Aucune réponse ? Voilà comment faire une suivi par e-mail

By Biron Clark

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Après votre entretien

Biron Clark

Biron Clark

Writer & Career Coach

 

Vous avez terminé votre entretien, vous êtes rentré chez vous tout excité d’avoir une réponse, mais que faire maintenant ? Peut-être que cela fait quelques jours (ou semaines) et que vous n’avez rien entendu de nouveau. Dans cet article, je vais vous montrer comment envoyer un e-mail de suivi après un entretien si vous n’avez pas obtenu de réponse, notamment :

  • Comment demander poliment le résultat d’un entretien (tout en évitant les erreurs critiques qui peuvent nuire à vos chances d’obtenir le poste)
  • Les meilleures lignes d’objet à utiliser pour vos e-mail de suivi
  • Des exemples d’e-mails et des modèles que vous pouvez copier mot à mot.
  • Le temps d’attente avant l’envoi de l’e-mail (et le moment où il faut envoyer un deuxième e-mail si nécessaire).
  • Deux conseils “d’initiés” basés sur mon expérience de recruteur, pour rendre tous vos suivis plus faciles et sans stress.

Comment Réaliser un Suivi par E-mail Après un Entretien :

Étape 1 : Rédigez une Ligne d’Objet Solide pour l’E-mail de suivi.

Les lignes d’objet des e-mails sont importantes car elles déterminent si votre e-mail sera ouvert, et à quelle vitesse.

Je vous recommande de faire un suivi auprès de la personne qui vous aurait dit qu’elle vous contacterait après votre entretien, ou si vous n’êtes pas sûr, faites un suivi auprès de la personne qui vous a envoyé un e-mail pour fixer l’entretien.

La personne qui a programmé votre entretien est une bonne personne à contacter pour vérifier le statut d’une d’information sur l’entretien.

La meilleure façon de rédiger l’objet d’un courriel de suivi est de répondre simplement au dernier courriel (celui que vous avez utilisé pour planifier l’entretien) et de conserver la ligne d’objet.

Par exemple, disons qu’il s’agissait de l’objet de l’e-mail récente :

Entretien le jeudi à 10h00

Vous devez cliquer sur “répondre” dans votre programme de messagerie et la ligne d’objet ressemblera à ceci :

Re : Entretien le jeudi à 10h00

En poursuivant le fil de discussion existant et en laissant l’objet tel, vous augmentez les chances que votre message soit ouvert plus rapidement. Le destinataire ouvrira votre courriel de suivi parce que l’objet du courriel est clair (et il est clair que vous n’êtes pas un intrus ou quelqu’un qui lui envoie un courriel à froid).

Si vous n’avez pas d’e-mail précédent auquel répondre, choisissez l’une des lignes d’objet suivantes pour votre e-mail de suivi d’entretien :

  • Suivi d’entretien d’embauche
  • Suivi concernant l’entretien d’embauche
  • Suivi du statut de l’entretien
  • Suivi concernant les résultats d’entretiens

Étape 2 : Rédiger le Corps de Votre E-mail de Suivi

Le corps de votre courriel de suivi doit être court et précis. La plupart des employeurs préfèrent recevoir un courriel de suivi court et gentil après l’entretien d’embauche, sans aucune information inutile. Soyez donc clair et direct sur la raison de votre suivi. Ne soyez pas timide. Cependant, vous devez être poli et respectueux, quel que soit le temps d’attente.

Comment rédiger un courriel de suivi après un entretien :

  1. Saluez le destinataire par son prénom.
  2. Expliquez que vous effectuez un suivi concernant l’emploi pour lequel vous avez passé un entretien, afin de demander où en est la situation.
  3. Soyez précis lorsque vous mentionnez l’emploi ; indiquez le titre du poste, la date de l’entretien, ou les deux.
  4. Réaffirmez votre intérêt pour le poste.
  5. Demandez directement une mise à jour et dites que vous êtes impatient de connaître les prochaines étapes.
  6. Terminez en remerciant le lecteur et en signant de votre nom et prénom.
  7. Faites en sorte que votre courriel de suivi d’entretien soit court et précis, sans contenu inutile.
  8. Lancez le correcteur orthographique et relisez tout avant d’envoyer votre courriel de suivi.
  9. Gardez un ton positif tout au long du processus et ne montrez pas de frustration, même s’il s’agit d’un deuxième ou troisième suivi après une absence de réponse.

