Wie man eine E-Mail an einen Recruiter schreibt - Vorlagen, Muster und mehr

Wenn Sie eine E-Mail an einen Recruiter oder Personalvermittler senden, sollten Sie einige Dinge beachten, wenn Sie möchten, dass er Ihnen antwortet (und einige Fehler vermeiden). Nachdem ich fast 5 Jahre lang als Recruiter gearbeitet habe, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie einem Recruiter eine E-Mail schreiben, mit Beispielen von Fehlern, die Sie vermeiden sollten, und mehr.

Das werde ich Ihnen erklären:

  • Wie man einem Recruiter eine Kaltakquise-E-Mail schickt
  • Wie Sie einem Recruiter eine E-Mail auf eine Stellenausschreibung schicken, die Sie online gesehen haben
  • Wie Sie Ihren Lebenslauf per E-Mail an einen Recruiter senden (und warum Sie dies nicht in einer ersten E-Mail tun sollten)
  • Wie Sie auf eine E-Mail eines Recruiters antworten, nachdem dieser Sie kontaktiert hat
  • Wie man eine E-Mail an einen Recruiter abschließt, um optimale Ergebnisse zu erzielen

… Und das alles mit bewährten E-Mail-Vorlagen, damit Sie sorglos auf “Senden” drücken können.

Fangen wir an…

Wie schreibt man eine Kaltakquise-E-Mail an einen Recruiter?

Wie Sie einen Recruiter ansprechen, um ein Gespräch zu beginnen: Die beste Möglichkeit, den ersten Kontakt herzustellen, ist eine E-Mail oder eine LinkedIn-Nachricht. Sie sollten Ihre Nachricht kurz und direkt halten und deutlich machen, dass Sie einen bestimmten Grund für die Kontaktaufnahme mit dem betreffenden Recruiter haben. Das erhöht Ihre Chancen, eine Antwort zu erhalten.

Sie wollen nicht den Eindruck erwecken, dass Sie 50 verschiedene Recruiter per Kaltakquise anschreiben, denn wenn das der Fall ist, wird keiner von ihnen viel Zeit oder Mühe darauf verwenden, Ihnen zu helfen. Die meisten Recruiter und Personalvermittler in Personalagenturen werden bezahlt, wenn Sie eine Stelle annehmen, und wenn 50 andere Recruiter Ihren Lebenslauf für eine Stelle vorschlagen, stehen die Chancen nicht sehr gut. Also werden sie sich darauf konzentrieren, jemand anderem zu helfen.

Sagen Sie also zu Beginn etwas wie: “Hallo NAME. Ich habe gesehen, dass Sie in der Branche XYZ hier in Chicago rekrutieren.” Auf diese Weise wissen sie, dass es sich nicht nur um eine “Cut & Paste”-E-Mail handelt.

Erzählen Sie dann ein wenig über sich selbst, Ihren Werdegang und was Sie jetzt für die Zukunft planen.

Sie könnten z. B. sagen: “Ich bin Leiter des Verkaufsteams bei der Firma ABC, aber ich möchte mich in den nächsten Monaten vielleicht anders orientieren, deshalb wollte ich mich über eine Zusammenarbeit erkundigen.”

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail an den Recruiter beenden:

Bitten Sie sie abschließend um einen Gesprächstermin und teilen Sie ihnen mit, dass Sie ihnen während des Gesprächs weitere Informationen geben können. So haben Sie bessere Chancen, die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners zu gewinnen und ihn ans Telefon zu bekommen! Wenn Sie dagegen Ihren Lebenslauf einfach an einen Recruiter schicken, ohne dass dieser darum bittet, wird er höchstwahrscheinlich ignoriert oder auf einen großen Stapel gelegt, den er nie zu Gesicht bekommt. Hier ist nun eine vollständige Beispiel-E-Mail, die die oben genannten Elemente enthält UND wie Sie Ihre E-Mail an einen Recruiter beenden:

Hallo NAME,

ich habe gesehen, dass Sie hier in Chicago in der Branche XYZ rekrutieren. Ich bin Leiter des Verkaufsteams bei der Firma ABC, aber in den nächsten Monaten möchte ich mich vielleicht anders orientieren, deshalb wollte ich mich über eine Zusammenarbeit erkundigen.

Hätten Sie diese Woche ein paar Minuten Zeit für ein Gespräch? Ich schicke Ihnen gerne eine Kopie meines Lebenslaufs zu, falls eine Zusammenarbeit in Frage kommt.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Wie Sie Ihren Lebenslauf per E-Mail an einen Recruiter senden

Wenn Sie einem Recruiter Ihren Lebenslauf per E-Mail schicken, ist es am besten, wenn Sie vorher ein Gespräch geführt haben (auch wenn es nur eine E-Mail hin und her ist), in dem Sie besprechen, warum Sie sich an den Recruiter wenden wollten, was Sie bei Ihrer Stellensuche suchen usw.

