Cómo responder a una solicitud de entrevista (ejemplos de e-mail)

By Biron Clark

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Aplicando a Empleos Vacantes

Biron Clark

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Writer & Career Coach

cómo responder a una solicitud de entrevista

No hay nada mejor que la sensación de recibir una invitación para una entrevista, pero no te apresures a responder todavía. Debes asegurarte de responder correctamente y con una disponibilidad clara para conseguir la entrevista.  Por eso, en este artículo voy a explicarte cómo responder a una solicitud de entrevista de un reclutador o director de recursos humanos con varios ejemplos de correos electrónicos que puedes utilizar de inmediato.

También compartiré los principales errores que debes evitar, así que asegúrate de leer hasta el final. 

Cómo responder a una invitación de entrevista con disponibilidad

La mejor manera de responder a una solicitud de entrevista es dar las gracias al empleador, confirmar tu interés por tener una entrevista y, a continuación, comunicarle tu disponibilidad concreta.  Una vez hecho esto, termina el mensaje diciéndoles que estás deseando hablar con ellos. Además, si respondes a una solicitud de entrevista telefónica, facilita un número de teléfono para que se pongan en contacto contigo. Si te han invitado a una entrevista en vídeo en lugar de por teléfono, pregúntales qué plataforma de vídeo piensan utilizar (si no lo han especificado ya). Así podrás familiarizarte y prepararte. Si es Skype, puedes facilitar tu ID. Si va a ser una entrevista por Zoom, concertarán una cita y facilitarán un enlace.

Ten en cuenta que si estás buscando trabajo mientras estás desempleado y estás disponible prácticamente a cualquier hora, puede parecer mejor proporcionar un par de franjas horarias concretas.  Por ejemplo, si tu horario está libre, puedes responder al empleador indicando tu disponibilidad:

Martes – Miércoles, 11:00 am – 5:00 pm Hora del Este

Jueves – Viernes, 8:00 am – 3:00 pm Hora del Este

No estoy sugiriendo que te compliques demasiado a la hora de responder a una solicitud de entrevista. Cuando respondas a una solicitud de entrevista, facilita al empleador la programación de la misma. Sólo estoy sugiriendo que puede que no quede muy bien decir: “Estoy libre toda la semana. Elige una hora”. Como paso opcional, también me gusta añadir una línea que diga: “Si estos días y horas no funcionan, por favor, hágamelo saber y cambiaré mi agenda para encontrar otro momento”. Así es como se acepta una entrevista profesionalmente. Además, asegúrate de especificar la zona horaria cuando respondas con tu disponibilidad para la entrevista, igual que en los ejemplos anteriores. Si no especificas la zona horaria, la fecha y la hora de la entrevista pueden confundirse, lo que podría ralentizar el proceso de la entrevista. Aunque estés haciendo una entrevista para un trabajo local, si la empresa tiene oficinas en otro lugar, es posible que tengas una entrevista telefónica con alguien de otra zona horaria.

A continuación compartiré ejemplos completos de cómo escribir un correo electrónico de respuesta con la disponibilidad para la entrevista, así que no te preocupes si todavía no estás seguro de cómo escribir una respuesta completa a un correo electrónico de invitación a una entrevista.

Cómo responder a una solicitud de entrevista: Ejemplos de correos electrónicos

Ejemplo de correo electrónico 1: Respuesta para aceptar una solicitud de entrevista telefónica

Si has solicitado un puesto de trabajo y el responsable de contratación o el departamento de RRHH ha respondido a tu solicitud de empleo y te ha invitado a una entrevista telefónica, aquí tienes un modelo de plantilla que puedes utilizar para responder.

Hola NOMBRE,

Gracias por responderme. Me encantaría tener una entrevista telefónica y saber más sobre el puesto y lo que está buscando.

