Die 14 wichtigsten Interviewfragen für Verwaltungsassistenten

By Biron Clark

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Fragen und Antworten zum Interview

Biron Clark

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Writer & Career Coach

Wenn Sie sich fragen, welche Fragen in einem Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten gestellt werden, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, gibt es einige häufig gestellte Fragen in Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten, die Ihnen gestellt werden – und die bei Ihrer Stellensuche ausschlaggebend sei können. Wir werden uns also ansehen, wie Sie diese Fragen beantworten und gleichzeitig Fehler vermeiden können, die Sie die Stelle kosten könnten!

Außerdem werden wir uns ansehen, wie man sich insgesamt auf ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent vorbereitet, einschließlich: Was Sie erwarten sollten, was Sie anziehen sollten, welche Fragen Sie stellen sollten, und vieles mehr. Lesen Sie also unbedingt bis zum Ende!

Legen wir los …

Allgemeine Fragen zum Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten

Beschreiben Sie Ihre Verwaltungserfahrung

Dies ist das erste, was der Gesprächspartner wissen möchte (abgesehen von der Frage“Erzählen Sie mir etwas über sich“, um das Eis zu brechen). Seien Sie also bereit, Details darüber zu geben, was Sie in letzter Zeit als Administrator getan haben.

Wenn Sie nicht über diese Art von Erfahrung verfügen, bereiten Sie sich darauf vor, darüber zu sprechen, was Sie getan haben, das diesem Bereich am ähnlichsten ist. In diesem Fall sollten Sie sagen: “Ich habe nicht genau diese Erfahrung, aber…” und dann die relevanten Erfahrungen nennen, die Sie haben (z. B. die Arbeit mit Kunden, das Management von Projekten usw.).

Warum sollten Sie in dieser Position erfolgreich sein?

Als Nächstes wird der Arbeitgeber wahrscheinlich ein oder zwei Fragen dazu stellen, warum Sie überzeugt sind, dass Sie die Stelle gut meistern werden.

Sie könnten sehr direkt fragen:“Warum sollte ich Sie einstellen?” oder sie könnten es anders formulieren.

Seien Sie selbstbewusst und antworten Sie direkt. Dies ist nicht die Zeit, um schüchtern oder bescheiden zu sein. Ihre Antwort sollte folgendermaßen lauten:

“Sie sollten mich einstellen, denn ich habe Erfahrung in ___ und ___ und mache das schon seit X Jahren. In meinem letzten Job habe ich ___ erreicht, und nach Ihrer Stellenbeschreibung klingt es so, als ob Sie hier ähnliche Aufgaben benötigen. Deshalb bin ich zuversichtlich, dass ich in dieser Rolle erfolgreich sein kann.”

Was ist Ihre größte berufliche Errungenschaft?

Um diese Frage zu beantworten, wählen Sie eine Leistung aus, idealerweise aus den letzten 3-4 Jahren, und erklären Sie, wie Sie hart gearbeitet und Ihre Stärken genutzt haben, um Ihr Ziel zu erreichen. Sprechen Sie auch über das Resultat oder die Ergebnisse, die Sie erzielt haben.

Das ist eine dieser Verwaltungsfragen, die nicht immer gestellt werden, aber wenn sie gestellt werden, hört es sich wirklich schlecht an, wenn Sie sagen: “Ich bin mir nicht sicher”. Lassen Sie dies also bei der Vorbereitung nicht aus!

Mehrere Beispielantworten finden Sie hier.

Für welche Art von Chef arbeiten Sie am liebsten?

Die meisten Arbeitgeber werden wissen wollen, für welche Art von Vorgesetzten Sie gerne arbeiten. Sie werden sich nicht wohl dabei fühlen, Sie einzustellen, wenn Sie nicht den Eindruck machen, dass Sie mit dem Managementteam zurechtkommen werden.

Einer der besten Tipps, die ich geben kann, lautet daher: Seien Sie bereit zu erklären, wie Sie unter verschiedenen Führungsstilen gut arbeiten können. Es ist in Ordnung, wenn Sie einen bestimmten Führungsstil bevorzugen, aber stellen Sie sicher, dass Sie mit allen Arten von Menschen gut zusammenarbeiten können, wenn Sie Ihre ideale Führungskraft beschreiben.