Wenn Sie einem Recruiter Ihren Lebenslauf per E-Mail schicken, wird er sich wahrscheinlich nicht die Zeit und Mühe nehmen, ihn genau zu lesen. Wenn Sie hingegen, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, vorher eine E-Mail mit einer kurzen Notiz schicken, werden sie Ihren Lebenslauf mit Spannung erwarten und genauer lesen!

Word vs. PDF Lebenslauf Format für Ihren Lebenslauf

Das fragen Sie sich vielleicht: Bevorzugen Personalverantwortliche es, wenn Arbeitsuchende ihren Lebenslauf im Word- oder PDF-Format schicken? Sie bevorzugen fast immer das Word-Format, und vielleicht wurden Sie in der Vergangenheit speziell nach diesem Format gefragt, vor allem, wenn Sie mit Personalvermittlern einer Firma oder einer Personalagentur gesprochen haben.

Der Grund, warum Recruiter das Word-Format bevorzugen, ist folgender: Es ist leichter zu bearbeiten/ändern. Wenn sie eine Änderung empfehlen, können sie Sie schnell anrufen oder Ihnen eine E-Mail schicken, Ihre Erlaubnis zur Änderung einholen und die Änderungen selbst vornehmen.

Außerdem setzen Recruiter oder Personalvermittler oft einen “Stempel” oben auf Ihren Lebenslauf, bevor sie ihn an die verschiedenen “Kunden” (d. h. Arbeitgeber, für die sie einstellen) weiterleiten. Auf diese Weise weiß der Personalleiter oder Arbeitgeber, wer Sie vermittelt hat, und er weiß, wem er die Provision zahlen muss, wenn Sie eingestellt werden! (Die meisten Recruiter arbeiten auf “Erfolgsbasis” und erhalten ein Honorar – in der Regel etwa 15-20 % Ihres Jahresanfangsgehalts – wenn Sie eingestellt werden. Keine Sorge, diese Gebühr wird NICHT von Ihrem Gehalt abgezogen. Niemals. Es handelt sich lediglich um eine zusätzliche Gebühr, die das Unternehmen dem Personalvermittler dafür zahlt, dass er Sie für es gefunden hat! Tatsächlich ist dies die einzige Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Personalvermittler von Personalvermittlungsagenturen bezahlen).

Wie man auf eine E-Mail eines Recruiters antwortet, wenn dieser Sie zuerst kontaktiert

Wenn sich ein Recruiter bei Ihnen meldet, sollten Sie die E-Mail zunächst sorgfältig lesen und dann mit den gewünschten Informationen antworten. Wenn man Ihnen mitteilt, dass man eine Stelle hat, die zu Ihren Fähigkeiten passen könnte, und sich Ihren Lebenslauf ansehen möchte, können Sie sofort darauf reagieren und Ihren Lebenslauf einreichen. Wenn Sie sich jedoch noch nicht sicher sind, können Sie weitere Informationen über die Gelegenheit anfordern.

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie an einem Gespräch interessiert sind, antworten Sie mit “Ja”, geben Sie aber auch an, wann Sie für ein Gespräch zur Verfügung stehen und unter welcher Nummer Sie am besten zu erreichen sind. Dies vermeidet ein Hin und Her und wird den Recruiter beeindrucken. Jeder Arbeitgeber freut sich über jemanden, der über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügt. Dies ist eine gute Möglichkeit, dies bereits in der ersten Nachricht zu zeigen!

Muster-E-Mail-Vorlage 1 (Wenn man Sie um Ihren Lebenslauf bittet und Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind):

Hallo Bobby,

danke, dass Sie mich kontaktiert haben! Die Gelegenheit klingt großartig.

Ich habe eine Kopie meines Lebenslaufs beigefügt. Lassen Sie mich wissen, wann die beste Zeit für ein Gespräch ist, und wir werden uns zusammensetzen, um das Thema weiter zu besprechen. Am besten erreichen Sie mich unter folgender Nummer: 555-555-5555

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Muster-E-Mail-Vorlage 2 (wenn man Sie um Ihren Lebenslauf bittet, Sie aber noch mehr wissen möchten, bevor Sie ihn abschicken):

Hallo Jill,

danke, dass Sie sich gemeldet haben! Die Gelegenheit klingt interessant. Können wir ein paar Minuten miteinander telefonieren, um das Thema genauer zu besprechen? Normalerweise schicke ich meinen Lebenslauf nicht ab, ohne vorher etwas mehr über die Gelegenheit zu wissen.