Ce dernier point est essentiel. Même si vous êtes sur le point d’envoyer un deuxième ou troisième e-mail de suivi d’entretien après deux semaines, le fait d’écrire un message grossier ou de montrer votre frustration n’ accélérera pas le processus de décision de l’employeur, et pourrait même vous coûter le poste.

Adoptez donc un ton positif, dites à l’employeur que vous vérifiez les mises à jour du statut et que vous êtes impatient de connaître son avis lorsqu’il en aura l’occasion, puis concluez en disant quelque chose comme, “Merci beaucoup pour votre temps. J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles quand vous en aurez l’occasion.”

Ensuite, nous allons rendre encore plus facile la tâche d’envoye d’email après l’entretien. Je vais vous donner des exemples mot à mot que vous pouvez copier…

Exemples d’E-mail de Suivi Après un Entretien

Premier E-mail de Suivi :

Salut <NOM>,

J’espère que tout va bien.

Je fais un suivi pour voir si vous avez des mises à jour concernant le poste <TITRE DU POSTE> pour lequel j’ai passé un entretien le <DATE>.

J’ai hâte de connaître les prochaines étapes, car d’après ce que j’ai appris, le rôle semble correspondre parfaitement à mon profil ! Toute nouvelle que vous pouvez partager serait formidable.

Merci énormément,
<VOTRE NOM>

Après l’avoir envoyée, attendez cinq jours ouvrables pour recevoir une réponse. Si vous ne recevez pas de réponse à ce moment-là, il est temps d’envoyer un deuxième courriel… 

Deuxième Courriel de Suivi Après une Absence de Réponse :

Salut <NOM>,

Je n’ai pas eu de réponse à mon dernier courriel, alors je voulais vérifier comment le processus d’entretien se déroule de votre côté.

Y a-t-il des nouvelles que vous pouvez partager concernant le poste <TITRE DU POSTE>? Je suis toujours intéressé par cette opportunité, et j’attends avec impatience de vous entendre lorsque vous aurez des nouvelles à partager.

Merci beaucoup,
<VOTRE NOM>

Remarque : les modèles d’e-mails de suivi ci-dessus sont plus adaptés si vous avez déjà envoyé un e-mail de remerciement le lendemain de votre entretien.

Mais on ne peut pas remonter le temps. Ainsi, si vous n’avez pas envoyé de note de remerciement après votre entretien, vous pouvez rédiger un courriel de suivi qui remercie également l’employeur…

Les étapes de base du suivi de l’entretien ci-dessus fonctionneront toujours, mais nous devons ajouter un élément presqu’en début de l’e-mail de suivi. Après avoir salué le responsable du recrutement ou l’intervieweur par son nom, vous devez le remercier d’avoir pris le temps de vous interviewer. Je mentionnerais également la date précise à laquelle vous avez parlé pour le leur rappeler. Par exemple : “Cher Jeff, merci d’avoir pris le temps de me rencontrer jeudi.”

Ensuite, vous pouvez utiliser les mêmes étapes que nous avons couvertes ci-dessus pour un courriel de suivi d’entretien régulier… Dites que vous avez apprécié d’en savoir plus sur le poste dont vous avez discuté (soyez précis et désignez-le par le titre du poste), puis dites que vous êtes impatient de recevoir une mise à jour. Soyez clair et direct, et demandez une mise à jour. Terminez en les remerciant, puis concluez l’e-mail par votre nom complet, comme dans les exemples ci-dessus.

E-mail de Suivi de l’Entretien Combiné à un E-mail de Remerciement :

Salut <NOM>,

Merci beaucoup d’avoir pris le temps de me rencontrer jeudi pour discuter du poste <TITRE DU POSTE>. J’ai apprécié notre conversation et les informations que vous avez partagées sur <le sujet spécifique> étaient intéressantes.