Welche Art von Arbeitsumfeld bevorzugen Sie?

Es ist gut möglich, dass das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, sicherstellen möchte, dass seine Verwaltungsassistenten in die allgemeine Büroumgebung passen. Rechnen Sie also im Vorstellungsgespräch mit einer entsprechenden Frage.

Am besten ist es, wenn Sie den Eindruck erwecken, dass Sie in einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen gut arbeiten können. Sie könnten zum Beispiel sagen: “Ich habe in Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Umgebungen gearbeitet. In meinem letzten Job habe ich zum Beispiel in einem kleinen Start-up-Unternehmen gearbeitet und den Zeitplan für mehrere Führungskräfte erstellt. Davor war ich in einem viel größeren Unternehmen als Verwaltungsassistent für eine einzige Führungskraft tätig. So hat das gesamte Verwaltungsteam in unserer Abteilung gearbeitet, und auch das hat mir Spaß gemacht.”

In diesem Artikel finden Sie weitere Einzelheiten und Beispiele für die Beantwortung dieser Frage.

Wie bleiben Sie organisiert?

Als Nächstes erwarten Sie ein oder zwei Fragen zu Organisation und Zeitmanagement. Versuchen Sie, wie ein Experte zu klingen oder wie jemand, der bereits sehr gut in Organisation und Zeitmanagement ist.

Wenn man Sie fragt, wie Sie mit komplexen Projekten, knappen Fristen und Zeitplänen usw. umgehen, sollten Sie den Eindruck erwecken, dass Sie ein System oder einen Plan haben, den Sie für jedes neue Projekt anwenden. Das wird ihnen das Vertrauen geben, dass Sie für sie erfolgreich sein werden.

Das ist einer meiner Lieblingstipps: So zu klingen, als hätten Sie ein System, dem Sie folgen, um komplexe Situationen und Aufgaben zu bewältigen. Das gilt auch, wenn sie fragen: “Wie treffen Sie Entscheidungen?

Wofür waren Sie in Ihrer letzten Position verantwortlich?

Arbeitgeber legen immer am meisten Wert auf den Job, den Sie kürzlich besetzten, also seien Sie darauf vorbereitet, über Ihre letzte Tätigkeit zu sprechen.

Auch wenn es nicht zu 100 % mit Verwaltungsarbeit zu tun hat (z. B. Kundendienst/Support), müssen Sie dennoch zeigen können, wie Sie erfolgreich waren und wie diese Fähigkeiten Ihnen bei der nächsten Stelle helfen werden.

Vergewissern Sie sich, dass Sie sich über das Unternehmen informiert und die Stellenbeschreibung gelesen haben, damit Sie wissen, was diese nächste Aufgabe beinhaltet. Sie können die wichtigsten Teile Ihrer Vergangenheit nicht hervorheben, wenn Sie die nächste Stelle nicht verstehen!

Was hat Sie an dieser Aufgabe besonders interessiert?

Als Nächstes sollten Sie damit rechnen, dass Sie gefragt werden, warum die Stelle Ihr Interesse geweckt hat oder warum Sie sich beworben haben. Zu sagen: “Ich bin arbeitslos und brauche einfach einen Job”, reicht NICHT aus. Nennen Sie also ein oder zwei konkrete Gründe, warum Sie sich auf der Grundlage der Stellenbeschreibung bewerben möchten.

Musterantworten auf die Frage, warum Sie sich bewerben, finden Sie hier.

Sie könnten auch fragen : “Warum wollen Sie diese Stelle?” – was der gleichen Idee entspricht, aber noch direkter ist. Bereiten Sie sich also auch darauf vor.

Fragen zum Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten – Warum wollen Sie diese Stelle?

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Fähigkeiten, die ein Verwaltungsassistent haben sollte?

Dies ist eine weitere der häufigsten Fragen bei Vorstellungsgesprächen in der Verwaltung, und die Arbeitgeber stellen diese Frage, um sich zu vergewissern, dass Sie die Aufgabe und ihren Zweck verstehen.

Seien Sie bereit, zwei oder drei Fähigkeiten zu nennen, die Sie für wesentlich halten. Und vor allem: Erklären Sie, warum.