Ich bin gerne bereit, Ihnen meinen Lebenslauf gleich nach unserem Gespräch zu schicken, wenn Sie der Meinung sind, dass er gut zu mir passt (oder wenn Sie andere Möglichkeiten haben, die zu meinem Hintergrund passen könnten).

Die beste Nummer, um mich zu erreichen: 555-555-5555

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Muster-E-Mail-Vorlage 3 (Wenn sie ein Telefongespräch wünschen):

Hallo Sandra,

danke, dass Sie sich gemeldet haben! Die von Ihnen genannte Stelle klingt interessant. Ich würde gerne mit Ihnen darüber sprechen und mehr darüber erfahren.

Ich könnte diese Woche von Mi – Fr, 10 AM – 4 PM Eastern Time sprechen.

Meine Telefonnummer: 555-555-5555

Bitte teilen Sie mir mit, wann Sie anzurufen gedenken, damit ich sicherstellen kann, dass ich bereit und verfügbar bin.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Wie Sie Ihre E-Mail an einen Recruiter beenden

Am besten beenden Sie Ihre E-Mail an einen Recruiter mit “Mit freundlichen Grüßen” oder “Vielen Dank” und dann mit Ihrem Namen. Sie können dies an den obigen E-Mail-Beispielen sehen. Noch ein Hinweis: Bevor Sie Ihre E-Mail beenden, vergewissern Sie sich, dass Sie alles angesprochen haben, wonach der Recruiter gefragt hat. Wenn Ihr Lebenslauf angefordert wurde, sollten Sie ihn entweder beifügen oder erklären, warum er nicht beigefügt ist (z. B. wenn Sie es vorziehen, erst ein Gespräch zu führen, bevor Sie ihn abschicken).

Wenn Sie eine Kaltakquise-E-Mail an einen Recruiter schreiben und ihm nicht antworten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie klar und direkt nach Ihren Wünschen gefragt haben, bevor Sie Ihre E-Mail beenden. Sie könnten zum Beispiel sagen : “Bitte lassen Sie mich wissen, ob eine Zusammenarbeit in Frage kommt, und wir können noch diese Woche einen Termin für ein Gespräch vereinbaren.”

Das nennt man einen “Aufruf zum Handeln” – eine direkte Aufforderung, mit spezifischen Informationen zu antworten. Wenn Sie Kaltakquise betreiben, sollten Sie Ihre E-Mail immer mit einem “Aufruf zum Handeln” beenden. Dies erhöht Ihre Chancen auf eine Rückmeldung. Dies ist eine Taktik, die professionelle Vermarkter seit Jahren anwenden, und Sie können sie auch bei Ihrer Stellensuche einsetzen!

Direkt auf eine Stellenbewerbung antworten: E-Mail-Muster

Wenn Sie sich direkt auf eine online ausgeschriebene Stelle bewerben, verwenden Sie die untere Vorlage (und ich empfehle Ihnen, Ihren Lebenslauf direkt anzuhängen, im Gegensatz zu den obigen Ratschlägen für andere Fälle).

Liebe/r NAME,

ich schreibe als Antwort auf die Stellenausschreibung für Servicetechniker. Mit X Jahren Erfahrung im Kundensupport in der Technologiebranche bin ich zuversichtlich, dass ich gut in diese Rolle passe und <Name des Unternehmens> dabei helfen kann, <das zu tun, was sie anscheinend wollen, basierend auf der Stellenbeschreibung>.

Hier ist ein Link zu meinem LinkedIn-Profil, damit Sie mehr über mich erfahren können: linkedin.com/in/yourURL

Ich habe dieser E-Mail auch meinen Lebenslauf beigefügt. Ich freue mich darauf, Ihre Meinung zu hören, nachdem Sie die Gelegenheit hatten, sie sich anzusehen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Diese Muster-E-Mail für eine Bewerbung kann sowohl für Personalverantwortliche als auch für eine allgemeine E-Mail an das Unternehmen verwendet werden. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie eine Online-Stellenausschreibung sehen und direkt auf die Ausschreibung antworten möchten, um Ihren Lebenslauf für die Stelle einzureichen.