Je fais ce suivi pour voir si vous avez des mises à jour concernant la position à ce jour.

J’ai hâte de connaître les prochaines étapes, car d’après ce que j’ai appris, le rôle semble correspondre parfaitement à mon profil ! Tout ce que vous pouvez partager serait formidable.

Merci beaucoup,
<VOTRE NOM>

Et pour vos futurs entretiens, voici un modèle d’e-mail de remerciement que je recommande après votre entretien. Envoyez-le dans les 24 heures. Je préfère l’heure du déjeuner du jour suivant :

Bonjour <NOM>,

Merci d’avoir pris le temps de me rencontrer hier. J’ai apprécié notre conversation sur <SUJET SPÉCIFIQUE>, et le poste de <TITRE DU POSTE> semble être une opportunité intéressante pour moi à ce stade de ma carrière. J’ai hâte d’entendre les mises à jour dès qu’elles seront disponibles, et n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou des préoccupations.

Meilleures salutations,
<VOTRE NOM>

Combien de Temps Devez-vous Attendre Après un Entretien pour Faire un Suivi ?

Vous devriez faire un suivi cinq jours ouvrables après votre entretien d’embauche si vous n’avez pas reçu de réponse de l’employeur. Ou, si l’employeur a indiqué une date prévue pour le retour d’information après l’entretien, faites un suivi un jour ouvrable après cette date.

Par exemple, si l’équipe de recrutement a dit qu’elle vous informerait des prochaines étapes dans les trois jours suivant votre entretien d’embauche, attendez quatre jours, puis envoyez un courriel de suivi.

L’idée est… que cela vous aidera à ne pas avoir l’air trop impatient et désespéré.

Notez que vous devez également envoyer un courriel de remerciement dans les 24 heures suivant l’entretien ! N’utilisez pas ces modèles de suivi pour envoyer un courriel à l’entreprise le lendemain de votre entretien; les employeurs ont besoin de temps pour prendre leur décision. Toutefois, les entreprises apprécient un bref “merci” avant même qu’elles aient pris une décision.

Vous pouvez utiliser cet article pour rédiger un courriel de remerciement.

Que Faire d’Autre en Attendant les Résultats de l’Entretien ?

N’oubliez pas que des retards peuvent survenir et que le processus d’embauche prend du temps. La meilleure chose à faire en attendant une mise à jour du statut du recrutement est donc de postuler à d’autres emplois et d’essayer d’obtenir d’autres entretiens. Vous ne devriez pas cesser de le faire tant que vous n’avez pas signé une offre d’emploi ! Quelle que soit la qualité de votre e-mail de suivi, il n’incitera pas une entreprise à accélérer son processus, à éviter les retards, à ignorer d’autres candidats, etc.

C’est pourquoi vous devez continuer à postuler à des emplois jusqu’à ce que vous ayez signé une offre d’emploi. Aucune exception. Parce que vous ne savez jamais si une entreprise interviewe 10 autres personnes, envisage de promouvoir un candidat interne ou un certain nombre d’autres choses qui pourraient vous coûter le travail même si votre entretien s’est bien passé.

“Ces E-mails Semblent Trop Simples. Devrais-je en Ajouter d’Autres ?”

Certains demandeurs d’emploi m’ont demandé si les exemples d’e-mails ci-dessus n’étaient pas trop brefs ou trop simples. A mon avis, non. Je recommande toujours d’utiliser un e-mail de suivi court et doux dans votre recherche d’emploi. Je recommande de garder la longueur approximativement la même que les modèles que j’ai fournis ci-dessus.

Ne compliquez pas votre message. Saluez poliment, soyez franc et dites ce que vous voulez (une mise à jour sur le processus d’embauche), puis concluez votre e-mail poliment sans aucun “flux” inutile ou contenu de remplissage. 

Ce type d’e-mail de suivi est votre meilleure chance d’obtenir une mise à jour rapide après votre entretien sans paraître insistant, désespéré, etc.

Selon toute vraisemblance, la personne à qui vous avez envoyé un courriel vous répondra en s’excusant et en vous disant qu’elle n’a pas encore pris de décision. Ou il y a une chance qu’ils aient des nouvelles à  partager et vous tiendront au courant dès qu’ils recevront votre e-mail.