Aquí está mi disponibilidad esta semana:

Martes – Miércoles, 11:00 am – 5:00 pm Hora del Este

Jueves – Viernes, 8:00 am – 3:00 pm Hora del Este

El mejor número para localizarme es el 555-182-5872

Si no es posible en ninguno de estos horarios por favor, hágamelo saber y estaré encantado de proponerle también otras opciones. Estoy deseoso de conversar con usted.

Además, si puede decirme quién llamará, sería de gran ayuda. Siempre me gusta investigar y prepararme con antelación.

Saludos cordiales,
Tu nombre

Es una forma estupenda de responder a una solicitud de entrevista, ya que evitas los correos electrónicos de ida y vuelta para programar la entrevista y, además, te informas sobre la persona con la que vas a hablar para poder prepararte con antelación.

Ejemplo de correo electrónico 2: Respuesta para aceptar una solicitud de entrevista por vídeo

Hola NOMBRE,

Muchas gracias por responderme. Me encantaría mantener una entrevista en vídeo y saber más sobre el puesto y lo que está buscando.

¿Por favor, podría decirme qué plataforma de vídeo utilizaremos, para que pueda prepararme?

Aquí está mi disponibilidad para una entrevista en vídeo esta semana:

Martes – Miércoles, 11:00 am – 5:00 pm Hora del Este

Jueves – Viernes 8:00 am – 3:00 pm Hora del Este

Si ninguno de estos horarios funciona, por favor, hágamelo saber y estaré encantado de proponerle también otras opciones. Estoy deseoso de conversar con usted.

Saludos cordiales,
Tu nombre

Ejemplo de correo electrónico 3: Aceptar la invitación de un reclutador para hablar

Si se pone en contacto contigo un reclutador con el que nunca has hablado, puedes utilizar el ejemplo de correo electrónico para responder y expresar tu interés. Responda a la misma dirección de correo electrónico desde la que se pusieron en contacto contigo.

Hola NOMBRE,

Gracias por ponerse en contacto conmigo acerca de este puesto. Parece interesante. Me encantaría saber más sobre el puesto.

Aquí está mi disponibilidad para hablar por teléfono esta semana:

De lunes a jueves, de 7:00 am a 2.00 pm, hora del centro.

El mejor número para localizarme es el 555-281-6872

Gracias, y estoy esperando poder conversar con usted.

Saludos cordiales,
Tu nombre

Como ya se ha mencionado, incluye varios días/horas en función de la disponibilidad. Y si aún no tienen tu información de contacto, inclúyela también. Además, asegúrate de que la grabación del buzón de voz suene profesional. No querrás que el empleador y los reclutadores te llamen y escuchen un mensaje de voz poco profesional que grabaste cuando estabas en el instituto y del que te olvidaste.

Ejemplo de correo electrónico 4: Respuesta y aceptación de una solicitud de entrevista cara a cara

A continuación, si te han invitado a quedar en persona, puedes utilizar esta plantilla para fijar un día y ultimarlo todo.

Hola NOMBRE,

Gracias por responderme. Me encantaría venir y tener la entrevista. ¿Es una entrevista de un día completo? ¿O cuántas horas debo reservar?

Estoy disponible de lunes a jueves, de 7:00 am a 2:00pm, hora del centro.

Gracias, y espero tener noticias suyas.

Saludos cordiales,
Tu nombre

Esta es una estructura básica para responder a la empresa, pero también puedes añadir otros detalles/preguntas según sea necesario. Por ejemplo, si quieres preguntar los nombres de las personas con las que te reunirás, o el número de personas con las que tendrás la entrevista, es una buena idea. Si necesitas ayuda para encontrar la ubicación de la empresa para una entrevista personal, puedes preguntar también si tienen instrucciones para llegar. Sin embargo, a mí en lo personal me gusta resolver primero la programación y luego hacer otras preguntas. Por eso he creado una plantilla de correo electrónico muy sencilla. Ve paso a paso y evitarás confusiones y correos electrónicos complicados. Así que te recomiendo que utilices el ejemplo de correo electrónico anterior y que, una vez fijados el día y la hora, hagas más preguntas.