Achten Sie immer darauf, dass Sie die E-Mail etwas anpassen

Kopieren Sie niemals eine generische E-Mail, die Sie an jedes Unternehmen schicken, und fügen Sie sie ein. Das wird den Personalleiter nicht beeindrucken und Ihnen kein Stellenangebot verschaffen. Sie haben viel besser Chancen, wenn Sie die genaue Berufsbezeichnung, den Namen des Unternehmens oder beides erwähnen. Sprechen Sie darüber, warum Sie sich für die Stelle beworben haben und warum es die Zeit wert ist, mit Ihnen zu sprechen! (z. B. wie Sie IHNEN helfen würden). Sie werden auch feststellen, dass die obige Bewerber-E-Mail Ihr LinkedIn-Profil enthält.

Wenn Sie noch keine Informationen in Ihrem LinkedIn-Profil haben, sollten Sie es unbedingt ausfüllen! Personalleitersuchen oft nach Ihnen, auch wenn Sie sie nicht angeben. In diesem Artikel werden alle wichtigen Gründe für die Nutzung von LinkedIn erläutert. Wählen Sie auch eine klare Betreffzeile, z. B. “Servicetechniker – Bewerbung”. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail geöffnet wird.

Wann sollten Sie einem Recruiter eine E-Mail schicken?

Es gibt eine Vielzahl von Situationen, in denen es angebracht ist, einem Recruiter eine E-Mail zu schicken. Wir haben uns viele davon angesehen und Beispiele für E-Mails zusammengestellt, die Sie versenden können. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Situationen, in denen Sie einem Recruiter eine E-Mail schicken sollten:

  • Sie haben eine Stellenanzeige gesehen, die Sie interessiert
  • Sie haben gesehen, dass in Ihrer Branche/Stadt Personal eingestellt wird, und würden gerne über mögliche Chancen sprechen
  • Man hat Sie wegen einer interessanten Gelegenheit kontaktiert
  • Sie haben bereits mit ihnen gesprochen und warten auf eine Rückmeldung zu einem Job
  • Sie haben ihnen Ihren Lebenslauf geschickt und warten darauf, dass sie Ihnen mitteilen, ob sie eine Stelle haben, die Ihren Fähigkeiten entspricht
  • Sie haben in der Vergangenheit mit dem Recruiter gesprochen, es hat damals nicht geklappt, aber Sie würden gerne wieder Kontakt aufnehmen, um zu sehen, an welchen neuen Möglichkeiten er arbeitet

Dies sind jedoch bei weitem nicht die einzigen Situationen, in denen Sie eine E-Mail an einen Recruiter oder Personalvermittler senden sollten. Im Zweifelsfall sollten Sie also eine E-Mail schicken! Es schadet nicht, es zu versuchen, und es ist viel schlimmer, zu Hause zu sitzen, sich Sorgen zu machen und an sich selbst zu zweifeln.

Was die beste Tageszeit für eine E-Mail an einen Recruiter betrifft, so lohnt es sich nicht, darüber nachzudenken. Meiner Erfahrung nach sind die Morgen- oder Mittagsstunden am besten geeignet, aber viele Recruiter checken ihre E-Mails auch am Abend. Und wenn nicht, werden sie Ihre E-Mail gleich morgen früh sehen.

Die beste Tageszeit für eine E-Mail an einen Recruiter ist also immer dann, wenn Sie bereit sind, Ihre Nachricht zu senden.

Fazit

Recruiter können Arbeitsuchenden helfen, mehr Chancen, Vorstellungsgespräche und Stellenangebote zu erhalten. Als Recruiter habe ich sogar schon Menschen geholfen, ihren Traumjob zu finden, die vor unserer Zusammenarbeit keine Kontakte oder Vorstellungsgespräche hatten! Aber Sie müssen zuerst die Aufmerksamkeit des Recruiters gewinnen und Ihre Botschaft direkt und professionell formulieren. Das ist der beste Weg, um Recruiter dazu zu bringen, ihre Zeit damit zu verbringen, Ihnen bei der Suche nach einer neuen Stelle zu helfen. Wenn Sie die oben genannten Ratschläge und Vorlagen befolgen, erhalten Sie mehr Antworten und mehr Hilfe beim Versenden von E-Mails und Kurznachrichten an Recruiter. 

Ein letzter Ratschlag: Stellen Sie sicher, dass Sie auch eine professionell klingende E-Mail-Adresse haben. Und wenn Sie Ihre Telefonnummer in Ihren E-Mails oder in Ihrem Lebenslauf angeben, hören Sie sich die Aufnahme Ihrer Voicemail an, um zu prüfen, ob sie professionell klingt. Vielleicht haben Sie sie schon vor vielen Jahren aufgenommen und vergessen, daher lohnt es sich sie zu überprüfen.

Weitere Ressourcen für die Stellensuche: