous découvrez ensuite un conflit d’horaire et devez demander un changement, ne paniquez pas. Voici ce qu’il faut faire : Trouvez le dernier courriel de confirmation d’entretien et répondez rapidement en vous excusant, en expliquant la situation et en demandant poliment s’il est possible de reporter l’entretien. Indiquez également les nouvelles heures/dates auxquelles vous êtes disponible pour l’entretien. Les responsables du recrutement comprennent que vous avez d’autres obligations en dehors de la recherche d’emploi et du processus de recrutement, et tant que vous êtes poli et que vous vous excusez, ils devraient être en mesure de reprogrammer votre entretien. Il est peu probable que vous perdiez l’opportunité d’un entretien si vous êtes poli et si vous proposez quelques options pour le prochain entretien. Notez que votre message peut être mal perçu par un employeur potentiel s’il est envoyé à la dernière minute. Par exemple, si votre entretien a lieu demain matin et que vous envoyez un courriel à l’entreprise à 23 heures la veille, ce n’est pas idéal. Mais il y a toujours des urgences, et votre meilleure chance de faire bonne impression si vous devez reporter une invitation à un entretien est de suivre les conseils ci-dessus.
Ligne Objet de l’E-mail Pour la Réponse à une Invitation d’Entretien
Chaque fois que vous recevez une demande ou une invitation à un entretien, gardez simplement la ligne d’objet utilisée par l’employeur et appuyez sur “Répondre” pour répondre. La ligne de l’employeur comprend souvent des détails importants comme le poste et éventuellement le nom de l’entreprise, et vous ne devez pas supprimer ces informations. Cela aidera les employeurs à identifier rapidement votre réponse et à voir rapidement votre disponibilité.
Questions à Poser en Répondant aux Demandes d’Entretien
Ensuite, voici quelques questions à poser dans votre courriel ou votre message lorsque vous utilisez les modèles ci-dessus. Posez vos questions en dernier lieu si vous n’êtes pas situé sur l’un de ces points : Si vous n’êtes pas sûr du type d’entretien pour le poste (téléphone, vidéo, en personne, etc.), posez cette question dans votre réponse. Si vous ne savez pas à qui vous allez parler ou rencontrer, assurez-vous également de le savoir. Rassurez-vous, les modèles que je vais vous présenter dans la section suivante vous aideront à le faire. Et si vous n’êtes pas assuré de connaître le type de poste pour lequel vous êtes pressenti, demandez-le également. La façon la plus simple de le faire est de demander une copie de la description du poste. Incluez cette phrase dans votre réponse : “Vous est-il possible de m’envoyer une copie de la description du poste à l’avance ? Je préfère toujours faire des recherches et me préparer.”
Les Erreurs à Éviter Dans votre Réponse pour Accepter un Entretien
Si vous avez lu les conseils ci-dessus, vous devriez savoir comment répondre à une demande d’entretien pour obtenir un entretien rapidement et faire une bonne impression par la même occasion. Cependant, il y a quelques GRANDES erreurs que vous devez éviter de commettre, alors je veux m’assurer que vous les connaissez aussi… Tout d’abord, ne laissez pas votre invitation à un entretien attendre trop longtemps. Essayez de répondre dans les 24 à 48 heures si possible. Vous n’avez pas besoin de vérifier vos e-mails en permanence, mais ne laissez pas non plus l’entreprise attendre pendant une semaine. Ne répondez pas non plus sans prendre le temps d’indiquer au moins un jour ou une heure qui conviendrait pour un entretien. C’est une excellente occasion de montrer que vous prenez des initiatives et que vous êtes un excellent communicateur. Je vous recommande donc de proposer plusieurs jours/heures pour les aider à planifier l’entretien.
Ensuite, relisez toujours votre courriel ! Une faute de frappe ou une erreur dans votre courriel ne vous fera probablement pas perdre l’entretien (à moins qu’il ne s’agisse d’une erreur TRÈS grave), mais cela donne une mauvaise impression. Vérifiez donc toujours que votre courriel ne contient pas d’erreurs avant de l’envoyer ! Relisez de haut en bas et de bas en haut. C’est une bonne astuce qui vous aidera à repérer d’eventuelles erreurs !
Et enfin, la plus grosse erreur de toutes : se présenter à l’entretien sans se préparer ! Il faut beaucoup d’efforts pour trouver un bon poste auquel postuler, soumettre son CV et ses documents, organiser un entretien, etc. N’est-ce pas ? Alors ne gâchez pas votre travail et ne gâchez pas l’occasion en laissant les autres demandeurs d’emploi vous surpasser en termes de préparation ! Dans la prochaine section, je vous ferai part de mes meilleurs conseils et ressources pour vous aider à battre la concurrence !
Les Changements d’Horaire d’Entretiens sont Récurrents … Ne Paniquez Pas
Ce n’est pas nécessairement un mauvais signe si l’entreprise modifie le calendrier de son invitation à l’entretien. Les responsables du recrutement et les employeurs ont des emplois du temps chargés et il arrive parfois que des petites urgences surviennent. Donc, s’ils demandent un changement, faites de votre mieux pour trouver un nouveau moment qui convienne. Toutefois, n’ayez pas peur de dire ce qui fonctionne pour VOUS aussi. Vous pouvez tout à fait dire : “Merci de m’avoir informé du conflit d’horaire aujourd’hui. Ce n’est pas un problème. Malheureusement, le nouvel horaire que vous avez proposé pour lundi ne me convient pas. Pourrions-nous organiser quelque chose de 15 h à 17 h lundi, ou de 12 h à 17 h mardi ?”. Si un certain jour ou une certaine heure ne vous convient pas, n’ayez pas peur de le dire.
Après avoir planifié votre entretien : Préparez-vous à impressionner
Après avoir fixé une date pour votre entretien, voici des étapes pour vous aider à vous préparer : Tout d’abord, faites des recherches sur l’entreprise. Entraînez-vous aussi à répondre aux questions courantes que les employeurs posent. Également, travaillez sur votre langage corporel. Il ne s’agit pas seulement de ce que vous dites au cours de l’entretien, mais aussi de la manière dont vous vous présentez et dont vous vous exprimez en le disant. Cela peut vous distinguer des autres demandeurs d’emploi ! Vous pouvez également profiter du temps qui précède l’entretien pour poser toutes les questions supplémentaires que vous souhaitez – sur la façon de trouver les bureaux de l’entreprise et sur la personne à qui vous parlerez (recruteur, responsable du recrutement, etc.).
Et enfin… surveillez votre adresse électronique dans les jours/heures précédant l’entretien au cas où ils vous contacteraient au sujet d’un quelconque changement.