Dans tous les cas, vous leur avez rappelé que vous attendez des nouvelles et que vous êtes toujours intéressé par le poste, ce qui est l’objectif (les employeurs cherchent à embaucher des personnes qui semblent réellement intéressées par le poste, et ils ne vont pas simplement supposer que vous êtes intéressé après un entretien s’ils n’ont pas de nouvelles de vous !)

Si vous voulez savoir ce que les responsables du recrutement recherchent d’autre lors des entretiens, lisez ma liste de conseils pour les entretiens d’embauche ici. Cela vous aidera à mieux comprendre l’état d’esprit de l’employeur et vous donnera un avantage considérable sur la concurrence dans votre recherche d’emploi.

Que Faire si l’Employeur Dit qu’Il n’a Pas Encore de Retour d’Information ?

Dans certains cas, le responsable du recrutement ou l’employeur répondra à votre courriel de suivi en disant qu’il est toujours au milieu du processus de recrutement et qu’il n’a pas encore d’informations pour la suite. Parfois, ils seront précis sur ce qu’ils font en coulisse (par exemple, ils peuvent dire qu’ils travaillent encore à réunir toute l’équipe pour discuter des différents candidats), mais souvent, ils ne vous donneront pas de détails.   Dans tous les cas, je vous recommande de répondre par un bref courriel pour entretenir la conversation et vous assurer de rester en contact. En utilisant le modèle d’e-mail suivant, vous vous donnez la possibilité d’effectuer un nouveau suivi si nécessaire.

Modèle d’E-mail de Réponse si l’Employeur Dit qu’Il n’a Pas de Nouvelle du Statut d’Embauche :

Bonjour <NOM>,

Merci pour ces informations.

Quel serait le moment approprié pour que je vérifie à nouveau ?

Je suis enthousiasmé par cette opportunité et je veux rester en contact, mais je sais que ces choses prennent du temps et je ne veux pas faire de suivi trop souvent ici.

Toute information que vous pouvez partager sur le processus serait la bienvenue. 

Merci,
<VOTRE NOM>

Que Faire si l’Entreprise n’a pas Répondu à Plusieurs E-mail Après l’Entretien ?

Si vous avez envoyé les premier et deuxième courriels de suivi à partir des exemples fournis précédemment et que vous n’avez toujours pas reçu de réponse de l’employeur concernant votre statut de candidat, voici ce qu’il faut faire :

  1. Tout d’abord, assurez-vous que vous avez attendu un ou deux jours pour obtenir une réponse à votre dernier courriel (sans compter les week-ends).
  2. Ensuite, envoyez un suivi à la même personne, en répondant au même courriel que vous avez déjà envoyé et en gardant le même objet.

Exemple de Corps d’E-mail :

Salut <NOM>,

Je voulais juste faire un nouveau suivi, m’assurer que vous avez vu mon dernier courriel et vous demander si vous avez des mises à jour concernant le poste de <TITRE DU POSTE> pour lequel j’ai passé un entretien le <DATE>. J’ai hâte de connaître les prochaines étapes potentielles lorsque vous en aurez l’occasion. Merci beaucoup !

Merci,
<VOTRE NOM>

Soyez Patient Après Ça…

Si vous n’avez toujours pas obtenu de réponse à ce moment-là, je serais patient. Il est possible qu’une personne importante dans le processus de recrutement soit en vacances, ou que la personne à qui vous avez envoyé un courriel soit extrêmement occupée, malade, etc.

Je recommande donc d’attendre un minimum de 48 à 72 heures à ce stade, et dans certains cas, il vaut mieux attendre une semaine entière. Envoyer un autre suivi plus tôt que cela ne vous aidera pas à obtenir le poste. Essayez donc de vous concentrer sur d’autres tâches dans votre recherche d’emploi en attendant de demander à nouveau une mise à jour.

Lorsque vous sentez qu’il est temps d’aller plus loin, voici à qui envoyer un courriel et comment le rédiger…

Choisissez une autre personne logique dans l’entreprise à qui envoyer un courriel. Par exemple, si vous envoyiez auparavant un courriel à un responsable des ressources humaines, essayez le responsable du recrutement ou un membre du service auquel vous avez parlé lors de vos entretiens d’embauche. Ou vice versa ; si vous avez envoyé plusieurs courriels au responsable du recrutement sans obtenir de réponse, essayez de contacter les RH, un recruteur ou un autre contact pertinent au sein de l’entreprise. 

Comme il s’agit d’un tout nouveau fil de discussion, vous devez rédiger un objet. Je vous recommande de rester simple et d’utiliser l’un des exemples de lignes d’objet que j’ai donnés plus haut dans cet article.

E-mail de suivi à la deuxième personne de l’entreprise (après absence de réponse) :

Salut <NOM>,

Je vous écris pour vous demander toute mise à jour concernant le poste de<TITRE DU POSTE> pour lequel j’ai passé un entretien le <DATE>.

J’ai envoyé un courriel à <NAME> la semaine dernière et je n’ai reçu aucune réponse ou mise à jour, j’ai donc pensé qu’il était logique de vous poser ensuite la question.

Si vous avez des commentaires à partager, n’hésitez pas à m’en faire part. J’ai apprécié d’en savoir plus sur cette opportunité et je suis impatient de connaître les réactions de votre équipe lorsqu’elle en aura l’occasion.

Nous vous remercions de votre temps et de votre attention,
<VOTRE NOM>

Comment Conclure Votre E-mail de Suivi d’Entretien

Dans les exemples d’e-mails ci-dessus, vous remarquerez un mélange de différentes manières de “signer” et de conclure l’e-mail. Vous pouvez choisir l’option qui vous semble la plus naturelle, car certaines sont plus formelles que d’autres.

Voici une liste complète d’options fiables sur la façon de terminer votre courriel de suivi d’entretien (dans l’ordre du plus formel au moins formel) :

  • Merci de votre temps et de votre attention
  • Sincèrement
  • Meilleures salutations
  • Merci pour votre temps
  • Merci.
  • Merci beaucoup pour votre temps
  • Merci beaucoup.
  • Merci

Vous pouvez également décider d’écrire votre nom et votre prénom ou seulement votre prénom. Choisissez en fonction de vos interactions précédentes avec le responsable du recrutement ou l’employeur, et de ce qui vous semble correspondre au secteur et à la culture de l’entreprise. 

Si vous avez échangé des courriels avec le responsable du recrutement en le tutoyant, vous pouvez simplement signer votre courriel avec votre prénom.

Deux Autres Conseils Pour le Suivi

Si vous suivez les conseils ci-dessus, vous aurez d’excellents e-mails à envoyer après n’importe quel entretien, qu’il s’agisse d’un entretien téléphonique ou d’un entretien décisif en personne.

Toutefois, voici quelques autres conseils qui faciliteront le processus et vous aideront à obtenir le poste :

Conseil 1 : Si vous n’êtes pas encore totalement sûr de vos e-mails après avoir lu les informations ci-dessus, demandez à un ami ou à un membre de votre famille de jeter un coup d’œil à votre e-mail de suivi pour donner son avis.

Ils peuvent tout revérifier et vous dire si votre message est poli et clair, ou si quelque chose ne va pas !

Conseil 2 : terminez chaque entretien en demandant quand vous pouvez vous attendre à un retour d’information. Dites simplement : “Quand puis-je m’attendre à un retour d’information et qui prendra contact avec moi ?”.

Il est parfois normal qu’il faille attendre une à deux semaines pour obtenir une réponse après votre entretien d’embauche. Par exemple, vous êtes peut-être la première personne qu’ils ont interrogée et ils ont besoin de parler à quelques autres candidats avant de prendre une décision.

Cette astuce vous épargnera donc beaucoup de stress, car vous saurez s’il est temps de faire un suivi ou non, et vous ne serez pas inquiet si vous n’avez pas obtenu de réponse après quelques jours.

En attendant le retour d’information, vous pouvez lire ces signes qui indiquent que votre entretien s’est bien ou mal passé.

 


Biron Clark

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