Sie sollten Ihre Antwort also wie folgt formulieren: “Ich glaube, die wichtigsten Fähigkeiten, die ein Verwaltungsassistent haben sollte, sind Kommunikation, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, unter Zeitdruck genau zu arbeiten. Ich glaube das, weil ___.”

(Erklären Sie unbedingt, warum. Der letzte Teil ist entscheidend).

Bereiten Sie sich auch auf Fragen wie “Was ist Ihrer Meinung nach die Aufgabe von Verwaltungsassistenten in einem Unternehmen wie dem unseren?” vor.

Diese Frage ist viel leichter zu beantworten, wenn Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig gelesen haben.

Mit welchen Softwaresystemen haben Sie Erfahrung?

Dies ist eine weitere Frage, auf die man sich als Verwaltungsassistent vorbereiten sollte. Die meisten Verwaltungsangestellten sind verpflichtet, eine bestimmte Software zu verwenden, und wollen wissen, was Sie in der Vergangenheit benutzt haben.

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie nicht genau die Software verwenden, die sie verwenden. Erklären Sie einfach, womit Sie gearbeitet haben . Achten Sie darauf, dass Sie sowohl Desktop-Software (wie Excel) als auch Online-Software (wie Google Calendar) berücksichtigen.

Wenn die von Ihnen verwendeten Tools sich von denen des Arbeitgebers unterscheiden, erklären Sie, wie Sie die neue Software erlernen wollen (z. B. durch Anschauen von Tutorials, Lesen von Benutzerhandbüchern usw.).

Verhaltensorientierte Interview-Fragen für Verwaltungsassistenten

Betrachten wir nun einige szenariobasierte Interviewfragen für Verwaltungsassistenten (auch bekannt als verhaltensorientierte Fragen). Das sind Fragen, die mit Sätzen wie “Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie…” beginnen und eine konkrete Geschichte oder ein Beispiel verlangen.

Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie unter Zeitdruck standen

Die erste Art von verhaltensorientierten Fragen, die Sie als Verwaltungsassistent erwarten können, bezieht sich auf Fristen und Zeitpläne.

Seien Sie bereit zu zeigen, dass Sie “kampferprobt” sind und bereits in der Vergangenheit in Situationen mit hohem Druck gearbeitet haben. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihrem Team helfen, ein Projekt für einen Kunden oder Klienten in letzter Minute fertigzustellen, dass Sie Ihrem Team helfen, einen Bereich zu verbessern, der Probleme verursacht hat, usw.

Sie müssen nicht so klingen, als ob Sie diese Art von Szenario lieben, aber Sie müssen so klingen, als ob Sie es schon einmal erlebt haben und sich wohlfühlen/bereit dafür sind.

Mussten Sie schon einmal mit mehreren Aufgaben jonglieren? Erzählen Sie mir, wie Sie organisiert bleiben

Als Nächstes wird das Unternehmen wissen wollen, ob Sie in der Lage sind, mehrere Projekte zu organisieren und mehrere Aufgaben zu bewältigen.

Seien Sie also bereit, auch dafür ein Beispiel zu geben. Sie werden sich viel wohler fühlen, wenn Sie eine Geschichte darüber erzählen können, wie Sie bei der Bewältigung einer großen Anzahl von Aufgaben erfolgreich gewesen sind. Zeigen Sie, dass Sie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, dass Sie in der Lage sind, viele “bewegliche Teile” zu verwalten und zu organisieren, usw.

Erzählen Sie mir von einem Fehler, den Sie bei der Arbeit gemacht haben. Wie sind Sie damit umgegangen?

Das Unternehmen wird auch wissen wollen, dass es einen Bewerber einstellt, der zu Fehlern stehen und sie wiedergutmachen kann, wenn sie passiert sind. Niemand ist perfekt, also versuchen Sie nicht, so zu tun, als hätten Sie eine fehlerfreie Karriere hinter sich.

Zeigen Sie ihnen stattdessen, dass Sie ein ehrlicher, offener und verantwortungsbewusster Bewerber sind. Erzählen Sie von einem Fehler, den Sie gemacht haben, und wie Sie ihn durch Kommunikation, Problemlösung usw. wieder gutgemacht haben. Und dann, wie Sie aus dem Fehler gelernt und dafür gesorgt haben, dass er nicht mehr vorkommt. Das ist es , was Personalverantwortliche bei dieser Frage suchen.