Cómo confirmar una entrevista por correo electrónico una vez programada

Por último, si tienes una entrevista programada y sólo quieres confirmar la hora o asegurarte de que sigue en pie, puedes utilizar la siguiente plantilla (envíala a la misma dirección de correo electrónico con la que te has estado comunicando para la programación previa):

Hola NOMBRE,

Sólo quería confirmar que seguimos teniendo la entrevista el ___ (día) a las ___ (hora).

Gracias, ¡y espero poder hablar con usted!

Saludos cordiales,
Tu nombre

Cómo rechazar una invitación a una entrevista

Si no te interesa mantener una entrevista, puedes enviar un breve correo electrónico indicando que ya no estás disponible o que no te interesa esa oportunidad en particular.

Ejemplo de correo electrónico para rechazar una solicitud/invitación de entrevista:

Hola NOMBRE,

Gracias por responderme. Agradezco la invitación a la entrevista. Lamentablemente, ya no estoy disponible y tendré que declinar la oferta. Mucha suerte para cubrir el puesto, y si se me ocurre alguien que pueda encajar bien, se lo haré saber.

Saludos cordiales,
Tu nombre

También puedes ofrecerte a seguir en contacto en el futuro si lo deseas (si se trata de un reclutador o director de contratación con el que crees que querrás hablar más adelante). Y si quieres ofrecer una razón para declinar, está bien. Pero no estás obligado. Si te apetece decirles que es porque has aceptado otro puesto, o que el trabajo ya no es lo que buscabas, etc., adelante.  Como se ve en la plantilla de correo electrónico anterior, también puedes ofrecerte a recomendar a un amigo o colega para la oportunidad si conoces a alguien que esté cualificado. 

Cómo cambiar la hora prevista para la entrevista

Si ya has aceptado una invitación para una entrevista pero luego descubres un conflicto de horarios y tiene que solicitar un cambio, que no cunda el pánico. Esto es lo que hay que hacer: busca el último correo electrónico de confirmación de la entrevista y responde rápidamente disculpándote, explicando la situación y preguntando amablemente si es posible cambiar la fecha. Facilita también nuevas horas/fechas de tu disponibilidad para realizar entrevistas. Los jefes de contratación entienden que tienes otras obligaciones aparte de la búsqueda de empleo y el proceso de contratación, y siempre que seas educado y te disculpes, deberían poder reprogramar tu entrevista. Es poco probable que pierdas la oportunidad de la entrevista si eres educado y sugieres algunas opciones de cuándo puedes volver a entrevistarte. Ten en cuenta que tu mensaje puede ser mal visto por un posible empleador si es de última hora. Por ejemplo, si tu entrevista es mañana por la mañana y envías un correo electrónico a la empresa a las 11 de la noche de la víspera, no es lo ideal. Aun así, las emergencias surgen, y tu mejor oportunidad para causar una buena impresión si debes reprogramar una invitación a una entrevista es seguir los consejos anteriores.

Asunto del correo electrónico al responder a una invitación a una entrevista

Cada vez que recibas una solicitud/invitación de entrevista, simplemente mantén la línea de asunto que utilizó el empleador y pulsa “responder” para responder. La línea del empleador suele incluir detalles importantes, como el puesto y posiblemente el nombre de la empresa, y no querrás eliminar esa información. Esto ayudará al empleador a identificar rápidamente tu respuesta y ver rápidamente tu disponibilidad.

Preguntas para responder a las solicitudes de entrevistas

A continuación, verás un par de preguntas que deberías plantear en tu correo electrónico o mensaje cuando utilices las plantillas anteriores. Solo coloca tus preguntas al final si no estás seguro de alguno de estos temas: Si no estás seguro del formato de la entrevista de trabajo (telefónica, video,, en persona, etc.), pregúntalo cuando respondas. Si no sabes con quién vas a hablar o reunirte, compruébalo también. No te preocupes, las plantillas que voy a compartir en la próxima sección te ayudarán con esto. Y si no estás seguro de la oportunidad exacta para la que te están considerando, pregúntalo también. La forma más sencilla de hacerlo es pedir una copia de la descripción del puesto. Incluye esta frase en tu respuesta “¿Podría enviarme una copia de la descripción del puesto con antelación? Siempre me gusta investigar y prepararme”.

Errores que debes evitar al responder para aceptar una entrevista

Si has leído los consejos anteriores, deberías saber cómo responder a una solicitud de entrevista para conseguir una entrevista rápidamente y causar una buena impresión al mismo tiempo. Sin embargo, hay algunos GRANDES errores que debes evitar al hacerlo, así que quiero asegurarme de que tú también los conozcas… En primer lugar, no dejes pasar demasiado tiempo sin responder a la invitación a la entrevista. Intenta responder en un plazo de 24 a 48 horas si es posible. No hace falta que estés comprobando el correo electrónico constantemente, pero tampoco dejes a la empresa esperando una semana. Además, no respondas sin tomarte la molestia de indicar al menos un día o una hora que te vendrían bien para una entrevista. Es una gran oportunidad para demostrar que tienes iniciativa y eres un gran comunicador. Así que yo recomendaría proporcionar varios días/horas para ayudarles a programar la entrevista.

A continuación, siempre revisa y corrige tu correo electrónico. Una errata o un error en tu correo electrónico probablemente no te costará la entrevista (a menos que sea un error REALMENTE grave), pero causa una mala impresión. Así que comprueba siempre si hay errores en tu correo electrónico antes de enviarlo. Corrige de arriba hacia abajo y desde abajo hacia arriba. ¡Es un buen truco que te ayudará a detectar más errores!

Y por último, el mayor error de todos: ir a la entrevista sin prepararse. Cuesta mucho esfuerzo encontrar un buen puesto al que presentarse, enviar el currículum y la documentación, concertar una entrevista, etc. ¿Cierto? ¡Así que no tires por la borda tu duro trabajo y desperdicies la oportunidad dejando que otros que están buscando empleo te superen en preparación! En la siguiente sección, compartiré mis mejores consejos y recursos para que puedas vencer a la competencia.

Cambios en la programación de entrevistas… Que no cunda el pánico

No es necesariamente una mala señal que la empresa cambie el calendario de tu invitación a la entrevista. Los responsables de contratación y los reclutadores tienen agendas muy apretadas y a veces surgen pequeñas emergencias. Así que, si te piden un cambio, haz todo lo posible por encontrar una nueva hora que funcione. Sin embargo, no tengas miedo de decir también lo que funciona para TI. No pasa nada por decir: “Gracias por avisarme de que hoy hay un problema de agenda. No hay ningún problema. Lamentablemente, la nueva hora que me propusieron para el lunes no me viene bien. ¿Podríamos hacer algo de 15:00 a 17:00 horas el lunes, o de 12:00 a 17:00 horas el martes?”. Si un determinado día u hora no te viene bien, no temas decirlo.

Después de programar tu entrevista, prepárate para impresionar.

Una vez que hayas fijado la hora de la entrevista, a continuación, te indicamos los pasos que te ayudarán a prepararla: en primer lugar, investiga sobre la empresa. Practica también las preguntas habituales que hace el empleador. Además, trabaja tu lenguaje corporal. No se trata sólo de lo que dices en la entrevista, sino de cómo te ves y suenas mientras lo dices. Esto puede diferenciarte de otros solicitantes de empleo. También puedes aprovechar el tiempo antes de la entrevista para hacer cualquier otra pregunta que tengas, sobre cómo llegar a la oficina de la empresa y con quién vas a hablar (reclutador, director de contratación, etc.).

Y por último… revisa tu correo electrónico en los días/horas previos a la entrevista por si se ponen en contacto contigo para informarte de algún cambio.

 


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