Erzählen Sie mir von einem Erlebnis, bei dem Sie über den Tellerrand hinausschauen mussten, um ein schwieriges Problem bei der Arbeit zu lösen

Auch Arbeitgeber schätzen kreatives Denken, und wenn Sie dies bei Ihrer Stellensuche unter Beweis stellen können, ist das ein Gewinn. Manchmal werden Sie direkt danach gefragt, also halten Sie sich bereit, einen konkreten Fall zu nennen, in dem Sie über den Tellerrand hinausschauen mussten, um ein Problem zu lösen.

Zeigen Sie, dass Sie ein Kandidat sind, der sich anpassen kann, und man wird Ihnen eher zutrauen, als Verwaltungsangestellter in ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Fragen für ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent

Neben den Fragen, die wir für Verwaltungsassistenten behandelt haben, sollten Sie auch erwarten, dass man Ihnen die Möglichkeit gibt, eigene Fragen zu stellen. Hier sind gute Fragen, die Sie stellen können:

  • “Was erhoffen Sie sich von der neuen Person für diese Rolle?”
  • “Ist jemand in dieser Position gescheitert und warum?”
  • “Wie sieht ein typischer Tag aus?”
  • “Können Sie mir Beispiele für Projekte zeigen, an denen ich arbeiten würde?”
  • “Wie viel Interaktion mit Kunden werde ich haben?”
  • “Welche Fähigkeiten sind für eine neue Person in diesem Beruf am wichtigsten?”
  • “Wie würde der Erfolg in den ersten drei Monaten in dieser Funktion aussehen?”
  • “Was sind die größten Herausforderungen für eine neue Person in dieser Rolle?”
  • “Was haben die Leute in diesem Beruf in der Firma gemacht?”
  • “Wann kann ich mit einer Rückmeldung über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess rechnen?”
  • “Wann rechnen Sie mit einer Einstellungsentscheidung?”

Eine Liste mit weiteren Fragen an den Arbeitgeber finden Sie in diesem Artikel.

Und wenn Sie mit einem Personalverantwortlichen sprechen, finden Sie hier 10 gute Fragen, die Sie einem Personalverantwortlichen stellen sollten.

Was Sie zu einem Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistentin tragen sollten

Für Ihr Vorstellungsgespräch in der Verwaltung sollten Sie Berufskleidung oder legere Geschäftskleidung tragen. Im Zweifelsfall sollten Sie sich etwas förmlicher kleiden, als Sie es für nötig halten. Wenn Sie etwas zu viel anhaben, schadet das Ihren Chancen auf den Job nicht, aber wenn Sie etwas zu wenig anhaben, schon.

Lesen Sie weiter: Was man zu einem Vorstellungsgespräch trägt.

Rückblick: Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent vorbereitet

Sie sollten jetzt wissen, was Sie bei einem Verwaltungsgespräch erwartet. Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, sind Sie gut gerüstet, um Ihre nächste Verwaltungsstelle zu bekommen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie ALLE der folgenden Punkte beachten sollten:

Studieren Sie zunächst die Stellenbeschreibung und informieren Sie sich über die Aufgaben, bevor Sie sich bewerben.

Üben Sie als Nächstes alle Fragen, die wir uns im Vorstellungsgespräch für Verwaltungsassistenten angesehen haben, damit Sie bei der Beantwortung sicher klingen. Dies ist besonders wichtig für die Verhaltensfragen, die wir behandelt haben – denn Sie müssen bereit sein, konkrete Situationen und Szenarien zu nennen und dem Gesprächspartner detailliert zu schildern, was passiert ist.

Und zu guter Letzt: Kleiden Sie sich für den Erfolg, üben Sie Ihren Händedruck und kommen Sie 5-10 Minuten früher, damit Sie zu Beginn des Gesprächs nicht gestresst sind.

Diese letzten kleinen Schritte haben wir nicht ausführlich behandelt. Wenn Sie also mehr Hilfe bei der allgemeinen Vorbereitung benötigen, finden Sie hier eine vollständige Checkliste zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch.

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